企业档案管理现状及其改善措施

张鹏

摘 要：企业档案是企业相当重要的资产，其对于企业经济效益以及改革有着相当积极的意义。特别是在如今市场竞争日趋激烈的今天，对于企业档案管理提出了更高的要求。为了更好的发挥出档案在企业中的作用，就必须要强化档案管理。在文中就对企业档案管理的重要性进行了介绍，并就企业档案管理的现状进行了简要分析，在此基础上就如何做好企业档案管理提出了几点改进建议。

关键词：档案管理；现状；企业档案

近年来，人们的社会实践活动变得越来越频繁，在实践活动之中所产生的需要记载的有价值的信息也越来越多。而档案作为记录人们社会活动的记录，其所面临的管理工作也因此变得越来越繁重。档案管理工作的水平直接影响档案服务质量。企业的档案管理工作作为企业的一项基础的工作，对企业的生产、经营以及管理活动的资料进行保存，并对其进行开发利用。然而从当前的实际情况来看，国内很多企业在档案管理管理上还存在着诸多的不足之处，这是因为很多企业只注重生产与经营，而对于档案管理工作的重要性缺乏清晰的认识，导致企业档案管理工作难以与企业的发展相同步。如果这种情况不能够得到有效地改善，那么就可能成为影响企业发展的软肋，影响到企业的健康发展[1]。

1 企业档案管理的重要性

1）是企业管理的重要组成部分.对于企业档案管理来讲，其本就是企业管理中的重要环节，为企业管理活动的开展提供有力的档案资料的支持。特别是规范严格的档案管理，可以确保档案不丢失、档案信息及时更新，为企业的管理决策提供重要依据，提高企业档案管理的可学性和合理性。

2）是对企业核心资源的管理。档案管理的水平高低直接反映出企业管理的水平。而档案本身就是企业的核心资源，是企业相当重要的信息资源。档案管理的工作就是对这些资源进行有效地管理。如果档案管理工作不到位，那么这些核心资源就难以得到有效地保护，导致企业信息资源受到损害。

3）是对企业历史信息的管理。在企业管理工作之中，档案管理是最为基本的管理内容，同时档案汇总很多都是对企业历史以及文化的一种真实的记录，因此开展档案管理，就是对企业历史信息的管理。一套完善的档案管理体系，可以更好的保护企业的历史信息。

2 当前企业档案管理中需要进一步改进的地方

1）重视程度还有待进一步提高。对于企业档案管理工作的重视程度还有待进一步提高，其主要的表现就在于对于档案管理工作的重要性还缺乏充分的认识，这是一个较为普遍的问题。在现阶段，很多企业的管理者都单纯的认为档案管理工作并不重要，认为做决策只需要统计分析外部的市场数据即可，殊不知在考虑企业自身情况时就需要有企业自身的档案作为有力支持。正是因为不够重视，导致企业在档案管理工作上的投入还不够，影响到了企业档案管理的良好

开展[2]。

2）数字化水平还有待改善。当前，在企业的管理中种数字化技术已经得到了相当广泛的应用的，按时数字化的档案数据库以及共享平台还只是在发展的初级阶段，对于档案的信息整合以及利用水平并不高。在电子档案方面也缺乏科学、完善合理的管理规范以及标准。这些情况的存在，影响到了企业档案管理水平的提升。

3）档案的保护工作还有进一步改进的空间。企业中的原始档案较为容易流失、损坏，因此对于档案的存储环境有着较高的要求，需要在专门存放档案的库房中进行存放。但是以为实际条件的限制，很多企业并没有设立专门的档案库房，还有的企业虽然有专门的库房，但是库房中的环境却不能够达到要求。这就使得档案的保管难以达到要求，需要进行进一步的改善。

