“互联网+”背景下医院科研档案管理策略

2018-11-19吴佳怡胡靖仁

现代医院 2018年10期

吴佳怡刘静胡靖仁

医院科研档案管理是从科研信息、学术方案等资源共享的角度，实现信息的档案管理与处理，以此实现科研档案管理的信息化落实。传统纸质档案的管理，其存在信息丢失、信息失真及存储不便等弊端，所以，注重信息化技术的应用，其实质是从传统档案系统转变为信息化档案的角度，实现网络数据库的构建与应用，这对提高医院科研档案管理的应用价值有积极作用[1]。

1 “互联网+”背景下医院科研档案管理的基本原则

“互联网+”背景下，医院科研管理体系的构建，需要坚持信息准确性、安全性、档案库规范性、操作性等原则，这是实现云存储档案管理体系构建的基础性条件。首先，医院科研档案管理工作的开展，需要从三个角度入手，人力资源体系、数据库基础构建及管理、医学科研资源采集与存储是其三大核心内容，其管理体系的构建原则，也需要以信息准确性、档案管理安全性、人员操作规范性为中心[2]。其次，信息准确、安全是从医学科研资源采集、整合、存储、应用的角度进行落实，在注重学术严谨性的基础上，实现信息资源的处理与调整，这是医学科研数据库发挥其应用价值的关键。再次，安全管理体系是从保证数据安全应用的角度，实现科研信息知识的安全性、应用价值提升。最后，之所以强调医学科员档案管理体系的构建原则，是从档案管理、信息处理的角度，对管理体系的构建方式、管理内容等方面进行层次化设计与调整，以此实现管理模式及整体方式的落实。科研档案管理体系是以信息资源、云档案管理的角度进行设计，以此实现科研信息的完整性、准确性、科学性、共享性的提升[3]。

2 医院科研档案管理的基本现状

信息技术及信息处理工作的开展，是从科研档案管理工作的角度，对科研数据库、云存储及科研信息共享的角度进行处理，但是，在注重系统构建及处理的过程中，部分医院的科研信息仍以报纸、纸质档案为主，并没有完全实现信息技术的完全应用，仍然存在科研信息不全满、缺少共享性的问题，直接影响医学科研工作的全面开展[4]。

2.1 数据安全现状医院科研档案管理工作的开展，其数据库的安全性、共享性相对缺失，例如，部分医院的学术资源并没有实现安全管理及数据整理，其科研信息资源缺少明确划分，资料无法实现全面收集与利用，影响数据库的有效利用率提升。网络平台及科研档案数据库的构建，其整体构建存在信息失真及安全性较低等问题，直接影响医学学术研究的全面性及准确性。例如，其局域网络的安全管理系统并不完善，并没有从平台管理及线下操作两个角度进行专项讨论，其医学科研资料的安全性及管理体系调整都会受到负面影响[5]。科研档案数据缺少针对性的安全管理，极容易出现科研数据缺失、数据应用不全面的情况，在后续的科研数据查阅的过程中，极容易出现科研成果应用不到位的情况，影响医院科研数据的档案管理、档案应用效果。

2.2 信息传输及借阅现状现有科研档案管理，其管理工作并没有实现信息加工、信息安全存储、借阅原则等方面的综合管理，例如，医学科研信息数据的借阅、上传等方面缺少细致化管理方案，进而出现资源遗失、失真及分类不准等问题。注重信息数据库的构建，其实质就是利用网络平台实现医学学术共享与交流，但是，其学术资源的交流、管理、借阅方式等方面存在差异性，其数据信息及档案管理的有效性会相对降低[6]。部分医院在落实科研档案管理制度的过程中，并没有从电子档案借阅、借阅时间、结语方式以及数据信息统计等方面进行针对性管理，严重影响医院科研档案管理的有效性。

2.3 管理技术相对滞后在注重医院科研档案管理体系构建的过程中，其管理技术并不没有实现多角度转换及创新，其数据资料的归档、整理及存储也会受到负面影响，进而影响档案管理工作的全面开展。部分医院科研档案管理工作只是注重科研信息资源的整理与应用，并没有从信息安全技术、信息共享及资料归档、收集等方面进行专项处理，直接影响信息技术在医院科研档案管理中的应用。医院科研档案管理中，缺少针对互联网技术、数据统计、信息存储等方面的调整，严重影响技术应用效果的提升。科研档案管理需要保证数据本身的有效性及准确性，但是，互联网技术的应用不全面，严重影响互联网及数的应用效果。

