浅论房产档案管理的信息化建设

2018-11-14■/

长江丛刊 2018年30期

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吉林省洮南市房屋产权管理中心

房产的档案管理是房产管理工作的重要内容，是实现房产管理工作规范化的重要保障。在现代社会生活中，人们进行买卖房屋、转让房屋的交易行为越来越多，造成的纠纷矛盾、法律诉讼也时有发生。这种现象不利于我国和谐社会建设，而房产档案是对房产交易行为的原始记录凭证，其可以作为有效避免纠纷、主持公道的有力武器，使其价值得到充分发挥。通过信息化建设则能够让房产档案管理更具效力，能够为我国社会的和谐发展提供支持。

一、房产档案管理融合信息技术之必要

房产档案管理的信息化建设就是利用信息技术控制和使用相关的信息资源，更加快速高效的为社会、群众服务，这与我国信息化社会的时代特征相适应，是时代发展的必然趋势。通过信息化技术的融合，房产档案管理能够从纸质化转向数字化，能够便于群众的信息查阅和内容查询，能够为群众提供更为便利的服务。其次，房产档案管理信息化，能够有效避免工作中的失误，能够促进档案管理水平的规范和提升，从而保证档案管理工作的高质量、高标准、高水平，切实为房产管理的规范化提供有力的支撑保障。第三，房产档案管理信息化建设，能够让档案信息的沟通与交流更加畅通，能够让档案信息实现及时有效的共享，从而保证信息的及时性与有效性。

二、优化信息化，发展房产档案管理新路径

(一)建立完善信息化管理制度

信息化建设是房产档案管理的高级阶段。在网络技术高速发展的今天，社会各行各业都在积极利用信息化技术进行变革，以适应时代发展的需要。信息化已经成为衡量各个行业现代化的标志之一。因此，房产档案管理机构应首先从制度入手，要建立完善的信息化管理制度，对档案的建立、查询、保存、转移等各项制度内容进行细化健全，将信息化管理制度体现在各项业务环节当中，从而进一步规范档案的管理，使档案管理更好地为经济发展和百姓生活服务。

(二)构建完善归集和检索系统

在现代档案管理工作业务开展中，最大化的发挥信息化建设的效果，构建归集系统是必要的措施之一。这是实现信息化管理的有效保证。针对当前档案管理工作的滞后性，应该对目前档案进行整理和分类。档案资料的属性一般分为文本形式和图片形式。应该对两类档案进行数字化归集处理。对涉及房屋交易的文字类资料录入信息管理系统，利用数码相机或电子扫描仪等设备对图片资料进行扫描处理，在文本档案信息上增配电子图片，并对各个资料进行整理核对后，统一纳入计算机管理系统。这样可以保障档案查阅、调取、保存的质量和效率。另外，需要在信息系统上建立强大的检索功能，对相关信息能够进行高效的搜索查询，由于房产管理档案分类较多，内容庞杂，工作人员要在繁杂的档案中准确及时的查询提取，需要一定的时间和精力。如果仍然使用传统的管理手段已经很难满足服务需要，因此，依靠强大的计算机搜索技术，建立强大的检索功能，可以有效的提高档案管理工作的效率和质量。这项工作也是信息化建设的有效实现途径。

(三)注重培养信息化管理人才

培训是提升工作水平的有效手段。房产档案管理工作人员是从事档案管理业务的主体，是实现档案管理信息化建设的基础。高素质、高层次的信息化管理人才成为提升房产档案管理水平的首要资源。因此，房产管理部门要重视对档案管理工作人员的信息化职业培养，建立完善信息化人才培养机制，形成浓厚的信息化人才培养氛围。房产管理部门应牢固树立“以人为本”的思想，克服“重使用轻培养”的错误理念，把提升人员信息化工作水平作为部门的核心工作来抓，特别要重注年轻的、有朝气活力的信息化工作人才的培养力度。在日常工作中，关心档案管理工作人员的个人发展，把个人发展和档案管理紧密结合起来。根据其个人的专长、能力和知识结构，提供相应的工作岗位，为其设计合理的职业生涯规划。加强档案管理人员的在信息化方面的教育，通过经常性的信息化方面的培训教育，不断提高工作人员的档案管理信息化意识和实际操作水平，并注重在实践中培养锻炼人才。以保证其专业知识的更新和扩展，防止其老化和停滞不前。同时，房产管理部门应鼓励从事档案管理的工作人员利用业余时间参加与现代信息化办公相关的学习培训。通过多种的培训教育模式探索，可以使工作人员的信息化工作能力和素质得到不断的提高，才能有效保证房产档案管理信息化建设的顺利进行。