档案信息化标准体系构建刍议

摘 要：伴随着社会各项事业的进步，档案信息也逐步的增多和积累，需要采取新的技术和管理方法加以应对。通过对档案信息化标准体系构建的必要性进行分析，探索标准体系的建设路径。

关键词：档案信息化；标准体系；路径构建

1 概述

档案管理的相关研究在近年来伴随着信息化的出现开始增多，信息化档案的出现决定了必须采用创新的技术方案来加以应对，同时革新原有的档案管理思路。对档案信息化的管理进行体系化的标准构建具有十分重要的现实意义，目前，借助信息化开展档案管理受到诸多因素影响，必须在实施信息化档案管理的时候创建有效执行框架，从本质上提升信息化档案管理的实施。

2 档案信息化标准体系建构的必要性

所谓的标准体系就是在某一行业和领域内，为了实现特定的目的而围绕其开展一系列的要求以及指定的规范、概念以及相应的行为指导。作为一项相对复杂的工作，档案信息化的标准体系构建涉及到的管理和技术以及业务层面的内容非常繁杂，如果不能以标准体系作为建设的指导，那么整个档案信息化将会发展为一盘无法捏合的散沙，档案信息化的发展将严重滞后于社会需求。通过发挥标准体系在档案信息化建设各模块之间的衔接作用，实现各模块的互联互通，最终完成档案资源的有效共享，帮助实现业务协同。实施档案信息化体系构建，与档案信息化建设的路径是同步的，必须高度重视二者之间的辩证关系，科学认识，积极应对，推动档案信息化标准体系的建成。

通过目前信息化发展的趋势来看，档案的信息化标准体系构建是大势所趋，也是改革档案管理工作的良好契机。通过普及行业标准，突破地域限制，实现各地资源的整合和利用。对于未来的档案信息化建设来说，标准体系是一项重要的管理和技术支持，也是档案信息化建设的基础和保障，更是档案信息化建设的重要组成部分。只有在高效的标准体系覆盖之下，档案信息化建设才能够按照流程标准进行。

3 档案信息化标准体系的建构路径

经过多年的精心运作，尤其是进入到新世纪的第二个十年，我国档案信息化标准体系的构建工作得到了较为深入的发展，各种类型的信息化标准不断出台，对于档案信息化的进步产生了正面的应向。目前，我国信息化建设已经进入了智能化阶段，以大数据和“互联网+”为代表的信息化国家级战略相继出台，这些都给档案信息标准化体系的构建释放了良好的政策信号，同时也对档案信息化标准体系的构建提出了更高的要求，必须进一步突出标准的时效性、适用性和系统整体性，以档案信息标准体系建设为目标，以引领和支撑档案信息化建设。

3.1 做好系统性的规划布局

档案信息化建设牵扯方面众多，是一项复杂的系统性工程。它由众多的标准作为基础，需要对相关的标准进行整理，融合汇聚后成为相对完成的标准体系方案。要做到统筹兼顾、系统布局。先期实现从无到有的效果，也就是通过各类标准的出台以及建设规划的公布，实现档案信息化的起步，同时进行快速发展的初级阶段。这个阶段，标准体系框架刚刚呈现雏形，同时相关工作人员的专业技能和意识尚未完全达到满足工作开展的需要。工作人员要尽快的梳理已有的和新公布的标准，并对标准进行技术性的评估，加大对于标准存废的审核，保留有存在意义的标准，废除和修订不适应档案信息化建设的标准，充分发挥标准的作用。而在初期阶段完成之后，整个档案信息化的建设又要围绕从有到优的阶段过渡，在该阶段相关工作要突出整体性，以构建完成体系的标准来制定建设内容。通过广泛地市场调研，收集各需求方的需求，按照国家相关标准进行体系规划，以适应未来一段时间档案信息化建设的需求。

3.2 做好统筹协调，科学打造标准框架

作为一项系统性较强的工作，档案的信息化标准体系建设必须有一整套完成的框架作为实施基础。必须由信息化专业人员与档案管理的专职人员共同协调来完成相关工作。同时，由于檔案信息化标准体系是一个立体的多元化框架，牵扯到众多技术和标准类型，包括国家技术标准、行业技术标准、地方标准与使用机构的个体标准，同时还涉及到管理标准等方方面面，必须做到与各级、各类标准协调同步，共同发展，要加强标准法律法规、政策措施的衔接配套，提高标准一致性程度。

3.3 创新工作思路

目前，伴随着大数据、区域平台、移动通信技术等信息技术的不断发展，新的互联网思维给档案信息化建设提供了更多创新的工作思路和理念。在进行档案信息化标准体系建设的过程中，要充分结合档案工作的实际情况与技术发展的最前沿思路，用新技术、新的管理模式来引领档案信息化建设，使其能够在最大程度上为档案信息化体系建设工作所用。可以说，新技术的发展一日千里，档案信息化体系构建永远在路上，要认清这种形势，适应这种情况，主动出击，积极应对，以创新的理念和工作思路来开展相关工作，不断调整框架结构以应对技术和管理模式创新给体系建设工作带来的影响。

3.4 以需求为指引，加大档案信息化体系构建的共享属性

档案信息化体系的构建是为了未来档案资源的共享与灵活管理。近年来，国家各种行业政策的颁布都指向了档案信息的整合利用以及区域共享，这也是未来档案信息化建设的主要方向。我们要顺应行业发展的潮流，将档案这一重要国家战略资源利用好、保护好，标准体系的构建要以档案信息共享为着力点，突出档案共享利用的属性，从档案信息存储利用格式，真实性、完整性、有效性保证，共享交换等方面加大标准制定力度，切实发挥档案这一重要信息资源在国家治理和经济社会运转方面的作用。

3.5 完善工作机制

档案信息化标准体系除了从技术层面和管理层面进行构建以外，工作机制也要进行相应的完善与革新，在关注标准体系技术与管理层面的同时，也要高度重视工作机制的匹配，以确保相应的机制能够发挥最大程度的作用。为此，我们要建立具有时效性的工作标准，完善标准工作机制，动态跟踪工作机制与技术体系、管理体系的匹配程度，及时修改、创立与档案信息标准化工作相适应的工作机制，确保信息化标准体系能够在工作层面上顺利进行。与此同时，要制定标准工作流程配套，避免制度层面与执行层面剥离。

4 结束语

综上所述，标准体系的提出和构建对于档案信息化建设工作来说至关重要，其不仅能够有效推动信息化建设，又能够较好的提升档案信息化的规格和利用的效率，对于档案信息资源的充分利用具有十分重要的现实作用。对于档案信息化标准体系的构建，必须更加深入的融入信息化建设大潮之中，及早进入、积极论证、创新制定相关政策和工作机制、及时进行工作成果的复审，通过引入信息化建设领域的最新专业技术与管理技术，关注各地信息化标准建设的动态，充分做好部门与机构间的配合与分工，全面推动相关工作的快速与高质量发展。虽然目前我国在档案信息化标准构建方面与发达国家还存在一定的差距，但是可以发展这种差距正在进一步的缩小，通过科研和工作人员的不断努力，我国的档案信息化标准体系构架一定会取得更大的突破。

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作者简介

于雪（1986-），女，天津，天津市建筑设计院，大学，馆员，研究方向：加强档案规范化管理，提高档案信息化建设。