浅析档案管理中的电子档案管理

电子档案就是将传统的纸质档案转化为电子信息的存储方式，相比较传统的纸质档案来说，电子档案的优势非常明显：一方面，电子档案的存储与保存都是在计算机硬盘或者移动硬盘当中，不仅存储空间巨大，而且查阅档案的操作非常简单，而且计算机硬盘或者移动硬盘体积小、易携带，能够随时随地进行查阅。另一方面，电子档案在信息处理的速度上要远远高于传统的纸质档案，因为电子档案可以快速进行提存和转档，并且能够针对同类信息进行有效分类归纳；但是纸质档案必须通过人工的方式进行解决，所以电子档案在档案管理之中的应用效率非常高。

一、电子档案管理过程中存在的问题

电子档案伴随着信息技术的发展而产生，对于档案管理水平的提高有着非常积极的作用。从目前来看，无论是国有企业还是私有企业，无论是组织机构还是个人，对于电子档案的建设都很普遍，并且在各行各业中发挥了非常重要的作用。在这种情况下，电子档案作为新生事物，必然会存在许多方面的问题与不足，并且可能会对档案管理造成负面影响，必须针对这些问题加以解决。

（一）电子档案管理存在安全隐患。由于电子档案存储在计算机硬盘或者移动硬盘之中，所以在很大程度上面临着信息技术安全的问题。首先，目前很多电子档案管理系统的建设不足，并且针对档案数据进行信息化处理的过程中，如果出现断电、死机、系统崩溃等问题容易造成数据丢失。另外，由于互联网环境中存在很多木马病毒等，如果一旦不慎下载安装了木马病毒程序，会加重电子信息档案泄露的风险，如果这些信息被不法分子入侵、窃取或者篡改电子信息，那么整个档案管理工作都会陷入瘫痪。例如，最近发生的勒索病毒入侵事件，给很多医院、学校、事业单位的电子信息档案造成了严重的破坏与威胁，造成了巨大的经济损失。由此可见，电子档案安全问题危机四伏，并且很容易在今后发生大规模病毒爆发事件。

（二）电子档案管理存在的问题。很多电子档案管理的过程中缺乏一定的管理监管制度，尤其是对于存储在移动硬盘、光盘中的电子信息档案的管理不够严格，缺乏备案登记制度，对于移动硬盘、光盘的保存也没有严格的规范管理体系，档案保密等级缺乏明确的规定和标准，所有的档案都按照同样的标准进行管理，极大增加了档案泄密的风险。整个电子档案管理系统中存在安全漏洞，随时可能出现问题。

（三）电子档案管理人员水平不足。由于电子档案管理人员大多数为兼职人员，缺乏专业技术和职业道德素养，所以在电子档案管理的过程中无法利用专业知识来对档案进行归纳与整理。而且，由于档案管理人员缺乏审核制度和管理措施，很容易造成档案管理人员整体水平不高。另外，电子档案管理人员流动频繁，档案管理交接工作缺乏有效沟通，对于档案管理难免存在疏忽。

二、提高电子档案管理质量的有效措施

（一）加强电子信息档案安全管理系统。首先要建立电子信息档案管理保障机制，严格按照管理规范进行管理和操作。其次要完善电子信息档案管理系统的软件和硬件设施，采用访客权限来保障电子档案的管理和操作。及时更新防火墙，提高网络系统对于病毒的抵御能力，检查系统安全漏洞，保证电子档案信息系统实现安全管理。

（二）完善电子档案管理机制。只有加强电子信息档案管理工作的保障制度建设，才能积极提高管理效果。首先，一定要建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，加强电子档案管理工作的规范性，做到电子档案管理工作贯彻落实有制度保障。其次，要统筹兼顾电子档案管理工作管理体系，加强各部门之间协调和密切配合，形成全面、立体的电子档案管理工作管理战线，做到发现问题解决问题，争取在出现问题之前就全面解决。同时要简化管理流程，提高电子档案管理工作管理的工作效率，更好地确立电子档案管理工作的地位，保证电子档案管理工作的顺利开展。

（三）提高电子档案管理人员的专业素质。首先要重视电子档案管理的重要性，积极转变思想观念，明确电子档案的地位，对于电子档案管理工作的顺利开展，必须要设立专项的资金用于引进先进设备和先进人才。加大对于电子档案管理工作的财政补贴，帮助电子档案管理工作更新技术和设备，提高电子档案管理质量。电子档案管理工作的主要目的就是在日常管理的过程中及早发现存在的问题，而不是在发现问题之后去解决。

三、结论

本文针对电子档案管理存在的问题进行分析，从而有效地增强电子档案管理的安全保障，促进电子档案管理技术安全的提升，更好地提高档案管理的整体水平，为建立安全、便捷、高效的电子档案管理系统提供一定的参考。