基于即时通讯工具的高校学生管理策略研究

禤俊峰

（广州大学纺织服装学院电子与信息工程系，广州 510165）

0 引言

随着科技的发展，高校对学生的管理向着更加高效、细致的方向发展。辅导员作为学生管理工作的核心节点，承担了上传下达、沟通协调、监控辅导的管理任务。一般情况下，一名辅导员需要管理多个班级数百名学生，除了定期召开班级会议，开展课外活动之外，对大量的政策文件的通知、突发事件的通报以及单独对学生进行沟通，必须利用即时通讯工具来完成。从电信科技的发展轨迹看来，即时通讯工具在我国从无到有，经历了电子邮件、手机、QQ和微信，每一次发展都极大提升了管理工作的效率[1]。但大多数学生管理人员对各种通讯工具特性的不熟悉，在使用上没有形成统一有效的策略，造成了一定的管理问题，为应对这种问题，应根据各种即时通讯工具的技术特点，研究制定一种合理的管理策略，物尽其用，以达到及时、高效、准确的管理目的。

1 各种即时通讯工具在高校学生管理上的优势和缺陷

目前主流的即时通讯工具主要有：手机通讯、电子邮件、QQ、微信等，这些工具的载体，使用方法，面向人群都有自己的定位，应用于高校学生管理工作有着各自的优势和缺陷，下面将对它们进行逐一分析。

1.1 手机通讯

手机的即时通讯功能在于电话、短信和彩信功能，可确保信息在最快的速度实现师生沟通。手机通讯可实现即时一对一沟通，传递信息准确[2]。

手机通讯的电话功能需要双方以口述方式进行信息传递及确认，存在耗时较长、传递的信息量有限、难以留下具体的沟通记录、费用较高等问题，适用于对个别学生的一对一谈话，无法实现对群体学生的广播传达。

手机的短信功能可快速传输文字信息，辅导员可组织精炼准确的短信，单独或群发给学生。但是短信群发的操作较为繁琐，费用也较高，文字也局限于一百字以内，无法支持对内含表格、图片文档类通知进行发送。短信适用于对少数学生的精准快速通知，对需要集中学习、集体探讨等情况无法良好应对。

手机上的彩信的功能可利用移动数据发送图片、声音、视频等多媒体信息，但此功能主要面向个人娱乐使用，在正规的管理场合无法应用，现已被QQ或微信等软件取代。

1.2 QQ/TIM

QQ是一种提供对文字、语音、文件进行收发的即时通讯软件，利用互联网数据，同时支持电脑、手机、平板等应用平台，支持一对一、一对多、多对多的通讯应用场合[3]。

利用QQ群来管理高校学生的优势是明显的。QQ群可由学生管理教师建立，任命班干部为管理员，学生入群实名备注，通知可发布群公告，政策、公示等文档可上传群共享文件，学生有问题可及时在群上或私聊沟通，学生也可翻查聊天记录以获取历史信息。QQ的企业版本TIM更可与Office办公软件无缝对接，对各种文档实现快速处理，应用到学生管理中也有极大优势。

1.3 电子邮件

电子邮件支持一对一、一对多的长文件和附件发送，邮件的往来都保存于邮件服务器，常用于正式文本的收发。

在学生管理的应用上，电子邮件可对重大政策文件、公示等进行集体群发，或用于收集学生干部呈报的文档。但电子邮件的即时性较差，收发信息的过程也较为繁琐。

1.4 微信

微信是面向移动通讯平台的即时通讯软件，利用了智能手机上的麦克风、听筒、摄像头、卫星定位装置等硬件模块，强化了语音、视频、定位等多媒体通讯性能，增加了二维码扫描、公众号、朋友圈、钱包支付、小程序等企业推广工具，但一定程度上简化了群管理、历史消息搜索、文件传输等生产力功能。

微信作为高校学生管理工具有着强大的群众基础，绝大部分教师和学生都长期保持微信在线。公众号的存在使得活动、通知信息的发布提供了极大的便利[4]。但是微信在办公功能上有所削弱，导致应用在学生管理上存在着各种问题[5]。在群管理上，由于没有管理员机制，群成员管理松散，无效信息泛滥；追溯历史信息也存在不足，存在文档、图片过期等问题。对文档管理的能力较弱，在手机端转发和编辑文档体验不佳。

2 高校学生管理工作中使用即时通讯工具的现状分析

目前，高校学生管理工作上对上述四种即时通讯工具都有使用的情况，但各有侧重。以我院为例，除了重要事情通过OA系统发布之外，教务处、招生就业处等部门发布信息以QQ为主；学生处的行政通知以QQ为主，团委发布活动信息以微信为主；系部通知在微信、QQ、手机短信同时发布；任课教师多以电话、QQ、邮箱联系学生。

辅导员作为学生管理的核心节点，一方面要配合上级部门通知要求，另一方面需要对学生进行管理沟通，在面对上级部门在多种通讯平台上的零散信息，如直接在同平台转发，学生在多平台转换上或将造成疑惑与混乱，使管理的效率变低。因此，辅导员应对不同通讯平台的信息进行优化整合，并制定一种以某种通讯工具为主力，以其他通讯工具为补充的管理策略。根据对我院辅导员的调查，发现主要有两种管理策略，一种以QQ为主，另一种以微信为主。

使用QQ为主要通讯工具的多数是从事工作多年的辅导员，他们在微信尚未面世时便担任学生管理工作，已形成一套以QQ群管理班级，手机通讯处理突发事件的管理机制。这种机制在以往是有效的，但随着微信的流行，学生登录QQ的意愿有所降低，虽然已要求学生每天至少登录一次QQ查看班级群消息，但仍有一部分学生长期不登录QQ，导致通知信息未能及时送达，也不能保证仅使用QQ可以第一时间找到学生。同时，由于上级部门使用微信发送的通知以及公众号链接增多，需要逐一转发到班级QQ群上，然而微信与QQ的信息相互独立，无法快速转发，需要先在微信保存到手机，再由QQ打开发送，效率极低。

