如何进行质量监督档案的管理与利用

霍雪君

摘 要：我国社会主义市场经济体制在不断完善的过程中，质量监督档案管理工作也在不断地进行深入改革，从质量监督档案工作总最基本的内容入手，优化内部工作管理制度，不断提高质监工作的管理水平，科学地对档案管理工作进行规划，有效开展质监服务。本文以质量监督档案方面作为出发点，提出一些管理策略，希望能够给相关工作者一些启发和借鉴。

关键词：质量监督；档案；管理

档案承载着人类的记忆，我国质量监督事业处于改革过程中，目前，很多单位将档案管理工作作为完善管理工作的重点内容，逐渐整改传统档案管理工作中出现的不合理问题，让监督管理工作更加贴近日渐发展的时代，使得整个工作体系和服务水平越来越便捷，更加地人性化、数字化，同时将传统档案管理内容进行升级，采用更高级、新颖的声像、实物等管理模式，提高质量监督档案管理的工作效率。

1 质量监督档案的管理方面

1.1 收集完整、齐全的档案信息

各个部门在工作工程中都会遇到档案的管理工作，非常的零散，那么档案的收集工作的难度就会加大，因此质量监督档案的收集是一项工作的重点内容，部门内部的档案整理工作要有标准的流程和顺序，做到归档的内容完整、齐全。质量监督档案中需要有立案审批单、现场检查的记录、调查笔录、处罚决定书、送达回证、结案报告等一系列内容，缺一不可，在档案的封皮处还要将档案中的内容列举出来，方便日后的查阅工作。同时还要注意档案内容的排序，根据时间和内容的重要程度进行排列，而且每个档案的顺序都要一致。

文书档案当中主要是联动部门相关的文件材料，有机关内部纪检监察部门、办公室、工会、业务部门等相关材料，上级机关下发的相关材料。这些文件材料需要定期进行备份和整理，及时将材料归类，由专人负责管理，保证收集的档案信息齐全。会计档案管理工作主要跟本部门的业务工作相关，也需要做好定期备份，将管理工作条理化，方便日后查账、对账工作。人事部门的档案管理工作涉及到职工的个人相关信息，以及单位人员的变动情况、考核情况、职称信息等，存档管理工作需要认真完成，职工在退休阶段也需要用到自己的档案信息，如果能够有条理地管理和记录，会减少很多翻阅时间。人事部门也要跟各个联动部门进行沟通，保证办事员能够及时掌握本部门人员的信息。对于企業代码和制度管理当中涉及的图表信息等内容，应该采用动态化、标准化地管理模式，确保信息准确无误，如果出现信息变化或者不对称的情况，应该及时更新，而且要对更新的内容进行备份，以免信息丢失。

1.2 规范质量监督档案管理工作

质量监督档案管理工作需要进行规范化管理，完全按照档案业务管理相关的条例、规范进行实施，在质量监督档案当中有很多专业档案，有些需要按照上级部门的规定进行整理、归纳，如果上级部门未作出相应指示的档案，应该按照工作中的情况进行合理规划。企业代码和IC卡档案具有时效性，如果超过了规定的使用期限，那么该企业就要重新申请，所以企业应该对代码和IC 卡档案实行动态化管理。对于档案的收集工作，要做到影音资料与底片和说明内容齐全，影音资料要分门别类地归纳，并且定期备份，防止硬件受损造成档案信息丢失。每个档案都是一个独立的保存单位，所有档案进行串联能够形成完整的记录，在整理档案的过程中，工作人员应该凝练语言，将文字说明附在档案当中，文字说明要包括存档事件的六要素，按照文字说明来核对档案信息，进行这种规范化的管理，能够有效地调取档案信息，提高档案的使用价值。

