档案管理创新模式分析

宗申 范忠

摘 要：建立科学规范的高校档案管理系统，能规范档案管理中的各项工作，进一步提升高校的教育教学水平。对我国高校教学档案管理现状进行分析、提出针对性策略，是检验高校教育成果，促进高校健康发展的重要课题。

关键词：档案管理；创新模式；高校教育

一、教學档案管理现状

（一）档案管理体系不科学 很多高校针对档案管理中的诸多问题，已经采取了一些措施来完善管理体系，对实施规范化办学具有积极意义。可我国高校众多，高校之间的办学水平参差不齐，在教学档案的科学化管理上差距较大。部分高校严格执行规范办学的指导方针，建立了较为科学的档案管理体系。另一部分高校依然延续传统的档案管理模式，档案管理不科学，档案管理工作人员态度不积极，没有认真完成档案管理中的资料收集、录入工作，缺乏有效的监督监管机制，这种缺乏规范化的档案管理模式影响档案管理作用的有效发挥；有些档案管理人员对部门领导检查时提出的问题敷衍了事，没有切实完成规定的工作内容。此种状况对实现我国高校教育的规范化、民主化建设步目标还有很长一段距离，不利于我国高校教育的长远发展。

（二）档案管理体系不民主 在一些高校的档案管理体系中，档案管理的主要地点仍然是办公室，和其它管理工作一样体现出很强的行政色彩，忽略了档案管理为人服务的理念，然而这种不符合社会发展趋势的档案管理体系最终会被改变。目前已经有越来越多的管理工作者开始关注档案管理体系的民主化建设，他们发现档案管理工作不仅是简单的信息采集、录入工作，而是要把师生作为主体服务对象，强化档案管理的民主化意识。但高校档案管理工作依然停留在浅显表面工作上，工作人员只侧重于师生材料的采集工作，缩小了信息的提升空间；以行政心态参与到档案管理工作中，忽略了档案管理以人为本的服务理念。纵观全国高校的档案管理状况，科学民主的档案管理体系还不够健全，有很多需要改进的地方。

（三）档案管理人员职业素养低 教学档案管理是高校教育健康发展的必要前提，可仍有很多人对档案管理的认识不够透彻，并且很多档案管理人员的职业素养不高。分析这种现象不难发现，很多档案管理人员都是学校的行政工作者或为资质较高的教师，他们负责档案管理工作缺乏专业档案管理知识和积极的服务态度，使档案管理工作差强人意。从档案管理的重要性看，很多工作人员对档案管理工作的重心不了解，误认为档案管理工作就是单纯资料采集、归档，是对学生在校生活的简单记录，所以在管理工作中态度松懈，甚至有些档案管理人员并非全职工作，而是业余兼职，这使他们对档案管理工作有所怠慢。

二、如何实现档案管理模式创新

（一）加强档案分类的内在联系 高校教学档案是学生在校期间各种生活和学习活动的简单记录，是学生个人的第二张名片，决定了用人单位对学生的印象，对学生的未来发展有一定影响，如今档案管理人员的社会地位也随着社会各界对档案的重视程度而提高。传统的档案管理模式早已不能满足高校教育工作的需求，对档案管理模式创新是时代发展、教育进步的必经之路。但目前仍有很多高校的档案分类工作延续传统的工作模式，根据档案的主要作用、重点特征等分类后再进行存档工作。这种档案管理的分类方式存在两面性，一面它将不同类型的档案清楚的分隔开，使档案的分类管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重点档案，适合具有真针对性的档案筛查。另一面它精确的分门别类又忽视了各种档案之间的内在联系，不能体现所有教学档案之间的统一性。权衡传统教学档案管理模式的特点，在档案管理模式的创新工作中要引用档案横向分类的管理特点，使各种档案之间的内在联系更加紧密，保证不同档案的主要作用正常发挥，进而高效准确的落实档案管理的基础工作，以科学、高效的管理模式完善档案管理的基础建设工作。

