论高校档案管理信息化建设问题及对策探究

丁雪峰

摘 要：时代发展的同时，高校建设对于数字化的要求也越来越高，高校档案信息化建设是数字化校园的重要支柱，对高校建设而言有着不可忽视的作用。本文以我国高校档案信息化的进程为研究对象，分析探讨了高校信息化的现状，在此基础上明确高校信息化的含义，根据研究获得的结论提出改进建议，加快我国高校档案信息化的速度。

關键词：高校；档案管理；信息化

一、当前高校档案管理信息化建设存在的问题

（一）观念滞后缺乏管理意识

高校档案信息管理是高校信息化管理必不可少的组成部分，尤其是最近几年以来，其成效十分显著。国内科学水平获得突破的同时，高校档案管理工作也有所创新，但社会大众对高校档案管理工作的认知仍然十分片面，部分人根本不了解什么是档案管理，在他们看来，高校档案管理只是收集整理资料，对于实际工作完全没有价值。还有部分人则觉得高校档案管理无关紧要，工作好坏并不会影响其他领域，并不需要给予特别重视。事实上，上述观点都存在错误，对高校档案管理工作的顺利进行也造成了相应的制约。除此之外，对于高校档案管理工作，部分工作人员仍然以过去的观念与思维分析问题，对档案管理事业存在极大的误解，这也是导致高校档案管理工作难以顺利进行的一大因素。

（二）资金不足硬件设备落后

我国高校在开展信息化档案的进程当中，之所以处处受阻，很大程度上是因为投入资金不足，所以，要想改变这一现状，就必须适当加大资金投入。档案管理信息化进程对学校各个方面的条件提出了较高的要求，很多学校在资金方面都深感无能为力。档案信息化建设需要比较漫长的时间，其成效也是逐步显现的，在这个过程当中需要不断地增加投入，我们必须保持足够的耐心，不能过于强求。硬件及软件的维护和更新，都需要投入较多的资金，单纯只靠政府划拨资金显然不够。所以，在资金方面，学校不仅应当尽可能争取财政支持，同时还需要自己寻找新的资金来源渠道，要充分发挥自身优势，丰富资金来源途径，从外部获取资金来满足学校信息化建设的需求。

（三）网络安全性保障差

信息大爆炸无形中加大了档案工作的难度。由于信息的数量越来越多，档案载体的形式也因此开始不断变化，通过网络，我们可以在最短的时间内找到需要的信息。档案也是一种特殊形式的信息，除具备信息最基本的要素之外，还牵涉了保密及知识产权方面的问题。有鉴于此，网络一方面使人们认识到档案的价值，从而在最大程度上分享档案，但同时也带来了系列的问题，比如电脑病毒及黑客攻击等，对高校档案管理工作造成了一定的危害。此外，当前各个高校都纷纷创建了属于自己的数据库，但技术含量普遍较低，许多数据库的内容存在重复，数据未能统一，给使用者带来极大的不便，同时也招致用户们抱怨。各个高校之间缺少有效的沟通渠道，资源信息无法共享，数据库利用效率低下，上述各个方面都有待改进，需要我们不断完善。

（四）人员专业素质欠缺

信息进程加快的同时，档案管理人员也必须与时俱进。其一，作为档案人员，必须要学习新的理论知识，重新认识档案管理工作；其二，他们必须掌握与档案管理相关的各种操作软件，客观正确地认识档案管理的具体操作。但就当前国内各个高校档案管理的情况而言，管理人员素质水平普遍偏低，很难满足新时期档案管理事业。高校档案信息化建设之所以处处受阻，最大的原因在于人员素质不高，由于相关人员专业化水平低，未能完整地掌握行业技能，没有正确认识档案管理工作，上述种种都对档案信息化工作造成了阻碍。

