国土资源工作中推广重点档案登记制度可行性初探

郑翠玲 李慧敏

摘 要：在国土资源管理工作中，形成了一些具有重要保存价值以及参考价值的重点档案。本文笔者通过对国土资源档案管理现状的详细研究，提出在国土资源档案管理中实行重点档案登记制度，采用对馆藏保管重点档案的审查和认证方法，并从源头对增量重点档案进行动态监控的方法.掌握现有重点档案的数量以及保存状况，建立增量重点档案档案全流程登记册，从而分解档案归档压力大，提高归档效率，促进国土资源档案管理水平的提高。

关键词：国土资源；重点档案登记；档案管理；方法

前言

为了落实两办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，推进档案资源体系、安全体系、利用体系三大体系的建设。国土资源部发布了《国土资源部关于进一步加强和做好土地资源档案工作的通知》和《国土资源部国家档案局关于发布土地资源档案的通知》；国土资源事业档案管理和国家国土资源档案工作“十三五”规划，调整和部署国土资源事业档案工作的体制结构、工作方法和工作目标；改变了原本由办公厅直接管理的局面，并由办公厅的执行董事取代，具体实施业务支援单位。土地资源档案系统经过两年的运行，运行顺利，能够达到一般档案管理的基本要求。

1 重点档案的登记制度

1.1 重点档案的定义

重点档案是指对国家和社会有重大影响并具有重要保存价值的文字、图表、音像等各种载体的历史记录。重点档案是档案管理工作当中的重要部分之一。

1.2 重点档案的范围

国土资源重点档案的范围主要包括以下内容：（1）具有永久保存价值的档案；（2）管理以及业务工作中产生的具有重大保存价值的档案：（a）重大会议、活动档案；（b）重大建设项目档案；（c）重大科技项目档案；（d）重大成果档案；（e）重要单位和知名人士参与建立的档案；（f）在国土和资源管理领域具有重要保存价值的其他档案。

1.3 重点档案登记制度

档案工作是对记忆控制权的行使，是保持历史真实面貌的重要工作。重点档案登记制度的实质是加强对重点档案的支持。档案管理部门监督档案资料的形成和收集，确保关键档案的完整性、连续性和有效性。实施重点档案登记，一方面要求保管重点档案的单位认真登记重点档案的数量、质量和现状，并根据要求进行汇总；而另一方面则要求档案形成部门及时梳理出关键档案。组织相关力量，确保关键工作档案存档。

2 推进重点档案登记制度的必要性

2.1 重点档案登记制度是做好资源体系建设的客观要求

档案资源是档案工作的基础之一，与此同时也是档案可持续发展的重要条件。加强档案资源的建设，确保档案资源真实、连续、丰富、多样、可追溯，是档案科学发展的根本要求。“应归齐”是档案资源体系建设目标的通俗表达方式。为了实现这一建设目标，如做要实现这个目标，其关键在于"应"一字。哪些是关键档案，哪些将构成重要档案，档案管理部门必须要有记录。这是重点档案注册。

2.2 重点档案登记制度是做好档案供给侧改革的一次尝试

在过去，档案工作是在"档案范围和保管期限清单"下"应归还和收集"。在一些案例中，重要的档案被概括化。造成这种情况的主要原因是资料不平等，档案资料任意。缺乏有效的计划。实施关键档案登记制度，将减少日常和重复的档案信息的供应，扩大具有代表性的重要事件的供应，提高档案工作对实体工作的灵活性，从而大大提高了档案工作的效率。

2.3 重点档案登记制度是解决档案工作矛盾的重要方法

档案部门与其他部门之间存在着相互依存、相互制约的关系，这是档案工作的矛盾。在实际的档案登记工作的过程中，随着档案资料的积累，给档案形成部门的档案管理人员对工作造成了很大的压力，甚至有一定的阻力。如果允许发展对立关系，就會给整个单位造成相当大的损失。建立重点档案登记制度，可以突出档案工作在单位整体工作中的重要地位，增强全体工作人员的档案意识，将档案工作者的档案工作分解为实际业务工作；并在工作当中实现及时存档，减少后期存档的压力。从而提高工作效率。

2.4 重点档案登记制度是推进档案工作前置的保障

档案管理工作当中存在着这样一种广泛的误解，即档案的生成总是滞后于职业发展，归档只是对结果的收集和整理，所以档案管理通常被放在每个工作的最后一个部分。这使档案工作处于被动的状态。一旦档案文件不完整或不规范，事后难以补救。档案的价值将大大降低，档案工作者的工作也将陷入两难境地。因此，工作的重点将在开始时登记，档案管理将预先定位，档案将作为前端控制归档，档案管理要求将在生成文件数据之前下达，并档案的内部质量将在文件形成的开始时被控制。与业务工作同步，这样将有效提高重点档案管理的效率。

3 重点档案登记制度的操作性

3.1 加强顶层设计

目前，已有一些省颁布了重点档案管理措施或档案管理措施，对各省的重点档案管理规定进行了规范。其中上海市2009年颁布的《上海市重点档案管理办法》是全国最早的，因此，首先，要及时制定相应的重点档案管理措施，从范围确定、监管要求到安全保管和开发等方面的必要要求，明确规定重点档案组建部门和个人的职责，并建立相应的管理机制和评估机制。引起领导层高度重视，促进人力、财力、物力单位的集中形成，集中力量收集重点档案。

3.2 做好重点档案登记

重点档案登记工作应分为收集重点档案和增量重点档案两个方面。馆藏重点档案关键是审查和识别，重新登记的数量，内容和这些档案的现状。需要进行双层pdf转换，实现全文检索。增量重点存档的关键是动态跟踪。从形成重点档案的关键工作开始，就需要对档案进行登记和跟踪，建立完整的过程登记册，档案管理部门要指导档案形成部门做好文件收集、数据收集工作，以及过程监督。确保增量重点档案完整。

3.3 加大档案检查力度

为了保证重点档案登记制度的实施，仅仅依靠档案形成部门和个人意识是不够的。档案管理部门应加强对重点档案的检查力度，并在每年年初确定今年的重点档案归档目标。在年中进行不定期的检查。在检查的过程当中，应当注意以下几点：（1）档案形成部门和个人是否按照档案管理部门登记的重点档案目录工作；（2）所形成的重点档案是否符合存档的有关要求；（3）如果在重点档案的行程中发现重大变化，如取消或发生重大变化，是否向档案管理部门重新登记；（4）临时性工作形成档案属于重点档案类别的，是否向档案管理部门补登记。

3.4 加强重点档案宣传

制度提升必然面临改革的压力，尤其是档案工作制度。主要原因是人们了解档案工作不是主要工作，实施起来会给档案形成部门以及个人造成不便。然而，如果忽略了实际工作，最终提交归档的工作量將大大增加，同时还面临文件丢失的风险。在适当时候，通过会议和培训，统一思维，使重点档案的登记、形成、积累、管理和发展成为各有关单位和个人的自觉意识和行为，使他们了解建立重点档案登记系统的重要性和必要性.提高重点档案和重点档案登记意识，为重点档案登记制度的实施创造良好环境。

4 结束语

综上所述，现阶段，各省已开始实行重点档案登记制度，但在国务院各部、各委员会中，档案仍然是传统的方式。档案工作是一项伟大的系统工程，贯穿整个工作过程，通过查阅过去的档案，可以有效地避免工作中的风险，减少错误的发生。因此，国土资源工作中推广重点档案登记制度是具有可行性的。

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（作者单位：山东省德州市夏津县国土资源局）