4）企业档案管理队伍素质可进一步提升。档案管理人员的素质以及业务能力和企业档案管理的水平有着密切的关系。但是因为档案管理工作得不到重视，很多档案管理人员都不注重提高自身的素质。还有的档案管理人员则是不注重积累经验，缺乏良好的责任心，在工作上也不够严谨。导致了在工作中经常出现疏漏、丢失以及保存不良等多种情况。还有部分档案管理人员则因为是老员工，他们对于计算机、互联网等各种先进的计算机技术掌握起来较为困难，很难做到讲档案管理和现代化办公进行结合。

3 当前企业档案管理改善的措施

1）进一步强化档案管理意识。对于企业来讲，特别是企业领导，不能够仅仅是将眼光集中在企业的经济效益上，还需要对企业的档案管理工作予以重视。这是因为，档案管理工作也会对企业的发展后劲带来深远的影响，因此必须要予以重视。作为企业的核心所在，领导无论是在哪一个方面都应该要为员工做出榜样。如果领导能够对档案管理工作进行重视，那么员工自然也会对其进行重视[3]。因此，要强化企业档案管理，领导就必须要树立起正确的档案管理意识。领导需要切实的体会到档案管理工作的重要性，只有这样才能够真正地重视档案管理工作，并带动企业中其他员工去了解档案的重要性。同时也只有领导的档案管理意识提升了，才能够为档案管理工作提供更多的支持，让档案管理工作可以更好的开展。

2）快速推进数字化信息管理。企业可以通过局域网来构建起档案管理网站，而档案管理人员则是网站的管理员，直接和档案管理系统进行连接，根据企业中成员不同的职能以及级别来设置相应的查询权限。对于一些没有保密性要求的资料，则可以通过网络平台来进行公布，还可以提供在线下载，为档案信息的共享提供方便的途径。同时，还可以选用合适的档案管理软件，将其和自动化办公系统进行对接。让企业生产经营活动之中所产生的各种形式的文件以及资料都能够直接通过在线的方式来进行条件，利用网络导入到档案的数据库之中，让电子文档可以得到及时的归档。

3）为企业档案管理保护提供支持。企业需要根据档案管理保护的相关规定以及国家对于档案保管保护的规定，对档案保管设施提供更多的资金进行建设，设置专门的库房，并在库房之中配备防盗、防火、防潮、防有害生物的多种设施，特别是对于一些特殊载体档案，更是需要进行重点的保护。此外，还需要根据电子档案的存储介质来提供有效地保护措施，例如防静电、备份等等。

4）打造一支强有力的档案管理人员队伍。首先，需要对现有档案管理人员的素养以及能力进行评估，并在此基础上为档案管理人员的素质提升以及专业知识开展有针对性的培训。特别需要注意的是，要注重对档案管理方面的法律法规、合同以及保密等相关内容的培训。通过系统性、有针对性的培训，可以帮助档案管理人员更好的掌握档案管理工作的流程、内容，有效地改善档案管理的效果[4]。而针对老员工则是要加强对现代化办公软件知识的培训，让他们可以更好的使用现代化办公软件来开展档案管理工作。其次，注重引进高质量的档案管理专业人员，这样可以有这样改善整个队伍的工作水平。也可以是引进高质量的档案管理人员来为现有的档案管理人员进行

培训。

4 结语

伴随着经济的快速发展，企业作为地方发展的主体和经济支柱，必须要走确保生产质量与规模的前提之下，注重保护企业所属的知识资源，在如今的这个信息时代中既要保护好知识产权，又要能做好资源共享，这样才可以推动企業的发展。而在这些工作之中，档案管理则是非常重要的基础，只有做好了档案管理才能够更好的为知识产权的保护、资源共享提供支持，促进企业的发展。

参考文献

[1]于新龙.新时期企业档案管理模式分析[J].商场现代化，2017（24）：80-81.

[2]罗田.新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J].城建档案，2017（12）：100-101.

[3]章晓镭.加强改制企业档案管理工作的若干建议[J].浙江档案，2016（12）：62.

[4]汪桂香.企业档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（24）：138+118.