现阶段机关事业单位人事档案管理的特点与作用研究

■王红明／泰来县机构编制委员会办公室

一、机关事业单位人事档案管理的特点

（一）保密性

机关事业单位在地方经济发展中具有重要地位，人事档案关系着机关事业单位全体人员基础信息、人才培养状况、人才选拔、关系到重大事件、甚至涉及国家机密等等人事相关机密管理内容，人事档案具有保密性这一鲜明特点。在人事档案管理过程中，严格执行机密制度要求，人才培养、选拔信息一旦有所泄露，造成员工队伍思想不稳定，而涉及重大事件，国家机密等信息泄露，对社会的安定及党和国家安全带来威胁。机关事业单位人事档案涉及多方面，且制度较为完善，具有独立的执行程序和范围要求，保证人事档案管理内容的机密性，为单位健康发展奠定人事基础。

（二）历史性

机关事业单位人事档案主要内容是真实记录事业单位员工的个人生活、思想状况、学习经历、突出才能等多方面，机关事业单位管理制度较为完善，传统机关事业单位人事档案管理基础信息较多。近年来，机关事业单位人事结构精简，兼职管理人员为主流，部分档案管理力度减小，对于档案历史传承具有影响，需要加强制度的执行及落实，从容应对档案随时应用及上级管理稽查。

（三）现实性

人事档案涉及机关事业单位员工岗位培养及未来发展，对人才的选拔任用具有现实意义。随着我国改革开放，机关事业单位人才流动也逐渐增多，人事档案追求实事求是，真实可靠，对单位人员工作、学习情况的动态发展也逐一记录，例如年度鉴定、奖惩考核等具体工作细节情况，对人员的入团、入党、调动、工资等多方面进行记录，从而进行人员的思想教育、专业培养，根据档案内容的重要依据，可见，在现实工作中，人事档案具有十分重要的现实性。

（四）标准性

随着机关事业单位改革的推进，机关事业单位人事管理水平逐渐上升，机关事业单位档案的统一性、规范性是事业单位发展的标准。近年来，档案信息化建设的迅速发展，机关事业单位信息化也成为重要发展方向。

二、机关事业单位人事档案管理的作用

（一）促进机关事业单位人事职能的发挥

机关事业单位人力资源管理人才资源较为短缺，员工个性化发展，机关事业单位注重人事管理建设，从财力、人力及物力等多方面给予支持，强化硬件建设，完善管理制度建设，保证人才资源的供给，使机关事业单位人事管理发挥其职能作用，实现机关事业单位人才管理、选拔及培养的宏观需求，科学发展，统筹规划人力资源，推进人事管理水平提升。

（二）辅助机关事业单位人才队伍培养

人事档案具有基础信息的同时，对员工具有的专业特长、培训教育等详细记录，是在人才培养及选拔过程中的重要信息保障。机关事业单位党工团组织机构健全，对员工的培养、教育等工作也较为全面，真实对员工在相关组织进行教育、培养的成效进行记录，为机关事业单位人才队伍培养提供基础、全面、真实的信息数据，为决策及管理层提供信息支持，保证人才队伍宏观及现实的健康发展。近年来，随着机关事业单位精简人员结构，部分地区机关事业单位缺乏高素质人才，对于机关事业单位，人才引进便成为人事管理的重点，单位要结合本单位性质和实际需求，通过相关岗位历史档案的调研，结合新员工的学历、工作经历及专业水平，进行人才的选拔、任用和培养，最终到岗位上发挥其作用，也是人事档案管理的重要工作。

（三）有助于实现人力资源的优化配置

随着我国机关事业单位管理体制改革的逐步推进，事业单位未来的发展急需科学的岗位安排及人才配置，通过人事档案的科学有效管理，发挥人力资源优化配置的重要作用。人事档案是员工的基本信息及履历，人力资源管理部门通过人事档案的真实反应，选择适合员工的岗位，发挥员工自身价值，对于那些特殊岗位，根据个人的基础信息及履历，进行人员的选择及培养，保证各部门人才的输送，保证机关事业单位的平稳运转。

（四）完善人事档案监督管理的职能

人事档案是具有保密性，在运用过程中具有严密的程序要求，在管理制度上也较为完善，通过对人事档案的安全管理，贯彻执行档案管理制度的执行，制定使用人员及操作范围，保证机关事业单位重大事件、国家机密等重要信息的安全，健全档案管理环境安全，明确专管人员的责任，充分利用现代化设备进行管理，同时也要对网络管理加强安全监督，保障机关事业单位核心信息的安全。

三、结语

综上所述，机关事业单位人事档案管理的健康发展事关我国地方经济的发展。因此，人事管理部门要高度重视，要加强档案管理制度的贯彻执行，强化人才规划目标，拓宽人才引入渠道，保障人事管理监督功能，促进机关事业单位健康发展，进而提高机关事业单位服务和管理水平，以人事档案健康发展为依托，促进人力资源的发展，统筹人力资源协调配置，促进地区经济的繁荣。机关事业单位要明确人事档案管理任务和目标，重视相关制度的执行，保障机关事业单位管理工作的顺利进行，保证机关事业机关部门综合职能的发挥。