论高校服务型档案馆的建设

杨文文

【摘要】高校档案馆存放的资料记录了学校的发展历程和重大事件，是一部学校的发展史，让学生及教职员工了解高校的历史文化，继而发挥借鉴、传承、发扬高校的传统精神的重要意义。本着以史为鉴、以史明志的目的，高校领导对高校档案馆的建设也越来越重视，越来越强调建设服务型档案馆的概念。本文即通过分析目前档案馆存在的问题，进而提出相应的建议。

【关键词】高校；服务型；档案馆；建设

高校档案馆，一般会保存学生、教职员工档案、教案及重要的文书等，有着丰富的馆藏功能，对学生的深造、求职，教职员工的晋升、选任，以及学校重大事件的记录与发掘，都有极其重要的作用。

一、高校档案馆工作中现存的问题

（一）档案意识欠缺，管理体系不够完善。大部分高校从领导层面起就不够重视档案馆建设，对档案馆作用认识不足，管理精力不够，往往会习惯性把较多精力、资金都投入到产出高、见效快的科研项目上，着重提高学校的声誉，而对默默无闻的档案馆建设则关注力度不够，更不可能有完善的管理体系。在具体管理上没有责任到人，档案出现问题不知道该找谁。在管理人员收集档案材料时也不够重视，对填写的真实性并未反复核实，甚至会有档案缺失的情况。

（二）管理员服务意识淡薄。因为档案馆管理工作不容易出成绩，大部分正当壮年的教职员工不愿意接受档案管理工作，学校也不愿意把人才资源浪费在沉闷的档案管理上，因此，很多学校的档案管理员是社会上来领一份闲职的退休人员，并非档案专业，很多素质跟不上，不会进行档案处理数字化工作，整理档案时丢三落四，并沒有把档案管理当作一份严谨的工作来对待，服务意识更加缺乏。

（三）档案管理方式落后。相对于很多高校多媒体网络教室的建立，档案馆却往往还停留在人工操作状态：一方面，学校对档案馆的资金投入不够，而档案馆数字化需要大量的资金去购买相应设备及聘请专业人员建立、维护数据库；另一方面，大量档案的接收、审核等需要各部门配合，因查询方式过于落后，只能人工手动查询，花费时间过长，很难再有多余时间进行数字化建设；而且，因为前期的管理手段欠缺，对档案的保存不当，导致部分档案残缺、分类有误，需要重新修复，对数字化管理造成了一定难度。

（四）服务方式不够主动。传统的工作模式是档案查询者自行来档案馆查找资料，在查找遇到困难时再去询问管理人员，但查询者往往对具体事项不了解，需要管理人员反复解释，浪费了大量的时间。如档案馆能提供主动服务，通过宣传让大家都能了解档案馆的功能，让查询者了解详细情况后再查找，则会节省时间，而且效果更好。

二、关于建立服务型档案馆的策略

（一）加强档案管理人员专业素质培训。科学、合理的分工。根据档案管理人员不同的组成，各自的特点，进行合理分工。如年纪较大的馆员，在档案馆工作时间较长，对馆藏较了解，可以做审卷、登记、装订等分类整理工作，年纪轻的馆员，学习能力较强，对计算机等新事物接受较快，可以将分类、装订好的馆藏卷进行扫描，或者直接将内容输入电脑中，完善数据库建设，并兼顾查询服务。这样，每名馆员都可以利用自己的优势与同事合作，最大化提高工作效率。专业培训。学校应拨调部分资金，专门用于馆员的专业学习培训，档案方面期刊的订阅，到友邻单位参观，互相取长补短等。同事之间发现问题也要加强沟通，共同解决问题，通过学习得到的前沿理论也需要和同事分享，在共同学习中提高。

（二）完善档案数字化建设。档案的数字化处理是一项繁重、复杂、耗时长的巨大工程，可以按年份先后顺序，计划在一定时间内逐步完成，在制定计划时需对具体流程有统一标准，以免在具体整理中手忙脚乱。工作流程需明确，主要有登记、拆卷、修复、录入目录保存、扫描、备份，以及审核无误后重新装订成册，入库保存，其中，每个环节都应设置固定人员，责任到人，以免分工不明。

（三）加强对档案馆的宣传。1.完善网站建设。档案馆的官网首页即详细表明档案馆的具体功能，如能提供哪些服务，具体服务方式，常见问题，查档具体手续流程等，简洁明了，一目了然，为用户提供了方便，也减少了浪费在无头绪询问的时间。2.热线电话。可以设立专门的热线电话，明确查询服务时间。工作人员需及时接听电话，做好记录，有查询结果时需及时反馈给用户；工作人员需事先熟悉各项业务流程，以便准确回答用户的问题，提供必要的帮助。借助各种平台。根据人们常用的平台方式宣传、查询，如可以建立微信平台，申请自己的二维码，在平台上发布档案馆实时信息，用户查询时可以通过平台直接上传查询需要的证件信息等，进一步为用户提供了便利。

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