浅析办公室管理中人文沟通的必要性与策略

2018-11-18李强

记者观察 2018年33期

文/李强

办公室管理的本质是现代管理理念下人的管理，其管理核心就是处理、协调好组织内部人与人的关系，以确保各项管理工作的顺利、高效开展。因此，沟通环节是办公室管理中的重要内容，也是提高管理者与被管理者之间进行思想、情感交流的重要载体。

一、人文沟通在办公室管理中的必要性分析

办公室工作具有一定的特殊性，其不仅仅是起到上传下达的作用，还肩负着协调组织内部关系、辅助领导决策、促进组织间交流的重要使命，这也决定了办公室管理工作具有重要价值。以研究院所为例，院所内部各个部门及工作人员之间的关系协调都需要通过有效的办公室管理来实现，要求办公室管理工作中必须要注重与各部门及工作人员之间的沟通交流，理顺院所内部各方面的关系，促进各部门的协调配合，这样才能保证院所包括科研工作在内的各项工作的顺利开展。科研院所办公室管理工作还要为院所领导所做出的重要决策提供辅助支持，这就要求办公室工作人员既要与院所领导做好沟通交流，准确了解决策的要点，又要与院所内其他基层工作人员做好沟通，收集他们在实践经验基础上对决策的意见建议，帮助领导做好决策可行性分析，并在最终决策确定后，通过良好的沟通确保决策的准确传达和有效落实，沟通在这一过程中起到关键性的作用，且对提高办公室管理效率具有重要意义。

二、办公室管理中人文沟通存在的问题

（一）缺乏良好的人文沟通氛围

调查发现，办公室管理人员更侧重对工作人员工作与业务能力的管理，并在管理过程中忽视了与员工的文化沟通，进而造成员工缺乏良好的协调能力，个人主义意识与观念较强烈。另外，由于办公室管理人员因缺乏与员工的良好人文沟通，也直接导致员工对其存在一定的畏惧心理，一些内心想法、工作建议往往得不到有效、直接的表达，并导致很多重要的政策、建议等得不到有效的实施。

（二）缺乏良好的人文沟通渠道

办公室管理工作中，由于缺乏良好的人文沟通渠道而导致工作人员之间的有效沟通、交流存在诸多的局限性，其主要表现在上下级之间的沟通多为工作事宜，员工与领导之间的沟通相对较少，沟通时间也少。同时，领导与员工之间的沟通往往正式沟通渠道较多，深度沟通渠道较少，这也直接导致办公室管理过程中易出现协调性不足、信息传递速度慢等问题，且对办公室管理效率产生了诸多负性影响。

三、办公室管理中人文沟通的途径

（一）强化人本理念，正确认识人文沟通的重要性

人本理念是科学发展观的核心理念之一，也是现代管理思想中的核心内容。因此，办公室管理人员应在管理中强化人本理念，正确认识人文沟通在管理中的重要性。一是要在管理中积极转变传统的、硬性约束的管理思想，真正将人本理念作为办公室管理的核心内容，并将“以人为本”作为管理着眼点，充分借助人文沟通技巧来突出办公室管理的人性化、柔性化与个性化，并通过与员工之间高效的人文沟通来提高对员工思想动态、需求动机的掌握，并及时拟定针对性的管理方案与策略，真正将人文关心传递给每一位员工，并在满足员工合理的内在需求过程中，也能够从生活上、思想上对员工产生激励作用，进而才能真正调动员工的工作热情与积极性，最大程度地发挥其工作潜能与价值，为全面提升办公室管理效率奠定基础。

（二）创设人文环境，全面丰富人文沟通的渠道

办公室主管领导应积极为管理者与员工建立一个良好、和谐、平等的人文沟通环境，使办公室全体员工产生强烈的信赖感、归属感，为促进员工之间、上级与下级之间的良好人文沟通、信息交流奠定基础，进而才能促使员工大胆地、积极地表达自己的内心想法、建议与意见。同时，主管领导也要不断丰富人文沟通渠道，并在摆脱传统硬性约束管理思想的基础上，积极利用闲暇时间为员工创设更多的人文沟通渠道，增加更多的直接沟通渠道、非正式沟通渠道，也可以借助现代通信平台进行一些非直面沟通的渠道，为员工增加更多的人文沟通渠道，达到事半功倍的效果。