新形势下提升高校院系行政人员工作效能的途径初探

■李小玉 杨谨瑗

四川大学化学工程学院

一、时代飞速发展，高校行政人员面临的挑战

当今社会对人才的渴求、对知识的重视达到了前所未有的高度。高等教育改革不断深化，综合实力不断提高，科研成果不断涌现，教学方式推陈出新，学生素质越来越好，在这种时代背景之下，作为高校及院系的管理层和决策层，就肩负着尤其艰巨的任务和责任。

高校领导大多数都是“双肩挑”，不但要担任教学、科研任务，指导研究生、撰写论文，同时还有繁重的领导工作：参加会议，频繁出差，处理各种紧急情况，应付各类检查等等。行政人员就需要成为领导的得力助手，具备协调、沟通、参谋、后勤保障等重要职能。使领导将精力投入到决策、规划、部署等关键环节，行政人员认真贯彻、落实，使各项任务和指令能够高效、顺畅地执行。综上情形，对于在高校中从事管理、服务等的行政工作人员来讲，将迎来不小的挑战，势必对他们的工作效能提出更高的要求。

(一)评估、审核、认证等任务的频繁来袭对行政人员提出了新要求

随着高等教育改革的深入，国家对高校教学质量的重视程度逐年提高，不同高校、不同学科常常需要面临众多“考试”：本科教学评估、学位点认证、教学水平验收、重点学科建设、“双一流”建设等等，这些工作往往少不了行政人员的身影，他们需要协助学院专家组提供数据、整理资料，为专家组提供各类支撑性素材，以便撰写报告、迎接检查。

(二)高学历、培训进修证书，甚至海外留学经历等成为上岗的必备条件

高校是培养高素质人才的地方，势必要求高校教育工作者也应具备较高的学历，过去，本科生就可以参与行政工作，现在至少是硕士研究生，甚至是博士生才能入职。有的高校在要求行政人员具有高学历的同时，还要求新进教师必须完成实用办公技能、英语交际能力、教育心理学等方面的培训和进修，才能上岗就业。个别国际学院、涉外岗位，还要求有海外留学经历。上述等等这些都表明，现代高校行政人员与过去已发生了很大的变化，无论是知识水平、个人素质、阅历见识都比过去上了一个台阶。

(三)教育改革、学科建设、专业调整迫使行政人员应有较强的适应能力

高校行政是院系的综合管理部门，为学院领导、专家组制定学院发展规划、实施教学运行以及培养学生能力起着辅助、协调和后勤保障的作用。教育改革的全面实施、学科领域的不断扩宽、专业设置的更新换代，成为近年来高校面临的挑战与考验。相应就要求行政人员既要有合理的理论知识结构又要具备丰富的实践经验和较强的适应能力。

二、高校行政人员的现状

(一)服务意识、责任意识逐年提高

对于高校行政人员，服务意识和责任意识是工作基础。与过去“大锅饭”的情况不同，现在，只要工作不尽心、责任心不强、态度不友善都会面临投诉、扣绩效，甚至下岗。高校不断完善的各项管理和考核制度使得行政人员的岗位意识已有了较大的提高，爱岗敬业已成为常态，整体素质和工作能力提升明显。

(二)工作更加规范、更加科学

高校管理的不断深化，内部控制、各种审计、巡察工作的实施，从内到外都在对高校的管理提出新标准和新要求，制度不断完善、意识不断加强、工作不断深入，必将要求行政人员工作应更加规范更加科学，才能将工作真正贯彻落实。

(三)工作繁重程度并未减轻

高校改革不但包含了对学科、专业的改革，也涵盖了对人员配置、酬金体系的改革，行政人员的工作量实际是在不断增加的，许多高校对行政人员的编制数量有着严格的规定，每个人的工作任务逐渐增加，不再有过去那种“清闲”的情况发生了，行政人员的压力也变得越来越大。

