浅谈“6S管理”模式下的办公建设

加强企业管理是企业不断做大做强的前提，企业当前乃至未来的发展、规划、建设都离不开科学合理的管理模式，具备创新机制的管理模式是连接各项管理工作的重要枢纽，对于国有建设施工企业而言，在面对激烈的社会主义市场竞争环境中，加强创新机制的管理模式建设是刻不容缓的。

一、国有建设施工企业办公建设现状

国有建筑施工企业因本身特定的企业性质，重基建、抓生产、管项目、保安全是工作的重中之重，而在企业办公建设方面却有所缺失。在当前国有建设施工企业中，多数办公建设沿袭国有企业早期建设模式，办公室定位不够明确，相当一部分员工认为办公室是“万能钥匙”，不论任何事情，一概找办公室。此外，办公室人员也缺乏明确的办公室理念，在自身工作中，往往表现出工作懒散、办公安排混乱、文件证件管理不科学等问题，基于此，国有建筑施工企业的办公室往往仅践行部分主要职能，其余办公室职能模糊甚至不存在。

二、国有建设施工企业办公建设的必要性

企业运作是团队合作的辐合体，运作成本最小化的实现得益于团队力量的最大化。前面我们讲到，当前经济形势下的国有建设施工企业其办公建设处于缺失状态，作为基础性建设之一，办公建设与工程项目建设同样是缺一不可的，具备创新性的办公建设是完善国有建设施工企业管理模式建设的有利保障，建立职能健全、运作协调、管理有效的办公机制能为公司其他管理活动提供优质的管理平台。

三、“6S管理”模式简介

开展以整理、整顿、清扫、清洁、素养和安全为内容的活动，称为“6S”活动。“6S管理”模式下，日本式企业产品品质迅速提升，企业形象的塑造、成本的降低、交货的准时、生产的安全、高度的标准化、令人心旷神怡的工作场所、现场的改善等方面都取得了巨大成功，“6S管理”也逐渐被各国的管理界所认识。旨在改善现场环境质量和员工思维方法的“6S管理”，使企业能有效地迈向全面质量管理。对于国有建设施工企业而言，缺失型的国有建筑施工企业办公建设急需有效、全面的管理理念，将“6S管理”模式应用于办公室管理及建设，其效果不言而喻。

四、办公室应用“6S管理”改善措施

具体到实施办公室“6S管理”应做到以下三个方面：

（一）桌面位置摆放、抽屉整理规范。1.区分桌面、抽屉必要品与不必要品。如何在有限的工作区域内安排出合理的办公摆放，首先要求我们区分桌面、抽屉上的必需品和非必需品。这要求对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，力求做到办公现场无不用之物。2.必需品依规定定位、定方法摆放整齐有序，明确标示。在区分之后进一步对必需品定位、定量标示。将物品摆放在固定的地点和区域，减少混乱差错，做到在最有效的规章、制度和最简洁的流程下能以最快地速度取得所需之物。3.必需品摆放科学化。科学化的摆放要求寻找最佳摆放位置，养成空间最优化的习惯，这样必然会带来高效的摆放管理收益。4.树立框架式的处理理念。办公室整体是由多种复杂的现实物品、虚拟信息构成的复杂体，因此要树立起框架式的处理理念，整体布局，局部分析，采取树状图的方式，将办公，尤其是计算机办公等虚拟状态的办公进行合理的资源分配。根据办公需要，合理处理诸如电子文件等材料的存档。而在抽屉整理中则要注意逐层摆放，分屉安置，将抽屉使用达到最大化、最优化。

（二）办公区域环境卫生管理。整洁的办公环境无疑是办公建设不可或缺的要求之一,与此同时，办公室本体又迫切要求整体的卫生环境一直保持优良状态。两者的现实矛盾要求办公室必须实现完整的环境卫生管理。对于办公室环境卫生重在保持，如何保持成了摆在办公室人员面前的问题。即要做到：1.在办公现场方面：①自己使用的物品，不依赖他人，自己清扫，使用完立刻清洁，不增加额外的清扫工。②对设备、器械的清扫，应着眼于对设备、器械的维护保养；③清扫更是为了改善。当清扫时也就意味着发现问题，那么此时清扫就意味着要查明原因，排除隐患，及时采取措施加以改进。2.在素养高度方面：①要及时做到精神上的“清洁”，要做到待人接物讲礼貌、懂得尊重别人，学会换位思考；②明确维护办公环境不受污染的理念，做到自觉巩固既得成果。

（三）办公区工作、纪律规定。有组织、有规律的工作生活是实现工作效益最大化的关键。那么，这就要求办公室建设需制定一套可持续型发展的纪律规定。一要在遵守制度上抓紧落实。遵守制度是实现有序管理的先天内在要求，落实好办公室办公区的制度管理规定，是实现提高人员的自身修养、使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风的有效前提，这也是整个“6S管理”的核心所在，即培养出对工作讲究认真的优秀人员。二要完善工作制度，完善的工作制度为工作的有序进行奠定基础，如建立好分工工作制度，办公室工作量变化较大，如果不完善分工制度就不能明确工作要求，遇到突发情况往往一拥而上，有时候却无所事事。再如建立应急机制制度，往往国有施工企业办公室人员外出工作情况时有发生，但是岗位工作却不能很好交接，缺乏应变的能力。这些方面都暴露出国有施工企业办公室建设的不全面，建立动态的、可发展的工作、纪律制度是必然的要求。

总之，办公室建设作为国有施工企业建设薄弱环节之一，加强其建设是现实赋予的新要求，如何实行一套行之有效的管理模式是必不可少的，以相对健全、完善的“6S管理”模式去探索国有施工企业办公建设是实现国有施工企业综合实力全面发展的重要举措。