（二）创新档案管理思路 档案管理的主要服务对象是师生，如果管理人员在工作中没有秉承以人为本的管理思路，使档案管理的模式过于形式、机械化，则会影响档案管理功能的发挥，阻碍高校教学质量的提高。要创新档案管理思路，就要求档案管理人员在工作中坚持服务师生的管理理念，各项工作都紧系高校的各种教学活动，真正做到“取之于民，用之于民”。在档案管理工作的具体实施中，负责人员要注意结合师生的群众力量，让资质较高的教师与学生参与到管理机制的建设中，帮助管理负责人完成教学档案资料的归档工作，让师生们对档案管理工作的性质及作用有更深一步的了解。当然档案管理的专职工作人员还要重视档案服务于师生的管理理念，切实贯彻档案的人性化管理思路，为师生提供优质服务，加强广大师生对档案管理工作的理解与支持，使教学档案的管理工作落到实处，为高校教学的健康发展提供基础保障。

（三）借助科学技术的信息管理创新 科学技术的发展迎来了信息时代的春天，为高校自动化办公提供了可靠的技术支持。高校教学档案的建设工作涉及内容广泛，有很多数据的收集整理工作，信息技术的发展为教学档案管理模式的创新提供了广阔的发展空间。高校教学档案要想适应时代的发展步伐，借助先进的科学信息技术十分必要。在档案管理系统的构建中，要适应信息快速调动、传输等多种需求，建设一个高度信息化的档案管理平台，提高档案管理效率，为高校的健康发展做好基础工作。如今办公自动化已经十分普及，很多高校领导也看准这一契机，把档案管理的信息化建设列为重点工作，很多高校早已提出档案管理的自动化设想，但实施起来绝非易事。在很多高校的档案管理中，纸质档案已经延续多年，尽管网络信息化的管理方案具有很多优势切实可行，可现实的档案管理仍以纸质管理为主，网络信息只起了辅助作用，最后依旧要以纸质档案的形式进行转移，在用人单位进行档案交接时需要负责人的纸质签章。很显然在信息技术迅速发展的今天，纸质档案为主的管理模式大大降低了档案管理的自主职能，远不能满足高校、用人单位与学生本人之间的信息传递需求。针对上所述问题，档案的信息管理创新在尊重纸质档案必要性的前提下，借助高校教育现代化的发展平台，依靠信息技术的便利条件，把网络作为档案存储途径，信息技术作为档案存储载体，建造一个自动化的数据管理平台，把纸质档案的数量最大程度降低。档案的自动化管理要重视档案的真实性、有效性，高校领导要支持档案管理的安全保障工作，采用最新的防盗软件，防止档案信息被窃取、篡改。同时要建立有效的奖惩制度，防止管理人员在工作中利用职位之便以权谋私，督促管理人员以认真的态度投入到日常工作中，使档案的职能高效发挥。

（四）丰富档案管理机构 高校教学档案的信息采集工作涉及很多内容，需要学校多个部之间的有效配合，如果各部门之间的合作不合理、默契，就会使档案管理冗长复杂，难以制定统一的管理标准。高校档案管理工作的各部门要明确本部门的工作职能，有机协调各部门之间的重点工作。在多项档案管理工作的统筹协调中，高校领导要把握好档案管理系统的建设方向，把教务部门作为管理核心，改变档案管理的集权制度，把档案管理的重点工作分配到高校各机构。这种分散的管理方式起到桥梁、纽带的作用，将档案管理部门和其它机构部门之间的工作有效联接起来，缓解了档案管理部门的工作压力，提升档案管理的建设速度和质量。高校各部门的档案建设工作要把提升教育质量作为终极目标，并充分发挥教育研究机构人员的职业优势，把档案管理的技术性工作顺利解决，以完成高校档案建设的基础工作，为完善档案管理细节工作、拓宽档案管理空间提供基础保障。除此之外，高校各部门机构要理解档案管理协调工作的重要性，在工作中多加沟通、重视合作，避免出现重复的教学档案建设工作，大幅度提高档案建设效率。

（作者单位：海州县人民检察院）