(四)不创新就会被替代

新时代高校行政工作要求我们能熟练掌握网络、新媒体、办公自动化、外语等技能，不能主动学习、不懂灵活运用，不会思考创新，就必将落伍甚至被淘汰。与年轻行政人员相比，年龄稍大的人员虽然有着比较丰富的经验、良好的工作态度，但新技术、新方法的出现，也对他们敲响了警钟，需要随时虚心学习新知识，将之内化为自己的技能，才能不致被淘汰、被替换。

三、全方位提升高校行政人员工作效能

(一)加强职业培训，加深对工作内容的认知

许多高校在行政人员入职时均会安排新员工培训，在这个时候，大家往往对工作还只是模糊的认识，而培训的内容也是比较常规而宽泛的，无法兼顾到每一个人的具体岗位，例如：学校及院系概况、岗位职责、教育心理学、实用办公技能、人力资源管理等等。由于此时，行政人员才入职，对工作还不够了解。但是随着时间的推移，在实际工作中逐渐积累起了一定的工作经验后，就需要更实用、更有效的培训和指导，持续性的培训和学习就显得尤为重要。高校可以引入专业的职业培训体系，分模块、分阶段、分岗位，每学期安排不同形式的培训，学习内容也应更加专业、更加全面。经费的投入也应加大，不只在本校学，还可以安排走访兄弟高校，甚至走出国门，向国外同行学习。行政人员应抓住难得的学习机会，转变意识，跟上时代的步伐，努力掌握技能，加深对工作内容的认知，以便更高效地完成工作。

(二)发挥科技优势，充分运用网络、媒体

电脑技术和网络的普及，给我们的工作带来了很大的便利，过去通知一件事情，要一个一个地打电话，会消耗大量的时间。现在，邮件、QQ、微信的广泛运用使得信息传递更加便捷，极大提高了工作效率。传递信息是行政人员的一个重要工作内容，同时，编制表格、汇总数据、撰写报告等文字工作，以及组织申报、完成审批、形成结果等流程管理工作也是主要工作内容。如果在开展上述常规工作的同时，善于思考、勤于创新，开发并运用一些电脑软件、小程序、新媒体，不断会进一步提高效率，更能收获意外的惊喜。

(三)绩效管理与效能考核能激发人的潜能

国家和社会对高校有着各种评价体系，高校对院系也有着各类考核指标，院系要发展就要激发人的潜力，发挥人的特长。行政人员也常常要面临被考核、被评价，无论在学期末或在年底，撰写总结、述职汇报已成为日常工作的一部分。科学、全面、客观的绩效管理与评价考核体系能较大程度地鼓励行政人员，让他们能够审视自己所完成的工作，看到自己的不足，同时，也能促使同事之间互相学习、互相交流，使大家更加爱岗敬业，努力提供更加专业的服务，激发出工作的热情。

(四)职业规划和职业关怀能提供源源不断的力量

行政工作是辅助性的，与科研、教学岗位不同，不会出科研成果、教学荣誉，只是基层单位一个“小螺丝钉”，正是由于这种特殊性，往往容易使人缺乏成就感，觉得不受重视，都是“为他人做嫁衣”，进而产生工作懈怠感。学校和院系应专门研究并制定行政人员的职业规划，结合“职员制”体系，给与行政人员关心和鼓励，在政治待遇和生活待遇都应予以考虑，解除行政人员的后顾之忧，使他们能安于奉献、乐于付出，在本职岗位上做出更大成绩。

综上，高校院系行政人员是学院的桥梁和纽带，承担着对上接受学校、学院各部门工作指令，对下沟通、协调各系、各办公室具体实施，完成各项具体任务，为全院师生提供优质、专业的服务。高校行政人员工作效能的提高需要多方面的共同努力：工作人员本人、院校和社会缺一不可，只有多方面、多层次、多渠道齐抓共管，共同发力，才能使高校院系行政工作步入一个崭新的局面。