卫生事业单位档案安全保管规范化研究

郑晖

摘 要：随着我国对于档案安全体系建设工作的重视程度提升，卫生事业单位也进行了档案安全保管的规范化建设。基于此，本文分析了卫生事业单位档案安全保管的现状，阐述了坚持“以我为主”的立卷归档原则、档案保密与利用的关系的优化处理等一系列卫生事业单位档案安全保管的规范化策略

关键词：卫生事业单位；档案安全保管；规范化管理

近几年来，由于自然灾害频发、网络信息泄密等问题的发生，对档案安全带来了极大的威胁，对档案管理工作提出了新的要求。在这样的背景下，相关人员要建立起档案保管的安全体系。我国卫生事业单位的档案管理工作也需要进行安全保管的规范化建设，提升档案管理的水平。本文结合笔者的实际工作经验，提出卫生事业单位档案安全保管规范化策略，为相关工作人员提供参考。

1 卫生事业单位档案安全保管现状分析

现阶段，我国对于档案安全体系的建设工作更加重视，对于全国范围内的档案部门安全保障能力提升进行了重点的强调。在这样的指导下，我国卫生事业单位的档案管理工作的安全程度已经有所提升，档案安全保管规范化建设已经取得了一定的成绩。但是，我国卫生事业单位的档案安全保管工作依旧存在着一些问题。部分卫生事业单位档案管理部门所保管的档案原件在使用中被涂改或是遗失；由于在填写纸质档案中没有使用性能较好的笔种或是墨水，导致在长期的保存中内容模糊，无法进行有效的解读；一些档案中的内容并不规范，为后续的电子档案建立造成了阻碍[1]。可以说，对卫生事业单位的档案安全保管进行规范化建设势在必行。

2 卫生事业单位档案安全保管的规范化策略

2.1 公文制发的规范化管理

在推进卫生事业单位档案安全保管规范化、标准化建设中，首先要实施的就是公文制发。档案的前身就是公文，公文制发决定了公文本身的质量，也影响着后续档案安全保管的质量，对于档案安全保管的规范程度有着重要的意义。所以，卫生事业单位的相关管理人员在进行公文制发的过程中，要重点对文件的标准化、规范化程度进行控制，提升档案文件的质量，为后续的档案安全保管规范化建设奠定基础。首先，卫生事业单位的档案管理人员在进行文件纸张的选择时，要选择质量较好的纸张，同时确保其尺寸符合国家的相关规定。第二，在制发的过程中，要对公文的签发手续进行检查。也要对公文的内容规范性进行检查，例如公文标题、抄送单位、主送单位、落款、日期等等。第三，要对公文字迹的清晰程度进行控制，对于公文制发中使用的笔种和墨水也要进行要求。确保在长时间的保存中，公文上的笔迹依旧清晰鲜明。

另外，由于档案管理的信息化发展，卫生事业单位中的大多数档案都进行了电子版的备份与管理，为了保证档案信息化管理以及检索的准确性，在公文制发中对于其中的行文和字词使用的标准程度也要进行管理。

2.2 坚持“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则是卫生事业单位推进档案安全保管规范化建设的关键。在卫生事业单位档案安全保管规范化建设中，最大的阻碍就是立卷组合的无序以及相近公文的重复。而坚持“以我为主”的立卷归档原则是解决这一问题的关键性工作。该原则强调归档的文件要以相关单位的形成的文件为主体。“以我为主”的立卷归档原则不仅仅是我国在长期的档案保管实践中形成的原则，还是推动卫生事业单位档案安全保管规范化建设的原则。

在“以我为主”的立卷归档原则的指导下，卫生事业单位在进行实际的档案安全保管工作中，要严格执行我国国务院办公厅下发的《不归档文件销毁办法》，重点对立卷归档的时效性、立卷归档的分工以及全宗的完整性进行重点的控制。要确保立卷归档后，档案完整且不复杂，促进卫生事业单位档案安全保管的规范化建设。

2.3 区分档案保管期限以及档案保密期限

卫生事业单位档案管理的相关工作人员在进行档案保管期限的确定时，首先要对档案内容的历史作用以及现实作用进行分析。其次要结合相关单位的实际工作需要以及国家积累历史文化财富的需要，对档案的保存价值进行评估，从而完成档案保管期限的确定[2]。档案管理人员在进行档案保密期限的确定时，要结合我国《国家秘密保密期限》中的相关规定进行确定，对于绝密级的事项进行不超过三十年的安全保存；对于机密级的事项进行不超过二十年的安全保存；对于秘密级的事项进行不超过十年的安全保存。对于国家规定的长期保密事项，在相关授权机关解密之前，都不能进行解密或是对外提供。

卫生事业单位档案管理的相关工作人员在进行档案管理期限的设定中，可以结合档案保密期限以及档案的现实作用进行综合考量，再进行保管期限以及安全保管级别的确定。

2.4 关注档案涉密情况的变化

在进行档案管理的过程中，随着时间的流逝，档案的密级也会发生改变。通常情况下，档案的密级变化过程为升密、降密和解密。为了提升卫生事业单位档案安全保管工作的规范性，相关管理人员要对档案的密级进行合理的调整。在进行档案密级的调整中，主要依托的原则有三条：第一，保密范围的变化。在2014年发布的《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》中的第八条规定，保密事项范围应根据情况变化及时调整。第二，密级文件作用的变化。这是指当密集文件的作用与现在的工作不相适应，失去了原有的指导作用，其密级自然而然的就发生改变。第三，保密时限的变化。《中华人民共和国保守国家秘密法》第八条规定，国家秘密事项的保密期限应当根据情况变化及时变更；第十条规定，国家秘密事项的保密期限届满即自行

解密。

2.5 档案保密与利用的关系的优化处理

卫生事业单位的档案管理人员在日常的工作中，要重视起档案保密的工作。但是，受到传统的保密观念的影响，在实际的档案管理工作中，存在着“重保轻用”的问题，对于档案的利用程度不足。这就造成了一大批有着较大价值的档案被长期的封存，最终丧失了其使用价值。在这样的情况下，档案管理人员的作用没有被最大程度的发挥出来，并不利于我国卫生事業单位档案安全保管的规范化建设。所以，在实际的工作中，相关管理人员要转变传统的档案管理观念，在做好档案保密工作的基础上，对于档案的合理利用工作也要进行重视。要明确的认识到档案保密并没有对档案的利用功能进行限制，只是对利用的范围、时间以及地点进行了约束。

在此工作中，卫生事业单位的档案管理人员要对档案解密的时间进行重点的关注，在档案审批解密后，要及时的建立起相应的检索条目，为相关研究人员提供最准确的、有价值的信息。

3 总结

综上所述，在全国范围内的档案安全体系建设进程加快的背景下，我国卫生事业单位档案安全保管的规范化管理也取得了一定的成绩，但是，依旧存在着一些问题。通过公文制发的规范化管理、坚持“以我为主”的立卷归档原则、区分档案保管期限以及档案保密期限、关注档案涉密情况的变化、档案保密与利用的关系的优化处理，推动了卫生事业单位档案安全保管的规范化建设。

参考文献

[1]董志新，高计云.卫生事业单位档案安全保管的规范化管理[J].档案天地，2014（09）：46-47+58.

[2]黄婷，李忻芝，石星.卫生事业档案安全保管的规范化管理初探[J].今日中国论坛，2013（17）：328+330.