二、如何做好高校档案管理信息化建设

（一）改变传统观念，加强信息化建设的认知

信息时代的来临一方面为高校发展创造了机遇，另一方面也带来了相应的压力，但无论是学校，还是有关部门，都未能正确认识其中存在的问题，并没有认识到档案管理工作对其他领域的积极促进作用，使得高校档案管理工作缺乏动力。所以，一方面我们要做好宣传工作，让更多的人懂得高校数字化档案建设的真正价值。根据各个学校的特征，明确档案信息化建设的价值所在，针对档案管理进程当中出现的问题，采取有针对性的措施，科学合理地发现问题并认真应对，逐步将高校数字化档案建设转变为现实。

（二）完善数据库建设，紧跟信息化发展

当前国内大部分高校都纷纷建设了数据库，一般情况下以国家标准或者国际标准为参考，录入相关信息并进行统一规范，将各种形式的信息转化为数据之后，再输入数据库并保存，通过后台支持服务于大众。所以，对我国高校档案信息化建设而言，数据库建设十分重要，同时也是网络信息资源必不可少的部分。DBase，FoxBase，FoxPro等是各个高校常用的数据库系统，上述系统通过编程使操作系统得以深化，适用于单独的电脑操作，但却难以覆盖整个网络，覆盖式的网络系统通常采用服务器结构的数据库管理系统，比如微软推出的SQLServer，以及Sybase、Oracle等，以上系统无论是功能方面，还是安全方面，明显更具有优势，可以同时供多名用户进行操作，能够在多用户多任务的背景下完成各项工作。

（三）构建完善的安全体系，保障数据安全

除不断加强高校档案信息化建设之外，还必须针对档案信息化建设工作创建科学合理的保障体系。档案通常都具备一定的保密性及时效性，根据档案的保密程度，可以划分为不同的等级，所有档案均进行了加密处理，只有在通过批准的情况下才能进行查看。如果网站受到黑客攻击，或者是受到电脑病毒的袭击，很可能导致档案信息泄露，对档案安全造成极大威胁，所以必须创建一个完善的保障体系。在完善信息保障体系时，高校应当将管理体系作为切入点，对整个流程进行严格的把控，运用监控、物理隔离及逻辑隔离等方式，尽可能预防病毒，杜绝黑客攻击，还可以采用纸质文档的方式保存资料并作好备份，从而确保档案信息化建设不会出现任何安全问题。

（四）提高专业素养，做好人才建设

在档案管理工作进程当中，人始终是最主要的因素，人才素质水平很大程度上决定了工作的效果，所以，各个高校必须认真考虑如何提升人员的素质，如何建设一支具有高专业水平的优秀人才队伍。本文在对相关资料进行系统梳理之后指出，在建设优秀人才队伍时，可以从下述几点着手：第一，高校有针对性地自主培养专业人才，运用高校的资源和优势，加强对档案专业的重视力度，为我国的档案事业培养更多优秀的人才；第二，提升在职人员的综合素养，可以通过讲座、培训等多种方式，组织档案人员参与学习，帮助他们掌握新的知识和技能，提升他们的业务能力及素质水平；第三，对工作人员进行考核，考核的内容不仅包括理论部分，同时还包括实际操作部分，采用上述方法督促人员不断提升水平，从而有效促进我国档案事业的发展。

综上所述，加强对档案信息的管理，提高档案使用的效率十分重要，不仅有助于学校开展教学工作及研究工作，同时还可以使高校信息资源得以共享。要想不断提升档案管理工作的效率，就必须更新人员的理念，增强培训的力度，建设一支高水平的人员队伍，采用科学的管理模式来完成档案管理模式的建设，进一步提升档案工作的地位，扩大其影响力。建立并完善真正适合现代社会的档案管理系统，从而为使用者提供更加优质的服务。

参考文献

[1]郭丹.高校档案管理信息化建设研究[J].电大理工.2018（01）

[2]管有恒.对档案管理信息化建设的若干思考[J].办公室业务.2018（06）

[3]白晶.高校档案管理信息化建设的途径分析[J].办公室业务.2018（06）

（作者单位：湖南省芷江民族师范学校）