基于信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革研究

■蔡 洁／中交二航局第二工程有限公司

一、基于信息社会背景下的办公室文书档案管理工作中存在的问题

（一）整体员工工作能力水平有限

在信息化社会背景下，办公室文书档案管理工作的开展过程中的信息化水平得到了明显的提升。但同时，在信息化社会的发展下，办公室文书档案管理工作的开展复杂程度也随之提升［1］。在这一基础上，部分文书档案管理人员自身工作能力水平与信息化社会的发展之间并不对等，导致档案管理与信息技术应用之间存在差距。在信息技术应用范围越来越广泛的今天，作为办公室文书档案管理人员，想要与信息社会的发展相融合，就必须解决自身的管理工作开展能力不高，优化管理水平低下的问题。

（二）管理人员自身对于管理工作重要性认知不深

在文书档案管理工作中，部分管理人员自身长期抱有不求上进的思想，对于各类新设备的使用操作能力也不高，对于信息化的深入发展局势，以及文书的能干的种类增加，并未积极主动的进行学习。该类问题的存在，主要是由于管理人员自身对于办公室文书档案管理工作重要性认知不深导致的，作为企业管理人员，一定要从该方面着手进行问题解决。

二、基于信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革研究

（一）改革现有办公室文书档案管理方法

（1）变更现有管理工作内容。在办公室文书档案的管理工作进行过程中，部分员工在实际的管理工作开展过程中，经常会出现信息技术应用不当，导致档案文书管理存在档案记录不明确的问题。归根结底，此类问题出现主要是由于档案管理人员自身的管理水平不高，导致办公室文书档案管理工作的安全受到威胁［2］。为了有效提升文书档案管理人员自身的工作能力，作为办公室管理人员，在进行管理人员划分是，应该制定明确的管理人员名单，在具体的档案录入之后对档案进行具体说明，提升管理效率，其次，明确参与到文书档案管理中每一位工作人员的个人责任划分，为管理工作顺利推进奠定基础，降低档案管理出现问题的概率。

（2）加强管理工作开展的合理性。在进行办公室文书档案管理工作时，还应该有效提升管理工作开展的科学合理性，使得档案查找的便捷性，同时也是为资料管理安全性提供支持。在这一前提下，进行实际的档案管理时，应该充分将安全与保密这一重点内容贯穿到工作开展的整个流程中去。与此同时，办公室工作人员需要积极做好各项档案管理安保工作，将办公室的职能效用发挥出来。另一方面，作为办公室文书档案管理人员，在具体的管理工作中应该时刻认知到，文书档案的安保工作并不是游离在企业管理流程之外的单独存在，其是企业安全管理工作开展的重要内容，想要将该项工作的开展价值真正发挥出来，就必须将办公室的职能作用发挥出来。

（二）定期清理过期文书及档案

在办公室文书档案管理工作开展的过程中，经常会存在部分文书档案已经过期的问题，还有部分文档已经超出了实际的使用年限。该部分失效的文档或许在存入保管之初的应用价值很大，但在时间的流逝下，其效用也在随之流逝。对于该部分失去应用价值的文档，继续保存不仅需要占据大量的存档空间，同时也导致办公室文书档案管理人员自身的工作量不断提升，还会在在存档保存的过程中出现与其他重要文档出现混乱问题。在这一基础上，针对该部分文档进行定期清理，可以充分提供工作人员管理水平，而清理部门过期的电子文档，也有可以为其他文档的储存留出足够的空间。

（三）重新构建档案监督管理机制

在档案管理工作开展的过程中，想要重新购机爱你档案监督管理机制，建立完善的办公室文书档案检索系统具有重要作用，不仅能够确保管理工作开展的完整性和安全性，同时对于文档的查找和归档也具有很好的帮助。在进行文书档案检索系统的构建时可以分为两个方向开展，其一是普通文档检索系统，其二是重要文档检索系统，前者系统中只需要包含诸如、建立时间、名称、参与人姓名及存放位置等信息。而后者则需要在存档纸质档案之外，将其内容进行电子信息备份，该部分文档多数仅供内部人员使用，非常重要文档借阅使用需要相关领导人员签字才能借阅。

三、结语

综上所述，现代社会的发展，越来越趋向于信息化的方向发展，此种发展趋势的产生，使得企业内部的办公室文书档案管理工作不再单一的限制在传统的分类管理循环中，而是在信息化的发展背景下逐渐面向科学合理的以信息为主的管理模式构建方面进步。此时，作为档案管理人员，应该积极变更现有的档案管理工作内容，将已经过期的档案及时从档案办公室中清理出去，为后续档案管理提供存储空间。此类改革方法的应用，不仅能够为文书方案的发展及管理人员的工作水平提升起到促进作用，同时还能够为企业未来实现可持续发展贡献一份力量。