东华公司办公室管理工作的改进意见

蒋梦园

摘要：企业办公室属于企业行政管理的重要组成部分，加强企业办公室管理方式，提高办公效率对企业的发展有着重要的作用。本文对企业办公室日常工作中存在的问题进行了分析，并提出了几点思考。供借鉴。

关键词：企业 办公室 信息化 职能定位 工作效率

办公室管理是企业行政管理的重要组成部分，发挥着桥梁作用、参谋作用、督导作用与协调作用，办公室管理水平的高低对整个企业的内部工作效率及对外形象产生直接的影响，所以明确公司办公室的职能定位，提高办公效率对企业的发展有着非常重要的作用，本文针对东华公司的办公室现状以及存在问题进行分析，并提出了几点改善建议。

一、东华公司办公室职能定位及现状

东华公司办公室目前承担着六大项事务：公文及印章管理；会议及接待管理；车辆管理；计划和公司运营管理；食堂管理；其他行政性事务工作。主要扮演以下两种角色：首先是“管家”角色，管车、管会、管文、管接待、管行政琐事等，主要是面向全体工作人员，起到组织协调、服务全员的作用；其次是“监督”角色，重计划、推运营，针对企业经营中出现的问题，办公室要做好认真的梳理和分析，组织相关部门制定问题解决方案供领导层参考和选择，并对具体决策的执行情况进行跟踪、监督和考核。目前，在编人员为5人。

二、东华公司办公室存在的问题

（一）定位单一，主要以“服务”为主

目前办公室主要定位为“杂事管家”，行政管理人员的时间被大批量的杂事琐事占用，整天忙忙碌碌没有条理，更不存在管理创新。而且大批量琐事杂乱无章的处理，容易让员工产生无聊的感觉，不耐烦情绪激增，导致员工满意度下降。

（二）信息化管理水平需加强，规章制度需完善

办公室管理会议、调度车辆、申请宴请、公司级接待工作等都是靠人工上传下达，电话沟通，容易出现重复工作，信息不对称的现象。且随着计划的变动，需要人工持续反复沟通才能最终解决。

（三）办公室岗位设置有待改善，人员流动大，专业不对口

行政管理看上去是在处理杂事琐事，但实际上需要用到管理的理论知识，需要高素质、专业对口、高智商、高情商的人员来进行工作。目前公司办公室任务重，人员少，人员学历低，工作中需要处理的信息量大，相应的工作压力日益增加，一旦有任何疏忽非常容易受到上级的批评，加重了相关人员的心理负担，致使部分办公室员工存在一些心理标准，制定了一套“干多干少一个样”，“多干不如少干”，“能少干就少干”，“干的多错的多”，“不干不错”的错误行为标准，阻碍了公司办公室的发展和壮大。

三、对东华公司办公室的几点改善建议：

（一）办公室定位精准化

公司办公室应该是企业的管理部门中的龙头部门，承担着领导层的参谋、管家和助手的职能。如果办公室仅仅承担着打杂、服务的角色，就会被其他部门所轻视，在管理工作中就不能发挥着领导层左膀右臂的作用，导致领导层的威严受到冲击，致使一些决策很难有成效的监管和督促，从而影响着公司整体的工作效率。东华公司办公室应精准定位三大职能：1、“桥梁”职能，对内连接领导层和各部门，承上启下，上传下达，对领导层的决策体现出强大的执行力，准确无误的传达思想，对各部门友好沟通并积极监督执行情况；对外连接政府各相关部门以及各兄弟单位与我公司，由公司办公室牵头整合，用心经营，加强同外单位的沟通与交流从而保障信息沟通的顺畅，及时了解相关的政策，建立起与外部单位的友谊“桥梁”。2、“参谋”职能，公司办公室是离领导层最近的一个部门，应该在日常工作中起到领导层参谋的作用，这就要求办公室的员工需要满足复合型人才标准，不仅需要具备专业管理知识还要掌握一定的财经类知识和法律知识，为“参谋”这一角色提供有力的理论保障和智力支持。3、“管家”职能，管家不是简单的打杂，而是把杂事琐事系统化，化繁为简，提高效率，重在“管”，而不是一味的适应其他部门，服务其他部门。公司办公室应制定和完善一系列行政琐事的操作准则和行为标准，建章立制，用管理思想指导行政工作，提高行政事务的准确率，真正做到提质增效，用合理的制度服务全公司。

