电子档案单套制实现路径探微

杨宇

摘 要：档案管理部门如何顺应深化“放管服”改革形势发展，在突破传统思维和工作模式的新视角下，将电子化归档纳入“互联网+档案管理”的总体布局，加快系统研发和平台建设，促进政务服务网电子档案“一键归档、单套保存、一站查询”，以电子化、标准化、平台化、协同化的优质服务，助推政务服务提质增效。本文从电子档案单套制在线归档的基本要素、技术要求、实现路径等方面略抒一孔之见。

关键词：政务服务；电子档案；单套制

近年来，随着“放管服”改革的深入推进，政务服务领域的便民惠民利民举措层出不穷，无论是明确标准、缩短流程、限时办结，还是“一窗受理一站办结”“最多跑一次”，等等，都力求在服务层面上为企业“松绑”、为群众“解绊”、为市场“腾位”、为廉政“强身”。然而，如何及时处理政务服务过程中所形成的大量电子档案，如何借助计算机和现代互联网技术提升档案管理的服务层次？传统档案管理模式显然已经不能适应新时代、新形势的要求，电子化归档乃大势所趋，“互联网+档案管理”、电子档案单套制渐成主流。

1 电子档案在线归档：单套制势在必行

1）电子档案，是指利用计算机和现代网络技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。就政务服务而言，是指在行政权力运行中直接形成或交换共享的电子信息记录，包括文字、文本、表格、图形、图像、音频、视频、多媒体、数据库等。

2）电子档案管理，是指对电子文件形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节进行全流程管理的活动。确保电子档案真实、完整、有效和安全。

3）电子档案在线归档，是指对OA等办公自动化系统形成的电子档案，通过在线归档系统，对电子档案进行收集、鉴定、整理、移交、分类、组件、著录、编目、排序、编号、命名等业务活动的自动化服务。

4）电子档案在线归档一般以办理事项为运行单位进行归档管理。

2 电子档案单套制：在线归档技术已趋成熟

1）规范性文件依据。《电子档案归档与管理规范》（GB/T18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32）、《电子档案归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38）、《文书类电子档案元数据方案》（DA/T46）、《版式电子档案长期保存格式需求》（DA/T47）、《基于XML的电子档案封装规范》（DA/T48）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T29194）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57）、《电子档案管理基本术语》（DA/T58）以及《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》（国发〔2016〕51号）、《国务院办公厅关于印发“互联网+政务服务”技术体系建设指南的函》（国办函〔2016〕108号）、《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈电子档案管理暂行办法〉的通知》和《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》（档发〔2012〕7号）等有关电子档案归档和电子档案管理的规范性文件。

2）技术平台支持。一是基于政务服务网业务办理环节的电子档案预归档和数据交换平台，二是面向基层单位档案部门的电子档案归档移交统一平台，三是面向档案馆政务服务网电子档案长久保存和共享利用平台。（1）公共数据和电子政务工作机构应当按照有关文件和技术规范，加快建设和完善电子档案的形成、办理、归档、数据交换等模块功能，实现安全、可靠、有效运行。（2）建立电子档案管理系统。电子档案管理系统应具备4大功能。①系统配置管理功能，主要包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等。②电子档案管理功能，主要包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份等。③安全管理功能，主要包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等。④系统管理功能，主要包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配等。

3）电子档案归档的技术要求。（1）电子档案的收集可以在线自动或手动进行，也可以采取离线存储的方式，归档传递过程必须安全可控，应有相应技术措施有效防止电子档案丢失、信息损失和发生非法篡改，确保电子档案的真实性。（2）提交归档的电子档案应属于归档范围并已经办理完毕。（3）接受单子文件归档时应通过相应的技术或人工手段确定电子档案来源可靠。①通過业务系统与电子档案管理系统在线机制、数据包交换、数据库交换等方式归档的，应确认电子档案从业务系统向电子档案系统传递过程中不会被非法截获和篡改，并通过系统安全保密设置与运行管理等措施，保证归档文件在到达电子档案管理系统后不会被非法篡改、丢失、替换等。②电子档案归档移交过程中必须将元数据一同移交归档，确保元数据齐全完整。

3 电子档案单套制实现路径：电子化、标准化、平台化、协同化“四化联动”

1）电子化。电子档案的形成、办理等过程，应当符合国家法律法规对电子档案的原件形式和标准规范要求，实行全程电子化。

2）标准化。（1）归档单位要按照国家有关规定，结合行政事项标准化所确定的办理流程和材料目录，参照上级部门归档范围和保管期限表，制定本单位所有适合在线办理的行政权力事项的文件材料归档范围和档案保管期限表。文字、图表、图像、音频、视频、数据库等电子档案的归档格式，按照国家有关标准规范执行。（2）各归档单位要按照相关业务标准规范，对政务服务网上所有属于归档范围的电子档案做好归档移交工作。依托政务服务网统一权力运行平台办理的事项，在办结后应实时归档，形成电子档案。各单位自建业务系统产生的电子档案，应统一汇交政务服务网进行归档，由单位档案部门保存管理。（3）行政机关通过政务服务网办结归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子档案，与纸质文书具有同等法律效力。

3）政务服务电子档案形成、办理、归档等过程中，应采用时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保其信息真实、内容完整、可靠安全并形成记录。

4）各级公共数据和电子政务工作机构要加快建设政务服务网电子档案的归档、数据交换等基本功能模块，并实现安全、可靠、有效运行。（1）各级国家综合档案馆要按照“统一规划、分级建设、相对集中、分工负责”的要求，加快推进本级电子档案管理统一平台建设。（2）各级档案管理部门应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规规定，认真履行信息公开的主体责任，做好政务服务归档电子档案的信息公开、开放鉴定等工作，促进档案数据向各部门和社会共享利用。

4 结语

电子档案的归档及管理、电子证照的标准及保存等的全程电子化，实现了审批对象和审批机关的不见面模式，“一键归档、单套保存、一站查询”，正以其独特的作用助推“放管服”改革的标准化、精准化、便捷化。在“互联网+档案管理”的新视角、新形势下，我们完全有理由相信，政务服务网电子档案单套制必然大行其道，而且势在必行。

参考文献

[1]李开平高校电子档案归档存在的问题及对策《城建档案》2012年第12期

[2]赵屹陈晓晖电子档案中心：路在何方 《档案学研究》2011年第5期

[3]李明华中国的数字档案资源建设 《中国档案报》2016-09-15

[4]王笑丹浙江让“最多跑一次”事项电子化归档工作落实到位 《中国档案报》2017-05-12