路桥施工竣工资料的信息化管理探讨

陈奕冰

(广西路桥工程集团有限公司道桥分公司，广西 南宁 530011)

0 引言

在路桥工程的建设过程中，会形成多种多样的施工资料，包括开工申请与批复文件、设计图纸、技术交底、材料合格证书及检验报告、施工方案、质量检测记录、工程变更申请及批复等在内的各种文字图表和声像资料。这些资料构成了路桥工程建设全过程的缩影，对于后期工程建设有很大的借鉴意义，对于路桥工程的使用维护也起到了重要作用。这些资料必须要进行统一管理和科学利用，为提升路桥工程建设的发展提供资料依据。在信息时代条件下，路桥工程对竣工资料管理提出了更多的信息化管理要求，在此情况下，若不能打破以往管理模式，将会极大影响路桥工程资料管理工作的发展。对此，应当尽快实现信息化、电子化和数字化管理，建立资料管理信息系统，增大资料存储空间，才能方便后期使用者对资料的查找和利用，提高资料利用率，促进我国路桥基础设施建设的发展[1]。

1 路桥施工竣工资料信息化管理的优势及存在的问题

1.1 优势分析

在传统的路桥施工竣工资料管理工作中，因为资料数量庞大，需要占用很多的库房用来存储，无论是日常整理还是搬迁整理，都要耗费巨大的人力和时间，还常常会造成资料的遗失；而且传统的资料管理模式不利于资料的查询和利用，当需要对路桥工程进行维修时，往往需要参考建设期间的设计资料和施工资料，但却很难找出完整的、系统的工程资料，可以说利用效率极低。如果路桥工程再次改扩建，也很难将新形成的施工竣工档案扩充到原有工程的档案系统中，给资料管理带来极大的不便。

而实现路桥施工竣工资料的信息化管理则可以很好地解决这些问题。通过资料的信息化管理，可以为某个路桥工程设立一个专门的资源中心，用以集中管理该项工程的所有施工竣工资料，不但可以实现资料系统的完整性，还能够有效分类归档，有序排列，大大增强资料管理工作效率，节省大量劳动力和管理费用，也减少了库存面积，节省库房资源。另外，实现资料的信息化管理，能够将一些重要的档案资料进行电子化处理，以电子文本的方式存入资源中心，不但不会损坏或遗失资料信息，还能够实现快速查询和利用。做成光盘介质后，可以很方便地携带到任何地方使用，当然也可以通过联网实现异地查询利用，大大提升路桥施工竣工资料的利用率。

1.2 存在的问题

目前路桥施工竣工资料管理中的主要问题有以下三点：(1)对资料的电子文档的整理不及时，归档不规范，缺乏资料分类归档制度，这对于资料今后的存储和利用极为不利；(2)路桥的施工竣工资料种类较多，数量较大，必须要建立专门的数据库管理平台来对所有电子文件进行管理，但目前这一平台还没有建立和完善，相对应的管理软件也较少，无法为实现全面的信息化管理提供技术支持；(3)信息服务水平较低。当前很多路桥工程的施工竣工资料都储存在单机上，没有实现联网和资源共享，且在利用资料时只能采用手工检索，信息服务水平较低，没有实现真正的资源整合。

2 路桥施工竣工资料信息化管理要点

2.1 实现文档资料电子化

在路桥工程建设过程中，会形成很多档案文件，包括各类发文、收文、技术文档、会议纪要、过程文件、项目总结、政策法规等，这些文档资料包括图像、图形、文字、数字、表格、语音等，这是实现资料信息化管理的基础资源。因为当前工程资料信息化管理平台的建设还不够成熟，相关软件的开发也较少，因此目前的资料形式依然以纸质材料为主，电子资料为辅。所以最先形成的资料为纸质，保存在档案室。要进行路桥施工竣工资料的信息化管理，就需要先对纸质资料进行电子化处理。做好这些资源的电子化处理是实现信息化管理的第一个环节，也是最重要、难度最大、涉及面最广、工作量最大的核心环节。为了保证文档资料电子化的真实完整，必须要加强对文档资料电子化处理的重视。现如今，电子文档资料的类型主要有CAD、Word、Excel、扫描图像、视频、照片等几种。一般来讲，对路桥施工竣工资料的电子化处理流程如图1所示。

