企业档案管理存在的隐患

付冰洁

摘 要：对于所有的企业来说，进行档案管理是非常重要的工作，它存在于企业的生产以及正常运营等管理情况，一个企业的档案管理的水平高低对于企业的发展前景有很大决定的影响，档案管理也对企业的运营和收益也有很大的作用。档案管理对企业进行的一些活动进行记录，并且记录的数据较为原始，在研究企业的管理时具有很重要的作用。

关键词：企业；档案管理；存在的隐患

1 企业档案管理中存在的问题

1.1 企业档案管理制度的不健全

我国大部分的企业在档案管理方面没有完善的管理制度，进行档案管理时缺少相应的监督力度，同时在一些方面也没有较为统一的管理要求，致使我国档案管理陷入一种涣散并且很随意的管理状态，没有一系列完整的档案管理模式和制度，进行档案管理的方法比较落后，由于档案管理手段的不先进和管理的方式落后导致企业的很多重要资料不全。

1.2 进行档案管理的人员综合能力较低

目前，我国的企业即使正在建设相应的档案管理措施，比如组建特定的部门进行档案管理，制定档案管理的完整制度，协调各部门的工作，但是因为企业中的大多数档案管理人员没有专业的档案管理知识，进行档案管理的方法也比较落后，导致企业发展过程中相当一部分的情况以及问题都得不到及时的解决。

1.3 普遍缺乏理论研究与政策指导

对档案进行有效的理论研究是企业档案管理过程中很重要的过程，但是我国企业在档案管理方面的研究不多，甚至是非常匮乏，没有相应的指导措施，这些因素罗列在一块对企业的管理产生非常不好的影响。我国当前的档案管理方法与手段都是很多年之前的陈旧理论和方法，面对当前的改革浪潮，再使用这些陈旧的方法进行档案管理就表现的很乏力。在档案管理的发展过程中，企业的发展是离不开档案管理的，但是企业在档案管理过程中没有较完善的理论研究，一些相应的国家标准和法規也没有出台，缺少具有政策性的指导，由于这些问题的存在，我国企业在进行档案管理时就表现的不知所措。导致各部门之间不能相互配合，自己做自己的工作，对档案管理不能进行有效的统一。

1.4 普遍存在信息化程度不高现象

我国企业档案管理中，每个单位进行档案管理时还是使用较为传统的人工模式，缺少相应的网络信息化管理，没有先进的管理方法。在当前社会和经济快速发展的今天，如果还是继续使用传统的档案管理就显得非常落后，也非常的不切合我国网络发展的速度，进行档案管理时不能将现有的资源进行充分的利用。传统的档案管理有很多的缺点，比如文件保存很困难，由于是纸质的原因很容易发霉或者发生鼠害，进行的存储需要很大的地方，需要的管理人员较多等。在我国，进行网络化的档案管理模式是企业发展过程中的一种必然趋势，同时也是企业和档案管理发展的要求。要对档案管理给予充分的重视，从现在开始改变现有的档案管理模式，使之尽快实现现代化。

我国企业档案管理较为落后主要有以下几点：第一、企业对大难管理的网络化和信息化认识不充分，在信息化告诉发展的今天，没有将档案的信息化和网络化放置放到一个正确的位置，导致企业档案信息化和网络化建设没有相应的资金；第二、企业档案信息化的相关标准和制度等较为缺乏，在档案管理的实际过程中没有相应的具体措施；第三、即使有很多企业配备了较为先进的档案管理设施，但是对这些设备的利用率很低，进行存入的档案数据非常受限；第四、利用信息化对档案管理时，没有进行重组的开发和利用，导致我国大部分企业没有实现信息资源共享的模式。

2 原因剖析

2.1 对企业档案管理的认识不足

我国企业中，对档案管理的认识上有很多的不足甚至是偏差，企业领导往往只重视企业的产量和经济效益，对档案管理工作没有认真对待过，很多时候觉得档案管理只是拿着一把钥匙而已，这种想法是非常错误的，然而对于档案管理过程中的档案填写、分类直到入库等全都不知道，甚至对于一些要求和法规也不会问起。由于企业领导的不重视，就使得进行档案管理的工作人员也人为档案管理不重要，进行档案管理时一份没有轻重的工作，然而当因为档案管理出现错误给企业造成损失的时候，才发现档案管理工作很重要，这时基本上为时已晚。

2.2 进行档案管理时的落实不力

当前，在很多企业中没有较为完善的档案管理制度，致使档案管理出现问题时责任落实不到位，对档案管理没有相应的标准和规范，对企业的生产和经营造成损失，导致对企业的经济效益产生直接的作用。

3 企业档案管理的策略

3.1 转变传统的企业档案管理观念

档案管理要紧跟时代的步伐，在当前的时代背景之下，企业档案管理要采用新的管理模式，对一些较为传统的档案管理模式进行有效的改革，要不断的学习和强化企业档案管理的理念和模式，要使企业的档案管理和经济发展的方向相一致，使企业的发展不断前进。在我国企业发展中，企业的一些领导对档案管理工作的理念和态度还很传统，企业在发展过程中所面临的整体环境还不是非常清楚，所以没有认识到档案管理实行网络化和信息化的好处和重要意义。因此，企业在发展的过程中要努力学习档案管理信息化和网络化的知识，建立较为完善的企业档案管理信息模式，将档案分类归纳，对企业的所有人员的权责进行最为有效的落实。

3.2 加强企业档案管理体系的构建

对企业档案管理的构建，需要建立起一种自伤而下的管理体系，企业领导妖气带头作用，使企业对于档案管理在不同的工作之间进行传递时很方便，使企业在进行档案管理时处在一种较为平衡的状态，并且有一个非常明确的体系。在部门中要建立起企业领导和员工之间的沟通体系，让企业员工的诉求得到最大成都的满足，激发起企业员工的积极性，要发挥不同人员的能力进行工作，实现企业的可持续发展，奖励其长期有效的企业管理机制。建立适合企业特征的管理制度，加强企业档案管理人员情况的充分掌握，定期对企业档案管理人员的知识和技能培训。

4 结语

综上所述，在当前的时代背景之下，企业要对档案管理模式进行不断的学习和强化，对于企业档案管理过程中出现的具体问题进行有效的解决，要培养出具备高素质的档案管理人员，使企业的档案管理水平提升到更高的水平。

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（作者单位：南京公路发展（集团）有限公司）