企业数字化档案管理工作的实践与探讨

韩云丽

【摘要】檔案管理工作是企业运营管理工作中的重要组成部分，在企业的发展过程中发挥着重要的作用。本文从企业数字化档案管理的意义入手，分析了企业数字化档案管理中面临的主要问题，并就如果更好地加强企业的数字化档案管理工作提出了自己的观点，以供参考。

【关键词】企业；数字化；档案管理；实践

信息网络技术和计算机技术的迅速发展将人类推入了数字化时代。在当今这个竞争激烈的市场经济时代，企业的各项工作必须与时俱进，跟上时代发展的步伐，才能够确保在激烈的竞争中稳步发展。企业档案管理工作在企业的运营发展过程中发挥着重要的作用，档案管理工作不仅是企业生产经营活动的原始凭证和原始记录，而且可以为企业的未来科学发展提供可靠的数字依据。因此，分析企业数字化档案管理中存在的实际问题，并研究加强企业数字化档案管理的有效策略，对于企业的稳定、健康、持续发展具有非常重要的意义。

一、企业数字化档案管理的意义

数字化时代的到来使人们的生活和工作发生了巨大的变化，生活节奏不断加快，工作效率不断提高，同时也推动了市场经济的迅速发展和经济全球化趋势的加快。企业传统的以纸质文件为主的档案管理模式已经跟不上企业生产运营以及社会经济发展的步伐。因此企业积极践行档案的数字化管理，这是企业生产运营发展的必要要求，同时也是当今信息化时代发展的必然趋势。钢铁企业档案的数字化管理已经有效推动了企业的稳定、健康、持续发展，对我国的国民经济健康发展也起到了一定的促进作用。钢铁企业档案管理所涉及的内容比较多，范围比较广，信息量比较大。钢铁企业的档案信息反映了企业在其成长运营发展过程中的真实情况，它涉及到企业发展过程中的各种重要决策、专业知识信息以及科技信息等，可以为企业将来的发展规划提供重要的决策依据。因此，钢铁企业的档案管理工作是企业稳定健康发展的重要的客观保障因素之一，科学化、规范化、高效化的档案管理工作可以有效提高企业其他各项工作的工作效率和工作质量。

二、企业数字化档案管理面临的主要问题

（一）硬件设备建设不到位。要想实现企业档案的数字化管理离不开最基础的硬件设施建设。就企业当前的现状来看，虽然实现了档案的数字化管理，但是硬件基础设备比较落后，没有及时进行更新换代，运行速度和效率跟不上企业发展的需求。有的企业网络建设比较落后，机房的网络基础设施以及安全防护设施都不够完善，存在着诸多问题，阻碍了企业档案管理工作的数字化进程，对企业的稳定健康持续发展也有一定的影响。

（二）企业档案管理系统与自动化办公系统之间无法实现无缝对接。企业数字化档案管理工作所使用的档案管理软件是由专业的软件开发技术人员开发的，而以网络技术和计算机技术为基础的办公自动化系统一般是由上级主管部门以及本单位自行设计开发的软件，这样就很难实现企业的档案管理系统和自动化管理系统的无缝对接，也就意味着这两套软件之间缺乏适当的统一管理规范，要实现无缝对接可能性不大，而且档案管理系统和自动化办公系统的兼容性也较差。

三、加强企业数字化档案管理的对策

（一）加强基础设施建设，提高人员综合素质。要想实现钢铁企业数字化档案管理工作的科学化和规范化，必须首先加强基础设施建设，将企业中已经过时的、不能够满足数字化管理要求的基础设施设备及时更换，对于数字化档案管理的重要部件要尽快着手采购添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到现代数字化档案管理要求的基础上降低预算成本。其次是强化企业工作人员综合素质建设，包括强化人员的专业化水平、技术技能、责任意识、创新意识以及安全意识等。

（二）做好数字化档案的精细化管理工作。数字化档案管理较传统的档案管理更加方便、快捷，但是必须注重细节，如果数字化档案文件处理不好，很有可能造成文件的丢失或者损坏，比如上面提到到档案管理系统和自动化办公系统之间无法实现无缝对接就是处理不当的后果。因此，在实施档案数字化管理过程中，要抓好重点环节，具体包括书面化、全面化、同步化、专业化等环节。文件的形成、收集、整理、审核、归档、移交等每一个环节都要进行精心处理，要设立专职的档案员，通过专业培训促进档案员对相关专业知识进一步掌握，提高工作效率。

（三）采用现代化的数字档案管理手段。所谓现代化的数字化管理手段主要是指当前应用比较广泛的数字虚拟技术、高微缩技术以及现代化的智能技术等。随着科学技术的不断发展和进步，密码技术、语音识别技术和指纹识别技术等的应用得到发展和加强，文件管理的安全系数也大大提高，并在语音识别技术的基础上实现归类存档的自动化，提高了工作效率。档案管理实现市场化，可以实现档案的“共存共享”，促进档案开发利用和档案事业的健康发展。

四、结语

综述所述，在当今这个科学技术迅速发展的数字化时代，企业之间的竞争日益激烈，企业发展的节奏也在明显加快，企业的档案管理工作必须与时俱进、不断创新，才能跟上时代发展的脚步，才能够满足企业生产运营管理的要求，才能够更好地推动钢铁企业稳定健康持续发展。因此，积极践行并强化企业档案的数字化管理工作，创新档案管理工作模式和方法，是企业档案管理工作者的重要责任和义务。每一位档案工作者要有紧迫感，树立创新意识，提高自身能力，全面提高企业的数字化档案管理水平。

【参考文献】

[1]孟晔.论发电企业档案数字化建设[J].新经济，2016 （29）：97-98.

[2]张胜磊.如何做好企业档案数字化管理工作[J].数字化用户，2017，23（32）.