医院会计档案管理信息化建设探讨

李晶晶

摘 要：新时代网络技术的快速发展，信息技术随之广泛应用于档案管理中，进而推动医院会计档案管理的信息化建设。本文结合新会计档案法及医院实际执行中存在的问题进行分析，提出如何运用信息化平台去归档整理利用医院会计档案，实现动态管理档案的目标，使医院会计档案管理工作规范化、科学化，从而有效提高该档案的管理水平。

关键词：医院会计档案；信息化建设；探讨

一、医院会计档案管理的主要内容及重要性医院会计档案是指医院在各项会计业务、财务活动中形成的财务报表、账簿、会计凭证等应归档保存的材料，分为以下几类 ：

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料[1]。

（5）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的。

医院会计档案是记录和反映医院经济活动的重要史料和证据，为充分发挥会计档案在经济管理工作中的作用，必须加强会计档案管理信息化建设工作，建立和健全会计档案信息化管理制度，确保会计档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、医院会计档案信息化建设的意义

（一）引进先进信息技术，保证会计档案管理的安全性。新时期引进先进的信息技术，推动了会计档案管理信息化建设，进而创新会计档案管理方法，改变了传统的管理模式，以便档案管理人员运用先进的信息技术，对医院的会计档案进行加密管理，需要指定的密码才可以使用，有效避免出现会计档案丢失的现象，使会计档案管理更具有安全性。将整理好纸质的会计档案统一录入到相应的信息数据库中，利用档案管理软件对其进行信息化处理，不仅节省了存放空间，还增强了会计档案管理的严密性，需要特定的密码才能存取会计档案，进而保护好重要的会计档案和文件，充分发挥出会计档案管理的优势和特点，由此提高会计档案管理的安全性，体现出会计档案管理信息化建设的重要性。

（二）改变了传统的会计档案管理模式，为整理查找会计档案提供更便捷的服务。时代的发展与进步促进了科学技术的发展，信息化作为科技的重要产物也推动了医院档案管理的进步与改革[2]。运用信息技术管理医院会计档案，创新和改变了传统的管理模式，借助信息技术的处理功能，将纸质的会计档案资料转为电子的形式，存放在相应的文档中，通过软件检索功能便可快速找到所需的会计档案，明确会计档案存在的具体位置，并且便于档案管理人员整理诸多的会计档案资料，改善传统管理的不足之处，使会计档案管理规范化、信息化。与此同时，档案管理人员运用网络化平台，可以相互交流管理经验，进而共同进步，实现远程交流和传递的目标，推动了会计档案管理信息化建设，解决了以往会计档案管理中存在的问题，便于会计档案管理人员高效率完成本职工作，从而提高会计档案管理水平。

（三）结合新医改及医院发展的要求不断更新软件的新功能， 让会计档案更好发挥在医院业务中的经济作用，保证医院会计档案管理的科学性。比如：增加会计档案查阅端口，为相关部门提供自主查阅的权力，方便其利用。

三、医院会计档案信息化建设的相对策略

（一）增强管理人员的自身业务素质及信息化意识。不断增强档案管理人员的业务素质及信息化意识是会计档案信息化建设的基本条件。随着科技发展，信息化手段已逐步运用到档案管理中，这不但要求档案管理员掌握过硬的理论知识，更要懂得如何运用现代科技手段来管理医院的会计档案，对信息化档案建设提供支持和保障，促进医院档案管理能早日实现信息化。作为领导者应该以发展的眼光去看待档案管理信息化的未来，加大力度对档案管理信息化投入人力财力资源，加强档案管理人员的培训，使其扎实掌握信息技术的知识，借助信息技术快速整理会计档案，高效率分类各种会计档案，利用网络平台准确便捷的查找到会计档案存放的位置提高利用效率。

（二）完善档案管理的软件技术开发工作。当今社会已经基本实现了信息化，档案管理相关系统和软件的开发和升级直接影响着档案管理信息化，软件的升级和不断更新需要用到大量的资金，这时就要院方做好充足的资本筹备工作，在选用软件时一定要选有针对性专业性的，创立适合医院体系的管理系统，同时和医院行政及办公体系相结合，使得其有足够的兼容空间，以便资料都以计算机进行处理和管理。特别是大数据时代后，应将反映医疗改革经济运行影响的会计资料嵌入会计档案信息化管理系统中，通过精确内容定位、单独归集此类会计档案形成专门模块管理。为后续医院自身运行情况及改革的经验数据提供档案保障，并为未来医疗改革大数据云平台的形成提供对接依据。（三）标准化管理信息化建设中的会计档案，依照档案管理的相关法律法规制定其管理制度。标准化管理会计档案对于医院的未来发展有着重要的意义，也是能实现档案有序归档和合理利用的前提保障。在实现标准化的过程中，要结合自身实际情况，并在有关部门引导下完成标准化管理的制定工作。同時对于至关重要的会计档案应设置相应权限，通过授权才能将管理信息打开。因目前国家法律对电子文件的管理还在逐步完善中，这就要通过医院的自身结合地方法规为电子文件和签名创设出部分法律空间，且把统一的技术充分融入其中，形成统一规范的相关文件和格式。

（四）会计档案信息化建设中也有诸多问题，比如：电子化会计档案未能由系统控制，没有嵌入在诸如HRP内部管理系统中。一方面是电子会计档案信息化管理系统研发少，不能与会计账务处理系统相连接，未能实现会计会计档案资料的直接生成与存档、形成会计大数据云平台；二是医院在预算编制及实际运营中，均缺少支持电子会计会计档案信息化管理系统自筹、财政补助来源的资金，在业务系统更新换代迅猛的情况下，会计档案管理信息化未能有效全面实现，无法满足电子化管理要求，与业务发展不匹配。完善电子化会计档案与档案管理系统的对接工作，是医院会计档案信息化建设的重中之重，这要求档案管理人员联合医院计算机中心、档案软件开发公司共同完成，不断改进。

综上所述，加快医院会计档案管理的信息化建设，不仅可以有效保障档案资料的安全性，并且能够提高其利用效率，更好的推动医院社会经济的创新发展，提高医院的经济效益与社会效益。但是，从整体角度分析，现阶段我国医院会计档案管理信息化工作中还存在很多问题，比如缺乏对信息化的认识，信息化水平低等，这需要档案管理人员提高自身素质，做好档案信息化建设的宣传工作，提高医院工作人员对档案管理信息化建设的认识，完善医院会计档案管理制度，提高信息化水平等，推动医院会计档案管理信息化建设工作的有序发展。

参考文献：

[1]中华人民共和国财政部.国家档案局令第79号——会计档案管理办法

[2]孙庆平.信息化时代对医院会计档案管理的思考[J].现代营销（下旬刊），2014，10：38.