1.3 编制检索工具

档案检索工作能够为使用者提供很多便利，提高了查档的准确率和查全率，可以根据关键词、年限、重要程度、作者等内容进行搜索，大大减少了人力、物力的成本，检索对查档来说是非常便捷的操作，如果能够快速地对档案进行搜索，能够大大提高档案管理的工作效率。单位当中的各个部门可以使用同一种检索工具，各个部门之间需要权限才能够检索其他部门的档案，计算机部门也可以为本单位设计出适合的检索工具，提高单位的办事效率，另外，还要对检索工具进行定期维护，保证检索工具能够正常运行。

2 质量监督档案的利用方面

2.1 提高档案管理、宣传的意识

档案承载着人类的记忆，档案工作者要积极对档案进行整理和加工，利用好档案的价值。档案管理和档案宣传工作需要各个部门的配合，企业要对各个部门员工进行培训，提高职工的档案管理、宣传意识，负责这类工作的职员需要有强烈的责任感和细心度，能够认识到岗位工作的重要程度。档案在被借阅之后一定要规定归还的期限，借阅方一定要登记好借阅人，如果出现延期的情况，借阅方需要向借阅人进行口头或者书面告知，并确定下一次的归还时间，在归还之后，借阅方一定要认真检查档案，确保没有破损的情况，然后再办理注销借阅的手续，如果出现了档案破损或丢失的情况，需要借阅人承担相应的责任，但是如果在办理注销借阅手续之后才发现档案破损，那么就需要借阅方承担相应的责任。

档案管理工作不只是对档案信息进行归纳整理，还需要充分展示档案的价值，案管人员可以将比较典型的档案管理事例与多媒体进行结合，为档案管理做好宣传工作，让相关人员都能够提高重视，可以对他们做一个规范化的培训讲座，提高各个部门职员的档案管理意识，存档的时候多一分责任感，查档的时候就多一分轻松感。

2.2 完善利用工作的基础内容

档案管理工作的内容包含多个环节，首先，要保证的是档案信息能够收集全面，工作人员必须严格按照相关制度进行操作，比如存放的顺序问题，信息正确与否的问题，要将档案管理工作的责任落实到人头，任何步骤都要有相关负责人签字，必要时可以采取终身负责制，各个部门也可以采取比赛的形式，对比一下哪个部门的档案整理得更加到位，对于表现突出的部门要给予相应的奖励，引导其他部门对其进行效仿，对于不认真负责的部门要给予一定的惩罚措施。

其次，材料在收集之后需要进行装订，所以一定要先分门别类地整理好，不能够出现串档的情况，装订需要按照一定的顺序，各个部门可以针对自己部门的工作流程和归档顺序制定出适合自己的装订顺序，之后需要进行认真核查，根据封皮上标明的相应的材料名称进行比对，防止出现遗漏的现象，只有严格地要求归档工作，才能为了后期的一系列工作提供便利。如果从事案管工作的职员出现离任等情况，那么相关负责人应该做好应对措施，保证档案工作能够顺利地进行。

2.3 做好利用工作的衔接工作

服务水平的好坏决定了质量监督档案工作是否实现了利用价值，高标准的服务能够更好地衔接质量监督档案的利用工作，所以档案管理工作者应该踏实研究好本岗位的工作流程，保证档案的安全和完整。对档案进行检索操作能够实现质量监督档案的多元化管理，这是对传统档案管理的一项升级，将互联网跟档案管理进行结合能够大大提高工作效率。各个部门之间要形成良好的合作关系，尤其是业务联动部门，因为专业档案的存档为了工作的便利而出现一些变化，所以及时地进行调整能够有效防止信息不对称的问题，提高了档案管理的衔接度。

总而言之，通过本文浅要分析质量监督档案的管理和利用等方面的内容，我们能够发现档案管理工作一直在追求更好的工作方式，随着现代化管理体系的不断优化、创新，我们应该更有信心地完成档案管理工作，从创新、多元的角度来完善档案管理制度，充分解决传统质量监督档案管理工作中出现的不足之处。

参考文献

[1]贾丽.建设工程质量监督档案管理探析[J].兰台世界，2015 （16）：187-198.

[2]朱贵红.浅谈工程质量监督档案管理[J].档案管理，2014（5）：109-117.