事业单位档案管理信息化建设探究

阿里古丽?吐尔德

摘 要：档案管理逐渐趋于信息化模式发展，剔除了传统的劳动力单向化信息记录形式，不仅便于信息的检查填补，使得一些有漏洞的信息得到完善，同时还能够避免笔误造成的手写信息失信、浪费纸张等问题，信息的收集更为便捷化，通过网络系统的远程终端软件发放，就可以短时间的将档案有关信息调查清楚，并做好档案的安全留存，缩减了档案归纳的空间，通过云端空间的保存，信息能够大量的存储，随时通过查阅等形式调取信息，不必“大海捞针”式翻阅，节省了档案管理的时间，使得档案管理的效率大幅度提升，目前我国的事业档案管理信息化建设正在如火如荼的展开，有关人员应与时俱进，掌握新时期的档案管理措施，优化管理流程， 使得档案管理更具有效性。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

新疆迎来了信息化的热潮，各行各业都展开了信息化的建设，针对事业单位的档案管理来说，信息化的构建已经逐渐成型，传统的人力信息收集形式已经成为历史，目前档案管理采取电子化信息与纸质版信息两种形式，方便各类的信息汇总，以电子信息为核心的处理模式，分门别类的将有关的信息整合到一个文件夹中，便于保存与信息的传输，且提高了信息的安全性与保密性，可在移动终端设计密码保护系统信息，并将信息传送到处云终端，避免受到设备的干扰造成信息的流失，信息化建设中还存在一定的问题，可结合现有的建设情况进行分析，综合提高电子档案管理的效率。

1 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 档案管理人员的综合能力有待加强

档案管理人员需要具备较高的责任意识，甚至能够不畏强权，在管理岗位上依照章程办事，管理中无论是新老员工其管理能力与管理的责任意识都亟待提高，遇到一些领导人想要查阅资料，有时候没有经过流程记录就允许其擅自翻阅，甚至将资料带走复印，潜在较大的风险影响，管理人员的信息化处理能力还较为薄弱，仅会简单的打字是不够的，应具备各种办公室软件的数据计算能力、表格列举能力、文档传输能力等，由于他们对现代信息技术掌握不够熟练，所以在运用计算机的过程中总是出现这样或那样的问题，不能够利用现代化的信息技术进行档案管理工作，对于档案资料的收集和整理过程还只是采用最原始的方法，既浪费了大量的时间，也浪费了档案工作人员大量的精力。

1.2 档案管理信息化制度不够完善

由于事业单位的档案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在进行档案管理信息化建设后，很多的制度没有建立和完善，影响了档案管理工作的进行。档案管理工作者在进行信息化管理时没有任何的参照物，只是按照原来的制度进行管理，当然会出现很多的问题，导致很多的档案资源没有得到充分地利用，档案资料的价值也没有得到充分地发挥，影响了事业单位档案管理工作的进行。

2 事业单位档案管理信息化策略

2.1 制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划

档案管理信息化建设要制定总体规划时，应该按照事业单位经济发展的基本战略。在分析事业单位的自身特点和发展目标基础上，要深入调查研究和科学推理论证，制定一个可行的档案管理信息化的长期规划和近期规划，形成一个更大的网络管理模型的档案信息管理模式，促进档案信息的协调发展。同时，还应注重档案信息系统的应用效果，高度重视系统对事业单位的信息服务目标支持，强调了系统的可扩展性和灵活性，为档案管理的未来发展道路，留下大量的可扩展空间。

2.2 建立实用的档案信息网站

在档案信息网站的建设中，首先，要选择有升级能力、在开发能力的档案信息管理操作系统，用来适应档案网络管理发展的日益更新的需求，突出档案信息网站强大的检索功能，发挥计算机网络管理重要的优势；其次，在档案信息网站的建设，要选择标准化的设备。设备的选择必须符合我国有关标准，最好是目前市场上的主流产品，或者和与国内外实力雄厚的企业合作，为事业单位量身定制档案文件管理部分的开发档案管理系统操作，以此保障档案信息化建设的良好开展，提供一个确保文件管理可以安全有效的更新、升级，降低在未来的开发成本。同时，在网络中选择配置时应充分考虑实际的网络容量，响应时间和传输速度。

2.3 在工作中加强渗透科学发展观观念

着重的将科学发展观观念彻底的落实到工作中的方方面面，加强服务意识、在工作中尝试进行超前服务、主动服务等等，深入单位、社会去调查，充分了解人们对信息的需求，从而整合、优化档案内容，充实档案资源，充分体现档案资源的作用和价值。同时，作为事业单位的档案管理人员还应加强信息安全意识，做好档案信息公开以及档案信息保密工作，正确处理两者之间的关系，维护个人或者单位或者国家的稳定以及人民的合法权益等等。在工作过程中结合科学发展观的观念，适当的对统档案管理进行创新，打破传统墨守成规的思想和做法，推动档案管理工作的创新发展。

2.4 加快事业单位档案管理模块建设

现如今，我国事业单位档案数字化主要是通过先进的信息手段，在档案部门各种材料的载体形式上，处理成数字信息模式，建立一个系统、规范、便于查找的档案全文数据库和档案目录数据库，并在互联网上对资源随时更新发布新信息，提供高质量，快速的档案信息服务工作。现如今，我国馆藏档案的全文数字化，不是对馆藏的所有档案进行数字化，而是对馆藏档案资源数字化进行全面分析，突出重点，逐步解决。在档案数字化管理模式建立的同时，应该强调建立数字档案并不意味着传统的档案管理模式、档案载体的消亡，而是要适应时代发展的潮流，形成一种长期共存，相互补充的合作。

2.5 加强专业人才的培养

在事业单位档案管理的网络信息系统的运行工作中，档案管理人员的专业技能和综合素质尤为重要。加强培养工作人员的专业能力，能够有效提高事业单位档案管理的信息化发展。因此事业单位在推进档案管理系统信息化的过程中，应注重对相关工作人员专业技能的培养，使工作人员能够对信息平台的使用技能不断提升，满足灵活使用网络技术的需求，从而有效的促进档案管理信息化建设。

2.6 增强档案信息化设备的置办工作

档案信息化建设工作属于是系统工程，涉及信息的收集、保管、利用等内容，同时，這几个内容之间都是环环相扣，缺一不可的。这也就预示着档案设备在置办过程中需要齐全、充足，符合规范化、信息化的要求，进而将不同类、不同载体的档案信息有序的进行保管，便于日后的查找。促使档案信息逐渐实现信息资源数字化管理，推动档案信息的全文数据库、多媒体数据库建设，置办多媒体设备，实现档案存储的电子化，全文信息的电子化查询等等，提升数字档案综合业务管理信息系统的先进性，还可以将建立的电子信息通过网络进行发布，拓宽档案部门的服务途径。

3 结语

综上所述，随着信息技术的发展，事业单位传统的档案管理方式已经不能适应社会的发展，为了适应社会发展的新形势，事业单位必须要加强档案管理信息化建设，提高事业单位档案资源的利用效率，为实现事业单位的可持续发展奠定坚实的基础。

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