浅析电子档案“单套制”管理实施的可行性

文 / 曹丽娜

自二十世纪八十年代起，档案界开始对电子档案“双套制”的管理进行讨论，随着互联网+的到来，我们正处在由纸质档案向电子档案转型的关键时期，同时在电子政务建设的不断推进下，行政效率和电子政务效能不断得到提升。尤其是现代办公模式（OA系统）的快速发展，使得电子档案“单套制”的管理应运而生。2015年，在上海市档案局的指导下，上海自贸试验区管委会保税区管理局率先开展电子档案“单套制”管理试点，青岛市档案局与青岛啤酒股份有限公司、国家开发银行等单位先后进行试点管理。2016年，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到在有条件的地区、部门推行电子档案“单套制”。在国家社会科学基金项目2018年度课题指南中，《党政机关、企事业单位电子文件单套制管理研究》位列其中。可见，电子档案管理的“单套制”已成为将来档案管理的大趋势。本文就电子档案由“双套制”向“单套制”转变的可行性及可能面临的困难与解决措施进行讨论。

一、电子档案“双套制”管理的现状

1.档案管理成本增大

传统的档案管理包括同时保存一份文件的纸质和电子版本，长期下来，纸质版本的保存需要大量成本及空间存放，人事档案的数量在增加，一定程度上占据了较多空间资源。

2.档案人员工作量增加

每一套档案的归档保存，需要人员进行收集、分类、整理、开发利用等，入库的电子档案需每两年抽查，进行复制、补救更新技术等工作。这些会大大增加档案人员的工作量。

3.校对的复杂性

纸质档案是最原始、最真实的记录，由纸质版本向电子文件转运过程中，由于电子文件格式必须统一，因此受格式等因素的制约，不能完全还原纸质档案所呈现的信息。而纸质部分要与电子部分的内容、编号、排序一致，因计算机设备等故障原因造成纸质档案与副本不能完全匹配，无法提供有效的查考比对。

二、电子档案“单套制”可行性分析

电子档案“单套制”是指电子设备生成的档案只以电子方式保存，不再保存纸质档案。在“双套制”长时间的实践中，随着OA系统与大数据的爆发，产生大量电子文件，与此同时，社会化飞速发展和经济时代的到来，国家已从政策、法律、法规等方面做出相应的改变，由最初的限制转向引导，相继出台多项政策法规支持“单套制”的管理方法，这就从国家层面上给予了肯定。

“单套制”的管理模式极大地节省空间、资源，可充分、高效利用人力、物力，依托电子政务信息系统，实现电子档案的服务功能，为政府、企业及个人进行档案查询、办理提供便利，同时提高办事效率，也为实现电子办公无纸化奠定基础。

三、“单套制”管理过程中可能出现的问题及解决措施

1.加强基础设施建设，培养专业高素质人才

上海等地率先开展试点得益于当地科技的发展强大，专业人才聚集，能够高效及时处理面对的各种挑战和问题。而其余大部分地区技术甚至处于起步阶段，更缺乏相关高素质人才，因此在相当长一段时间内，各地各部门应重视此类设施建设，打好这场攻坚战，储备知识人才。

2.确保数字签名和电子签章的法律效应

传统的纸质档案由政府职能部门相关领导审定亲笔签名后方具有法律效应，虽然一些地方法规承认电子签名的法律效应，但国家尚未出台明确的法律法规作为支撑。电子档案与纸质档案具有同等的法律效应需一个过程。

3.加强电子档案的安全性

随着云技术的发展，大部分资源可以实现共享，但涉及到一些机密档案是否具有安全保证，仍需从各方面加强这类重要档案在云空间的储存。短时间内，并不是所有的文件均适合“单套制”，待各方面发展成熟后再实现全面推广。

四、结语

电子档案“单套制”的实施既有迫切性又有可行性，是对“双套制”的一项挑战。虽然这种管理模式是大势所趋，但不能急于求成，既要适应时代的发展，也要紧跟各地实际情况，加强各地基础设施建设，完善相应的法律法规，技术、人才不断创新，在试点的基础上，形成国家层面的规范指导，积极吸取国外发达国家的经验。