2.4 管理制度的落实情况在注重档案管理网络系统构建的过程中，其档案管理并没有实现层次化构建，缺少岗位责任制度的应用，其整体的岗位职责及岗位管理机制缺失，直接影响相关人员的工作态度及科研资料应用方式。此外，在注重岗位制度构建及处理的过程中，其整体管理模式并没有从学术鉴定、档案保密、信息应用等方面进行专项处理，进而出现科研档案管理缺少系统化管理的情况。在落实医院管理制度的过程中，档案管理制度的管理内容、管理方式以及制度条例等方面仍存在不足之处，例如，科研档案的云盘存储缺少针对性的技术管理，云盘无法实现可扩充，随着医院科研成果、科研管理相关信息的增多，科研档案的存量、信息有效性及全面性受到影响，进而影响科研档案管理的有效性。

3 “互联网+”背景下科研档案管理的注意事项

医学学术研究因病因、症状等方面的差异，其学术研究方向及科研内容等方面也会出现明显差异，所以，在注重“互联网+”背景下的科研档案管理体系完善时，需要从科研宣传、档案意识等方面进行处理，这是避免档案丢失、档案信息失真的关键性工。首先，其宣传工作可以采用张贴标语、宣传档案管理意识、医学学术重要性等方式进行落实，以此提高相关人员的档案管理意识。其次，注重“四同步”的管理体系构建，从计任务、科研材料归档、分类等角度进行处理，并以科研资料采集、整理、存档、借阅为基本流程，对材料的上报登记、评审结果及考核内容等方面进行专项处理，确保科研档案管理的全面性。再次，注意科研学术结果的鉴定及保存，以此避免盗用或材料丢失的情况出现。在注重档案管理的过程中，需要从管理规定落实的角度，对每一个医学研究课题、研究方案进行专项处理与分析，进而实现学术严谨性的落实。最后，注重职权与学术鉴定工作的协调落实，管理模式需要从科研信息应用及档案归类等角度入手，在完善档案管理保密性、共享性、统计性的前提下，提高信息技术在科研档案管理中的应用价值。

4 “互联网+”背景下科研档案管理方案的制定

4.1 云存储应用下的网络档案数据体系构建云存储数据库的构建，其本身具有方便快捷、信息共享、操作简单的特性，所以，医院在注重科研档案管理方案制定的过程中，需要从信息技术、云计算强化的角度，成立档案数据库的方式，实现科研档案管理体系的完善。首先，云存储应用下，其科研档案管理以云端数据库为依据，充分利用互联网平台的信息资源及数字化特性，对各科室的学术研究成果、材料等方面进行快速整理与归纳，并以云存储的方式，实现科研档案信息的管理与应用，其整体的管理体系构建如下：

图1 云端数据库下的科研档案管理体系

在注重数据库构建的基础上，医院科研档案管理管理体系以云端数据为中心，并从制约机制、共享机制、安全机制、宣传机制的角度，完善档案应用及管理模式。其次，制约机制是以相关法律及医院本身的管理制度，对云端数据库的信息采集、存储、归类及整理、借阅等相关人员进行管理，并以管理制度构建的方式，实现科研档案管理工作的系统化构建。共享机制是从鼓励科研发表、支持学术交流的角度，实现科研信息传输机制的处理与调整。而安全机制是数据库安全性、学术信息应用安全性的角度进行分析，以注重科研信息安全利用的方式，实现科研档案管理工作的开展与处理。最后，医院在完善科研档案管理系统的过程中，需要从管理方式、管理制度等角度进行处理，在保证科研研究严谨性、学术性及信息共享性、安全性的前提下，注重针对信息传输、存在安全等方面的管理机制构建，是进一步提高科研档案管理工作信息化、技术化的关键性工作。充分利用云技术的应用，并从信息处理及管理机制调整的角度进行强化，以安全风险防控的方式，实现服务器、数据库的管理与应用。

4.2 完善借阅制度，保护知识产权在注重管理机制及云技术应用的过程中，科研档案管理体系，仍需要从知识产权保护的角度进行处理，医院可以利用借阅制度的构建，对医学研究成果、科研知识等方面进行调整与处理，以此实现知识产权保护工作的落实。借阅制度的构建，是从知识产权归属、学术研究及科研成果保护的角度，对知识产权进行划分与处理。例如，在以相关法律为依据的前提下，对共享的学术信息资源进行权属划分，以此保证知识产权所有人的合法权益。借阅制度的构建是从学术信息应用的角度，对知识利用、科研成果借阅、产权纠纷及法律风险等方面进行明确规定，以此确保科研学术交流工作的开展与处理。此外，云存储系统是从信息共享、科研知识应用、学术交流等角度进行处理，其档案数据库是以媒介、平台的方式存在，以信息安全管理的方式，对学术研究及产权纠纷等方面进行处理与调整，以此实现科研档案数据库的有效应用率提升。医学研究成果的安全性、可靠性、共享性的落实，需要注重借阅、管理等方式的落实与应用，注重管理机制的构建及处理，是实现数据管理效果提升的关键性工作。云存储数据的利用及管理，是以借阅管理为中心，对相关数据的应用及保存进行针对性管理。医院可以构建借阅守则，并以互联网平台进行宣传，以此实现云存储服务工作的开展与优化。

