新时代背景下档案管理信息化建设的几点思考

李慧敏 郑翠玲

摘 要：近年来，随着中国特色社会主义时代的到来，档案工作需要适应信息社会的快速发展。本文笔者根据新时期档案信息化的新要求，分析了档案信息化建设中面临的问题。做好档案信息化工作在新时期的工作，首先是把档案信息化建设作为一把手工程常抓不懈。二是巩固档案信息化建设的基础工作。三是建立和完善文件管理信息系统软件平台支持。四是重视档案队伍建设，提高专业人才的综合素质。五是建立档案信息的标准、规范和安全化体系。

关键词： 新时代背景；档案管理信息化；规划建设；平台支撑；人才素质

前言

随着我国进入一个新的时代，基于信息化的科技创新深刻地影响着档案管理行业的发展。在当前大数据、“互联网+”和云服务的背景下，有必要明确当前档案管理的差距短板。加快档案信息的开发和应用。

1 新时代加快档案管理信息化建设应用的必要性迫切性

第十九届全国代表大会对“中国特色社会主义进入新时代”作出重大判断。习近平总书记呼吁深入了解大数据发展的现状和趋势及其对经济和社会发展的影响，加快数字基础设施的改善，推进数据资源的整合和开放共享。国务院“新一代人工智能发展规划”提出，新一代人工智能相关学科、理论建模、技术创新、软硬件升级等全面推进，正在引发链式突破，推动经济和社会领域从数字、网络化到智能加速跃升.这与档案管理工作密切相关，是新形势下档案管理信息化建设的新要求。

2当前档案管理信息化存在的问题

目前，档案管理信息化主要还存在发展不平衡、不协调、服务效果不佳、不足等問题，信息化质量和效益不够高，信息化建设的档案与大数据、人工智能时代的要求还不适合。

首先，在管理理念上，传统的管理方法跟不上信息应用的要求，在信息源、信息存储、信息处理、信息共享等方面有了新的变化，档案管理理念需要及时更新。

其次，在档案建设方面，硬件、图书馆设施和档案设备都比较陈旧，不能满足信息储存和利用的要求。在软件方面，部分部门的档案管理系统尚不完善。数字文件的接收、存储、存储、查询等基本工作不规范，没有统一的软件共享平台。

再次，在档案服务中，一些档案部门仍然是被动服务。档案的收集阶段主要取决于各个单位移交。存储主要取决于库房实物，整理主要取决于人工工作。查询也是人工的。这种传统的方式通常存在无效和低端供给的现象，各种档案的进展情况，如记录、认证、公开、数字和网络共享，必须加速。

最后，档案干部队伍普遍面临着技能恐慌、知识匮乏等问题。信息时代的档案工作涉及多学科、多领域、多技术，档案管理人员的知识更新能力、自身的综合素质和专业技术水平还有待进一步提高。

3 新时代加快档案信息化建设的路径

3.1把档案信息化建设作为一把手工程， 常抓不懈

围绕党和国家的中心工作，更好地为人民服务是档案的价值和工作的目标。档案信息化建设做得好，信息利用效率高，各项工作的推广力度大。反之，则会影响相关工作的进程。实现档案信息化的目标，关键是各级领导。档案信息化建设的应用水平和实际效果取决于领导对信息化的重视程度和熟悉程度。从这个意义上说，档案信息化建设可以说是一项领先的工程。因此，领导人应高度重视档案信息化建设，将其放在重要的议事日程上，主动的适应和坚持信息化的要求。

3.2重视档案队伍建设， 提升专业人员的综合素质

档案信息管理，对于档案部门的工作人员，要求不是减少了，而是提高了。一是工作量增加，因为实施信息化后仍需保留纸质档案，而必须对应电子档案。在以电子方式实现档案之前，需要将大量纸质文件的目录输入计算机系统，其内容也必须经过扫描并存入计算机系统。这样，对档案部门的工作人员和档案队伍的建设提出了新的要求。

