论纸质档案管理与电子档案管理的融合

谭婧

【摘要】随着社会的不断进步发展，档案管理工作的发展趋势日渐明显，纸质档案的某些弊端也开始显露，日常工作中的档案的管理工作渐渐开始利用现代化科学技术进行，愈来愈趋于网络化，在这样的基础上，电子档案的管理方式也随着社会发展而诞生。纸质档案管理和电子档案管理之间相互促进和融合，也让我国的档案管理方式越来越科学。这篇文章也针对此进行了系统的剖析和思考。

【关键词】纸质档案；电子档案；管理方式；融合

在信息化时代背景下，对于我国档案管理中传统的纸质档案管理来说，电子档案管理方式的出现使档案管理工作更进了一步，但是同时，档案管理工作中也出现了一个很大的难题，那就是怎么样才能更好地将电子档案和纸质档案两种管理方式进行更好地融合。只有将二者进行充分的融合，相辅相成，互相取长补短，充分合作发挥各自的优势，才能更好更高效地加强档案管理工作。

一、纸质档案管理工作的概述

在当代信息化极速发展的社会中，纸质档案管理的方式所起到的作用仍然不容小觑，当然它在档案管理工作中的地位也是举足轻重的。这里我们也先说说纸质档案管理所具有的特点。

（一）信息明了。纸质档案存储和检索的信息都很明了，这样便于工作人员管理和查找。纸质档案管理中不需要借助任何现代化智能设备就可以展示相关信息，在很长一段时间的档案管理工作中，大多数相关档案管理工作者很容易接受并很快上手纸质档案管理工作，在这过程中，它所受到的外部因素也较小。

（二）存放时间长。存放时间长也是纸质档案最大的一个特点。造纸术是我国发明的，自从纸的出现，它就一直被作为档案的载体而被广泛使用。纸张的耐久性很强，虽然会出现某些特殊的情况，但只要精心管理，纸质档案一般都能保存很长时间。

（三）同步归档。当一线城市的房产吸引了国内外投资，然后运用这些资本进行不动产投资以求资金翻倍，同时，产权利用资金进行运作，发生了上一次买卖的相关信息未完成时继续进行下一次买卖转移的现象。在这整个过程中，同步归档的方式便应运而生，它能有效提高相关工作效率。同时，同步归档既是一个城市快速发展的必然要求，也是一个城市进行国际化进程的相关配套措施。这里的同步归档是指：在接收档案的24小时内完成整理和档案上架。大大提高相关工作的效率，高效的工作能够更方便地服务人民群众。同时，档案的数字化加工是一个比较繁琐的流水作业，这需要几个工作小组合作完成。大量的档案经过多个环节，这期间怎么做到零失误，也是需要注意的地方。我们也给出相关措施供相关工作者进行参考。首先，接收档案的工作人员收到档案的时候，同时必须从数据库中调取出电子档案表格，清点数目，确认无误再进行下一步的工作。然后每件档案按照表格内容清点内容等相关信息，确认没有出现错误进行手工和电子的签署，如果发现问题档案，在签署前进行档案退档处理。接下来，把档案的手工签署和电子签署结合到组内并移交库房。这一系列做完才算是真正完成档案数字化加工的工作。

二、电子档案管理工作的概述

在信息时代的推动下，电子档案管理也被当作是一种新型的、更加高效的档案管理方式。同时它也存在某些不可替代的特点。

（一）可以进行多样化管理。这里的多样化管理是指存储内容的多样化。电子档案管理不仅仅是对文字信息进行管理，它也可以对图片、声音等信息进行管理。这种存储方法是纸质档案管理所无法做到的，改变了纸质档案管理中只能对文字信息进行管理的状况，它同时也让档案管理方式变得更加丰富多样。

（二）载体小、储存量大。电子档案的管理是将需要保存的资料通过现代科技转化为电子档案进行存储管理。这大大改变了纸质档案管理中以纸张作为信息载体的传统管理方式。同时，电子档案管理所占据的空间非常小，储存量很大，往往一个普通U盘就能存储大量档案信息，这些都是纸质档案所无法做到的。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）二者之间的共存。纸质档案和电子档案在未来很长一段时间内都要通力合作，一起进行档案管理工作，两者共存的原因也大致包括以下几种：首先，第一种，电子档案的形成是在纸质档案的基础上出现的，它就等同于是纸质档案的数字化的表现形式，相关档案管理部门刚接收档案时，就要求改为电子档案，这时电子档案和纸质档案是共存的。还有一种，是按照要求将以前的纸质档案进行数字化，這也算是纸质档案与电子档案的共存。其次，先有电子档案再将其改为纸质档案。随着当前我国社会信息化进程的发展，人们的日常生活节奏也逐渐加快，而电子档案在功能上超越了纸质档案，它能够快速记录一些相关工作内容，但是电子档案也有一些缺点，比如它在管理过程中易遭到损坏，基于此，相关工作者常常把某些重要的电子档案转变为纸质档案。这种情况也分为两种形式：一种是已经归档的电子档案根据相关行业要求和需要而转换为纸质档案，这时电子和纸质实现共存。另一种是电子档案完成后以信息传输的形式进行传送，在这过程中进行电子档案纸质化，这也能够实现纸质和电子的档案共存。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的互动。纸质档案管理和电子档案管理之间的互动是基于两者间的共存而进行的。两者共同合作相辅相成、相互依赖，但同时每个档案管理的系统内部也独立发展。纸质档案管理和电子档案管理这两者既要完成自己本管理系统内的工作，也要发挥自身的特点互相配合，共同进行工作的推进。两者之间在工作过程中互相影响能够有效地提高工作效率，对档案管理工作来说也具有一定的积极意义。纸质档案管理和电子档案管理之间互相影响主要表现为以下几个方面：其中一方面是在纸质档案管理的影响下，电子档案管理可以根据其不断完善自身的管理工作方式。两者相互影响、共同进步，从而在档案管理领域形成一个系统的综合的管理体系。还有一方面是电子档案管理对纸质档案管理所带来的影响，其中之一，纸质档案管理受到电子档案管理的影响能够在一定程度上加速档案管理进程，有效推进档案一体化管理。从另一个角度来讲，电子档案管理的实体管理模式或多或少地促进了纸质档案的管理，实体系统性管理也是纸质档案管理的基本，这两者只有更好地融合才能更加高效地进行工作。同时，电子档案管理也具有快速检索的功能，这个功能能够更加方便快捷地进行信息的搜索，当电子档案和纸质档案合作工作时，纸质档案也能够借助电子档案的管理模式通过信息检索更快更准确地查找到档案。

四、结束语

综上所述，在纸质档案管理和电子档案管理进行互动融合的过程中，电子档案管理的方式随着当代信息化时代的发展其应用范围日益扩大，相应的，纸质档案管理的范围规模则逐渐缩小。但是当今我国的档案管理工作中仍存在着很多问题，档案管理中的相关工作人员要多利用科学的手段对电子档案进行管理保护，以推进电子档案管理领域的发展，与此同时，也要对纸质档案进行必要的保留和保护。只有电子档案管理和纸质档案管理之间二者完美结合，互相取长补短，加强档案管理工作，才能促进我国的档案管理工作更上一层楼。

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