4.3 构建安全秘钥系统，提高数据库的安全性云存储系统及科研数据库的应用，其管理工作仍需从安全性的角度进行落实，这是提高医学数据资源有效利用率的必然需求。针对数据库的安全性进行管理，可以采用构建安全秘钥系统的方式，对云存储服务及数据利用等方面进行专项处理与调整，这是确保医学学术交流工作全面落实的有效途径。安全秘钥系统是对云端数据库进行加密处理，以此确保医学材料的安全利用。但是，在注重安全秘钥系统构建的过程中，可以利用云技术及信息技术，对数据库用户端口、存储端口进行加密，以此保证数据的安全性。此外，完善对投稿、借阅等人员的信用等级制度，以其信用等级，对其信息系资源的利用权限进行制约，以此确保数据资源安全性的相对提升。其信用等级的制定可根据发表文章的数量、取得的医学成果、学术价值等指标进行判定，档案库的管理，需要对用户信息进行收集与处理，并从账户的信用等级及安全等级角度，对账户的资源权限进行划分，以此保证科研数据的安全利用。

4.4 完善科研档案管理制度，注重奖惩措施的协调落实云端数据库及档案信息的应用，是档案管理工作的核心内容，在利用信息技术及管理模式调整的基础上，需要从档案管理制度完善的角度，对操作人员的信息技术、数据整理方式及工作方式等方面进行专项管理。针对操作人员的管理机制，需要从奖惩制度的协调性进行落实。首先，以知识产权、信息应用、操作机制，构建针对信息采集、存储、归类、调取等环节的管理制度，以次规范操作人员的工作行为。例如，对技术操作、数据库的开放时间、擅自拷贝行为等方面进行细化，并以岗位责任追究的方式，对科研数据的知识产权、知识的有效利用率及数据库的安全性等方面进行专项管理。其次，在强调信息资源传输的基础上，通过完善服务器配置的方式，提高数据库连接的兼容性，以此提高科研数据的应用价值。其管理制度需要以信息化建设为依据，以此实现针对档案管理流程、档案资源应用等方面的监督工作落实。再次，考虑到操作人员本身的自主意识及工作积极性，从层级差异的角度，构建奖励机制，对操作人员的工作行为、工作状态及工作效率等方面进行专项管理，并以制定员工手册的方式，实现职责与权限划分。最后，“互联网+”背景下与档案系统构建及数据管理，需要利用奖惩措施对相关人员进行管理，以此实现人员管理与数据库管理工作的双向落实及平台构建，这是确保人员管理、技术应用、档案资源管理协调落实的必然需求，也是提高医学学术资源研究及共享性的有效途径。

4.5 明确科研档案查阅制度在对医院科研档案管理方面进行完善的过程中，需要从科研档案查阅制度的角度进行完善，提高科研档案管理的安全性。一方面，构建科研档案查阅制度，从医院内部查阅、外部查阅两个角度进行分析，在明确借阅方信誉及合作关系的前提下，实现科研档案查阅的等级划分。例如，在对查阅等级进行划分的过程中，医院内部教授或从业经历在五年以上，则可以查阅机密科研档案(可以根据医院科研成果进行细致划分)。对医院外部人员查阅需要填写申请单，并通过医院相关领导的审核，才可以对部分机密科研档案进行查阅，以此实现科研档案查阅的安全系数相对提升。另一方面，在对科研档案查阅权限进行完善的过程中，需要从档案信息等级划分的角度，对科研档案的存储、借阅时间以及借阅方式等方面进行调整，这对进一步完善科研档案借阅制度方面有积极作用。例如，内、外部人员借阅资料，不允许摘抄、带出档案室，借阅时间只是在工作时间内，每一次的科研档案借阅，需要登记备忘录，对科研档案的借阅人、借阅时间、科研借阅内容等信息进行记录，以此实现借阅管理的有效性提升。