3.2.1档案部门工作人员要熟练地掌握计算机操作。

档案部门的人员不是单单的会打字就可以，而是能够熟练地处理一般的软件系统。档案信息化依赖于档案部门大量的多媒体电子工作和档案管理系统的处理操作，以便于在互联网上快速地检索和利用档案。这就要求档案工作者努力获得用户的满意。那些在档案部门无所事事的人不再有资格进入档案工作的新时代。

3.2.2着力提高现有人才素质， 积极引进专业人才。

经过档案信息化、档案电子归档、数字化档案编辑研究、档案部门硬件系统建设、现代化库房保管、计算机搜索查询、网络的使用、软件系统的安装和维护、档案部门网站的建设等进行统计。无法从计算机的操作中分离出来。因此，为了实现档案的信息化，首先要改变档案的概念，重组档案队伍，档案部门不能成为安置闲置人员的机构。二是重视档案人才的培养和利用。档案部门至少要配备一半以上比例的计算机和信息管理人员，才能有效开展档案信息化工作。因此，现有的档案工作人员不仅要自觉地提高自身的工作水平和业务质量，使他们成为一个多岗位、多技能的员工，以适应档案信息化的高要求。另一方面，有必要向档案部门系统地介绍了解计算机系统发展或信息管理的专家，使他们更好地为单位、地方中心和人民服务。

3.3建设标准、规范、安全的档案信息化体系

3.3.1完善信息化标准体系， 提高标准化程度。

档案信息化可以整合处于分割和随意的状态下归纳档案数据。要实现这一目标，就必须有统一的计算机和网络技术标准。一般的信息处理标准应优先于国家标准；档案属性的信息技术越明显，要求建立行业标准，尽量减少独立的、自我定义的档案标准单位的行为；并防止一些地方或单位形成孤立的档案信息孤岛。应将当前文件的管理纳入档案信息化管理的范围，以促进与国家信息系统的兼容性，并为信息共享和电子文件的综合管理创造条件。

3.3.2要将档案信息化建设纳入整体发展规划。

实践证明，如果档案信息化建设过于缓慢或根本不受到重视，在其他方面落后于信息化进程，必然会影响到当地的整体发展。因为档案无处不在，有共同的需要。文件信息化程度高，服务效果好，能有效促进其他方面的发展。如果文件信息化建设落后，将影响其他工作的进行。因此，地方或单位应在人力物力、财力、技术等方面给予大力支持，推动档案信息化建设和地方或单位的其他工作同步发展。

4. 完善档案信息化的工作流程和管理制度。

档案管理部门应主动积极开展档案信息化系统软件的功能设计和开发。一是结合实际，不断完善和规范计算机应用条件下的档案工作流程和管理体系，建立完善的信息系统内部控制系统，确保档案的安全使用。二是将档案信息化与法律规制相结合，实现档案依法管理。档案部门要牢牢树立依法管理档案的理念，提高全体工作人员的档案法治意识，改变企业法治淡薄的现象，重指导轻监督的做法。必须严格遵守档案管理的有关法律、法规，依法贯穿档案信息化的全过程。

5 结束语

综上所述，新时期档案科学发展的关键是如何激发干部队伍的活力，增强他们的工作能力。首先，要在档案工作中培养和锻炼人才，结合岗位实际经验积累和改进工作。档案部门可以定期举办座谈会，组织干部和工作人员，围绕档案业务进行交流讨论。定期开展档案培训，提高干部教育培训的针对性和有效性，提高业务素质和专业技能，加强档案人才基础建设。

参考文献

[1]李忠国.提升档案管理服务水平推动档案管理信息化[J].黑龙江科技信息， 2018 （03） .

[2]宋明华.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程， 2018 （07） .

[3]唐思国.浅析新形势下档案管理工作的规范化和安全性[J].科协论坛， 2017 （02） .

[4]黄晓军.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化， 2018 （5） .

[5]高晓玲.数字档案资源建设研究[J]， 档案管理， 2017.05.

（作者单位：山东省德州市夏津县国土资源局）