使用微信为主要通讯工具的辅导员逐年增多，原因有：越来越多的信息经由微信发布、学生在私人事务和娱乐上更多的使用微信、新入职的年轻辅导员更熟悉微信的使用等。但使用微信来管理学生也会存在一些问题：首先，仍有多数的上级部门使用QQ发送信息，转发到微信的工作量更大。其次，微信收到的文档文件，需要第三方软件打开查看，若要编辑更需要把手机链接到电脑后，在电脑上打开编辑，虽然微信PC版可接收文件在一定程度减少了麻烦，但微信在聊天文件管理的薄弱是先天的，无法达到QQ水平。再次，微信上的群监管缺失，无法严格控制群成员，导致无效、虚假信息泛滥，通知的时效性短。也有部分辅导员采用微信为主，QQ为辅的模式，日常管理在微信上进行，文件资料发送到QQ，并在微信通知学生登录QQ下载。

3 即时通讯工具应用于高校学生管理的优化策略

面对多样的即时通讯工具，高校学生管理人员已根据实际情况需要和使用习惯选用了主要及次要通讯工具，并制定了相应的管理策略，虽然在一定程度上整合在不同平台上的通知信息，但对于成员管理、及时传达、文档编辑上面尚存在多少的问题，应进行优化设计。

3.1 高校学生管理模型

高校学生管理的简化模型见图1，可见学院上级部门绝大部分对学生的管理任务都通过辅导员/班主任实施，主要有三个方面。在日常管理方面，需要使用到即时通讯工具的有：各部门的政策通知的电子文件发布，对政策通知文件的说明，对学生信息的收集整理等，这些都需要具备文件管理功能的通讯工具实施。而在紧急事件处理方面，需要对班干部或个别学生在第一时间建立通讯，对通讯工具的时效性要求较高。在活动宣传方面，主要以文字、图片、网页链接、公众号推送为主，要求通讯工具的多媒体处理能力强。

图1 高校学生管理的简化模型

3.2 管理策略设计

根据上述模型，对管理策略进行制定，策略的制定应先从管理的便捷、时效、准确方面入手，并结合上级部门和学生的通讯特点来制定管理原则，如下：

（1）上级部门和学生管理使用的通讯工具尽可能统一；

（2）应以一种通讯工具为主要通讯平台，并适当选择其他通讯工具配合使用；

（3）通讯手段应有冗余，增大信息传播的覆盖面；

（4）通讯工具的使用应在全局上提高管理效率，不应过分侧重管理者的便利而增加学生的负担；

（5）应充分发挥学生干部在管理上的作用；

（6）根据实际情况，信息的下发和上传可使用不同的通道；

（7）通讯工具的使用不能完全代替班级会议，师生面谈等作用，但可用于此类事项的预告与通知。

在根据上述管理原则以及对各种通讯工具在学生管理上的优缺点分析，现对基于即时通讯工具的高校学生的管理策略做出设计，并规划具体的管理场合，见表1。

表1 基于即时通讯工具的高校学生管理策略规划

在日常管理方面，群体通知使用QQ/TIM作为日常管理首选工具，建立班级办公群，并设置学生干部为管理员，辅导员通过群消息、公告、文件共享发布信息，另外由班干部建立班级微信群，及时把QQ群的文字信息转发到微信，提醒学生登录QQ查看下载群文件，实现QQ和微信上双重覆盖。个人通知上，当QQ未能及时联系到学生时，使用手机通讯联系学生本人或班干部。当学生提交电子文档时，使用QQ邮箱可以确保文件的收发与长期保存。

在突发事件处理方面，优先使用电话联系学生处理，并实时电话或短信汇报领导，后续可使用QQ/微信作为跟进，并保留沟通记录。

在活动宣传方面，充分利用微信公众号的特点，由不同的部门组织建立专题公众号，在公众号上建立沟通机制，并要求学生关注。公众号和学院官方网站上定期发布有质量的宣传文章，由班级宣传委员分享到班级微信群并组织活动，重要活动上辅导员也在QQ上进行通知和组织。

上述管理策略在日常管理、突发事件、活动宣传的首选工具选择上，都使用了不同的通讯工具，确保了管理上的高效率。同时使用QQ作为各种通讯工具的核心节点，保证绝大部分的管理事项都能在QQ获得实施，引导学生只需登录QQ即可覆盖全部信息，逐步养成学生每天自动登录QQ的良好习惯，期望最终达成只仅使用统一的通讯工具进行管理的目标。

3.3 管理实践

在2017年间，对我院电子与信息工程系14、15、16级学生实施上述管理策略，实施过程中遇到了部分新生对微信粘性较高，不愿意使用QQ，高年级学生对公众号信息关注较低等问题，但通过持续的要求和推广，学生也逐步理解并适应了这种管理方式。最后通过对学生的调查，大部分学生都反映这种管理方式能及时、准确的传达信息，管理也更加良好有序，系部辅导员也认为相较以往更有管理效率，学生与教师的工作量有一定的减少，表明这种管理策略是有一定的效果的。

4 结语

针对我院使用即时通讯工具管理高校学生所存在的问题，本文通过分析四种主流通讯工具在高校管理中的技术与应用特点，对学生管理人员使用通讯工具的案例进行分析，总结提出了一种优化管理策略，并使用本策略对我院电子与信息工程系的学生实施管理实践，实践表明管理效率相对以往有较大提升，对高校学生管理水平的提升有较大意义，建议推广到全院乃至各大高校的学生管理工作。