浅谈如何做好新时期基建档管理工作

张晓春

摘 要：基建档案作为工程管理的一个主要组成环节。本文主要针对基建工程档案管理存在的问题和隐患，提出了几点认识；健全档案管理制度等措施，以加强基建工程的档案管理，充分发挥基建档案的指导作用。

关键词：设备开箱资料；合同管理；竣工图纸

1 加强基建档案工作的收集

基建项目工作周期长，涉及方面广，形成文件材料多样。如何实现基建档案的完整性，系统性和有效性是众多档案工作者的难题。首先在项目实施之前，我们需要制定一系列的相关管理制度，实施细则来指导促进档案工作的有序进行。其次，学习现行的标准，与城建局提前沟通掌握竣工验收的要求。在签订合同中制定专门的档案条款。再次需要对前期的从项目前期核准请示与批复，招标计划书、工程整体设计理念和方案、施工单位以及责任人签订的合同、与地方政府的往来文件等重要档案信息进行及时扫描并做好登记。在这种全面性和明确化的档案管理当中不仅能够为后期工程起到一定的指导性作用，同时还能够在出现突发情况和问题时找到症结并进行有效的处理，并且保证对文件不造成损坏。最后建立档案管理网络图，明确领导小组成员的档案管理任务，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。

作为建设单位的档案负责人，根据归档范围及投产后实践中的经验得知：信息本身就是组成档案的基本和核心的要素。需要档案人员随时随地跟踪，在整个工程建设过程中档案人员要随时跟踪，建立一个完整的跟踪管理框架体系，与勘察设计单位，供应商采购单位、施工单位、安装调试单位等形成有机的联系，多方面信息反馈。充分利用网络平台软件，更便捷高效地加强对工程材料的积累，管理，审定。尤其在设备开箱我们应对设备资料进行全面审查，主要是对照技术协议审核设备本体的资料和外购件的资料是否有质量问题，说明书、图纸、出厂检验报告等资料；针对机务类的设备，机务专工要同时关注热控专业、电气专业的相关资料是否齐全，设备专工作为档案材料的第一手收集者，无论从自身的专业还是档案的完整系统性方面都要肩负责任，这样不仅为设备安装及调试工作提供了有力保障，更加为投产后的维护检修工作提供了技术支撑。开箱验收或调试有问题随时沟通，拍照实时留存，从源头增强了档案资料来源的完整性。竣工验收时，要及时提交一整套合格的竣工图纸，从始到终将档案工作贯穿于建设工程的全过程，实时动态管理。

2 合同文件的管理

随着现在无纸化办公系统的推广，目前《企业电子文件归档和电子档案管理指南》对电子文件的定义是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成，办理，传输和存储的数字格式的各种信息记录。要求电子档案具有凭证作用。那么如何来保证文件的凭证性？电子档案管理系统有别于业务系统，电子商务系统，办公自动化系统，财务系统。电子文件要求具有真实性、完整性、可靠性、可用性。对于无法输出成纸质的电子文件由档案部门其他处原则和初步意见，然后档案部门会同业务部门和信息技术部门共同研究确定，最后由领导签发确定。针对实际项目中出现只交裸合同，或部分评标文件的诸多资料不全的情况，如果全部是线上进行，只需将其转化成电子档案管理系统识读的格式，符合电子档案保存的要求即可。如果线上招表，线下评标，需要将线下产生的严格按照纸质文件归档要求进行归档。若合同作为保密的资料则不需要保存电子文档，但需要移交部门按照保密资料封签，盖章后移交。

3 归档材料质量

众所周知，基建工程的竣工图纸从档案的利用角度占据十分重要的地位，只有做到圖纸与实物相符，才能真实准确地反映该工程项目竣工后的真实概况。作为电力企业，从土建、机械、电气等各专业进行，其范围之广，内容之多，作用之重。因此保证基建档案竣工图纸的有效性是一项很重要的工作。首先从来源上进行把控：第一其竣工图的编制范围需严格遵守国家及行业的规章制度，其次根据项目具体情况酌情调整，再经合同双方协商，在竣工图编制合同中予以确定.再者，要对图纸级别深度明确原则：

1）一级图：前期工程及初步设计的全部成品，施工图设计的综合性工程总图、各专业主体系统图和布置图、主要单元功能建筑、结构设计总图、重要标准设计总图等。

2）二级图：专业系统图及布置总图，新技术和标准设计的主要图纸等。

3）三级图：专业辅助或次要系统图及布置图，主要的组装图等。

4）四级图：辅助设备、附属机械安装图及设备次要组装图、端子排图等。

5）五级图：零件、一般构建、元件等。

设备专责人积极跟进追踪资料的去向，按照归档标准收集整理资料，按时移交档案认真学习档案标准：范围，份数及图章要求，对归档资料做到心中有数。根据目前纸质版和电子版的推行，要求厂家同时提供纸质版和电子版，并要求两者内容、图章完全一致。尤其是合同要有骑缝章和负责人亲笔签名及单位红章，不可以用彩色打印版替代。

随着现代无纸化的发展，竣工图图纸涉及到设计、施工、监理等多家参与单位，CAD竣工图纸最终由谁形成，格式版本要一致；再次，在收集CAD竣工图纸的光盘时，由于光盘作为特殊的载体其质量无法保证，因此要坚持实行双套制归档，且把CAD格式最好转化成PDF格式，为避免后期无法识读。纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，电子文件与纸质文件要求信息真实完整，内容完全一致，字迹清晰。图章一律盖在图纸右下角。文本文件一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等，主要以Word、excel为主。图像文件：以TIFF，JPEG，PDF为主。一张图纸分割为一份电子文件。一册说明书为一份电子文件。

本文是基于我对我厂正在进行的基建项目档案管理相关知识的了解展开的，也是自己亲历的一些问题，主要从基建档案设备资料完整性和合同档案的管理及对重要资料质量把关多个方面进行阐述的，在文章中我没能进行深刻的分析和阐释，仅此希望能起到抛砖引玉的作用。

参考文献

[1]档办发【2015】4号《企业电子文件归档和电子档案管理指南》

[2]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

[3]DL/T241-2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》

[4]DLT5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》

[5]GB50328-2014《积案蛇工程文件归档》

[6]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地， 2012（8）：49-50.