谈高中档案管理信息化发展策略

2018-11-24

办公室业务 2018年16期

一、高中档案管理存在的问题

（一）安全性较差。在传统的档案管理工作中，主要都是通过人力来对相关信息进行录入，并且对相关的数据信息等进行分析整理，在这种高强度的工作模式下，很容易出现差错，并且这种模式也会使得相关工作存在一定的安全隐患。在工作中会因为相关操作人员主观性等原因使得信息输入错误，并且由于一些工作开展的过程缺乏规范性，因此导致校园档案管理信息化工作无法有序实施。

（二）工作量大。高中档案管理工作，工作量是非常大的，每年都要定期对需要入档的材料进行收集、分类和整理，尤其是在面对学校人事变动的过程中，需要进行调档、查找等诸多繁琐的工作，并且通过传统的方式在很大程度上加大档案管理工作的强度。对于工作人员的精力来说是一项很大的挑战。

（三）档案查找困难。如果使用较为传统的档案存储方式，那么在查找相关资料时会非常繁琐，并且对档案进行更新和维护工作也是较为困难的，往往需要花费更多的精力与时间，并且纸质档案会占据很大的空间，并且随着时间的积累不断增多，使得高中档案资源管理工作更加困难。因此当下应该针对上述状况，有效运用信息技术，实现档案管理工作信息化，进而有效提升工作效率，也能够解放人力，实现档案管理工作的有序开展。

二、高中档案管理信息化发展策略

（一）改变档案管理工作的重心。当前随着信息技术的快速发展，社会上很多行业都通过有效引入相关技术来不断提升工作效率。因此在高中档案管理工作中，不能仅仅依靠传统的方式来开展工作，要能够尽快转移工作重心，将传统档案管理工作逐渐转移到档案信息化建设中。因为通过信息化建设，可以更好地确保在档案信息等相关信息方面的准确性。通过实现档案资料的信息化，可以更好地对其进行加工与分享，并且保障档案管理工作更加科学、规范地运行。当前档案管理工作人员要能够意识到计算机对于档案管理工作的重要性，有效借助工具来提升工作效率，并且也能够在很大程度上避免主观性的错误。档案管理人员在翻阅资料时，也不用使用传统的方式，只需要在网上对相关的资料进行数据调取，进而提升了工作的质量与效率，并且更方便对相关档案信息的查阅与更新。

（二）提升管理人员的专业素养。对于高中档案管理工作人员来说，其应该在新时期下不断提升自己的专业素养，并且有效革新工作理念，而不是使用传统的模式来开展相关工作。要能够用于接受新理念的熏陶。当下需要实现档案无纸办公，就需要真正依靠信息化技术。高中的档案管理工作要能够及时引入信息化技术，并且引入无纸化办公理念，响应当下的环保理念。对于管理者来说，应当在新时期不断革新工作理念，并且在工作之余，不断加强专业知识的补充，丰富自己的内涵，不断为校园的档案管理工作提供更加高效便捷的工作方式，进而切实提升档案管理的有效性。

（三）加强档案保密工作。对于档案管理工作来说，保密工作是非常重要的内容。对于高中干部人事档案的管理来说，需要具备足够的安全性，因为相关资料对于学校的职工来说是非常重要的，对于其工作生涯以及道德品德、工作变动等都有着详细的记录，对于记录者本身具有非常重要的意义。因此校方要能够确保档案管理工作的有效性，确保干部人事档案信息是真实可靠的，并且防止相关工作人员出于私利对相关信息进行修改等。因此实现档案管理信息化，并且设置相应的权限，就可以更好地对人事档案以及相关资料进行保存，并且网上访问档案资源都是有记录的，对于档案出现问题的状况也能够追责到人。校方也应该针对相关工作设置更加专业的管理人员，确保专人负责，进而在出现问题时可以迅速问责。

（四）统一档案数字化规范。在高中档案资源数字化的过程中，要确保其流程以及模式的规范化，能够针对相应的内容建设数据库服务，并且按照统一的标准来开展工作内容。确保在档案信息化建设中能够实现依据、程序、管理制度等标准化，并且防止传统工作中不同部门各自为政的现象出现，有效做好新时期档案资源共享工作，进而提升相关管理工作的实效性。