（二）利用信息化服务平台，开创信息化工作新局面

随着科技的发展，公司信息化水平也逐步提升，计算机的运用对公司办公室的各项内容都具有极大的促进作用。而且随着近年来环境问题的日益突出，无纸化办公也成为当今社会的迫切需要，无纸化办公不仅对环保工作有积极的促进作用，对单位降低运营成本也起着很大的作用。因此，公司办公室利用对先进技术的使用，利用办公网络而建立高效的行政办公体系。公司办公室日常行政事务包括公文管理、会议管理、接待管理、车辆管理、用餐管理、通讯管理等业务。公司办公室应建立信息工作制度，对信息工作提出具体要求，强化信息意识，建立长效机制，增强基层对信息工作的敏感性和敏锐性。针对会议管理，在网上建立会议室管理系统，包括会议室预定模块、会议室服务标准选项模块、短信推送参会人员模块，并制定各类会议不同的服务标准，做到会议服务接待工作标准化，统一化；针对接待管理，在网上建立公司级接待系统，包括接待主题、接待人员名单、接待日程、会议议程、就餐、住宿、用车等内容在内的标准化模块，并配备短信推送功能，一键即可推送所有涉及人员；针对车辆管理，在网上建立车辆管理系统，包括电子派车、自助选车，一键打印用车费用分摊等内容，尤其是自助选车功能的建立，终结了调度员安排驾驶员出车的不公平分配制度，把驾驶员从“大锅饭”平均分配出车任务推向了市场竞争的环境，大大提升了驾驶员服务的积极性和工作的主动性；针对用餐管理，在网上建立用餐申请模块和直接分配模块，由申请人网上申请，根据级别标准和人数，由食堂管理员直接预定包厢并反馈；针对通讯管理，在网上建立话费申请模块、电话报修模块、其他通讯服务类模块，由申请人直接发起，通讯管理员即可接单处理。信息化工作的创新与推行，不仅直接提高了公司办公室的工作效率，也同时提高了整个公司的办事效率。公司办公室搭建信息平台，畅通信息渠道，力争建设好一个快速高效的“行政琐事”处理平台，全力提升信息工作的时效性，以掌握办公室工作的主动性。

（三）制定规范的办公室工作流程，完善办公室各项规章制度

没有规矩不成方圆，办公室作为企业管理的重要部门，健全的管理体制将起到至关重要的作用。由于办公室管理涉及部门多，为避免工作出错，需要建立规范、科学的工作流程，才能实现高效的运转，确保办公室的办事规程及行为准则有章可循。公司办公室应完善《通讯管理制度》、《会议管理制度》、《接待管理制度》、《车辆管理制度》、《公文管理制度》、《印章管理制度》等，但是在进行制度完善时，要注意体制的合理性和合规性，能够标准化开展的工作就统一要求，但也要注意实施中的灵活性。

（四）建立岗位责任制和责任追责制

受传统工作观念的影响，办公室工作人员在具体的工作中存在懒散、自由的思想，随着市场竞争环境的日益激烈，国企办公室必须改变懒散的观念，严明工作纪律。首先要建立岗位责任制，將办公室的各项工作落实到具体的岗位上，落实到具体的人，保证各司其职，另外针对员工在工作中出现的相互推诿的现象，要建立责任追责制，属于谁的责任要追查到底，避免出现责任相互推卸的现象，避免出现工作落实不到位。

（五）优化组织结构，提高复合型人才储备

目前，公司办公室编制共5人，日常工作负担重、压力大，且上升通道不明晰。长期以来，办公室工作人员容易出现疲惫状态，对工作没有积极性和创新性。建议将人员扩编至8人，并且制定出明确的岗位要求和上升通道。岗位设置必须有激励作用，设置有梯度的管理体系，让办公室工作人员能准确意识到自己的责任，对自己的工作职能全面认识后实行目标化精细管理，避免员工工作的盲目性，增加对工作的积极性和责任感。另外，鉴于公司办公室的职能定位，所招聘人员也应该提高学历和素质，拥有和岗位内容相匹配的知识储备，这样才能有针对性的开展工作，做到术业有专攻，达到事半功倍的效果。

传统办公室的主要职能主要定位成“为领导服务”、“为员工服务”，随着新时代的快速变革，公司办公室也将打破传统的单一定位，将承担起更加重要的职能。这就要求办公室的管理人员要改变观念，在处理新问题、新矛盾时积极引入新思维、新方法，采取新措施，创新管理制度，为领导层分忧解难，帮助企业实现更好更快的发展。