图1 路桥施工竣工资料电子化处理流程图

具体流程分析如下：

(1)一般路桥施工竣工资料在收集整理完毕后会存入档案室，负责对资料电子化处理的工作人员需要从档案室将这些需要处理的资料提取出来。(2)将提取出来的施工竣工资料进行拆解，使其都成为单页，方便后续的扫描处理。同时规范填写相关流程表，以做好记录。(3)将拆解后的资料单页依次扫描，扫描过程中保证影像清晰完整。(4)对扫描过程中存在有黑边问题或者影像方向不正确的地方进行调整和处理，确保资料扫描质量。如果有不合格的扫描影像，做好记录，以便于补扫。(5)对上一环节中不合格的资料单页进行补扫。(6)当所有资料都全部扫描处理完成后，对电子文件进行校对，纠正错误的地方。(7)利用系统软件对电子文档进行编号，并导入系统数据库中。(8)对拆解后的单页资料进行整理，恢复原状。(9)电子文件通过验收后，将原件送还档案室。

在路桥施工竣工资料进行电子化处理的业务流程中，为了便于管理和划清责任，电子化处理工作人员在执行文件资料扫描及整理时，每一个环节都需要做好书面记录，这有便于电子化处理工作人员与档案室管理人员相互之间的沟通和协调，提高工作效率。《文件电子化加工记录表》的内容如图2所示。

序号档案名称页数补扫页码完成情况完成时间

图2电子化加工记录表示意图

2.2 电子文件和纸质档案一体化

在现阶段电子文件档案的信息化管理水平还相对较低，电子文件还不能和档案室的纸质文件完全脱离开来，两者还存在着十分紧密的联系。因此，要积极实现电子文件与纸质档案一体化，使两者之间形成有机联系的整体，以便于更好地管理和利用路桥施工竣工资料。这就需要两者之间的有效配合，无论是电子文件的形成还是存储利用，都要档案室积极配合，当然电子文件处理工作人员也要全程保证纸质档案的安全性。最好能够实现对两者的统一管理，以保证一体化管理质量。

2.3 数据传输

由于各参建单位(业主、监理、施工、设计)都是路桥施工竣工资料编制的参与者，且各单位的地理位置是分散的，为了方便所有单位能够更便捷地提取资料进行查阅和利用，需要建立一定的共享平台。但是由于路桥施工竣工资料在进行电子化处理后，数据量非常大，一般的低速网络很难达到传输要求，不利于数据的传输。对此，可以先利用光盘作为介质，将资料存储在光盘中，方便携带和利用，在现阶段能够有效实现数据传输。

2.4 安全性

路桥工程一般都属于大工程，竣工资料对社会经济发展、相关建设单位商业利益等都有紧密联系，因此必须要保证竣工资料的安全性，对于电子文件，还要确保其原始性、真实性、有效性和可追溯性。这就要求在管理竣工资料时应当加强对资料形成、归档、利用、销毁等全周期的监管，确保资料信息可控。另外，管理工作者还要注意做好备份工作，包括双机热备份、物理备份、异地寄存备份等，以保证电子文件档案的安全[2]。

3 提高路桥施工竣工资料信息化管理水平的措施

3.1 融合快速大批量扫描上传技术

由于路桥施工竣工资料的数据量极大，在进行资料电子化处理时，扫描工作量巨大，不但需要很长的时间，扫描合格率也很难达到100%。对此，在今后的信息化管理中，如何解决纸质资料的快速大批量扫描和上传将是一个十分关键的问题。对此，在研究中，应该加快对快速大批量扫描上传技术的开发和应用，为实现资料的数字化管理奠定基础。

3.2 实现档案信息的互联网异地共享

当前，路桥施工竣工资料的信息化管理一般为单机模式，即客户服务器结构模式。在此情况下，若有单位需要查询相关工程资料信息，还必须要到保存资料的电子档案室，利用档案室的查询终端进行查询检索[3]。在实践中，建设工程师需要查询技术资料的可能性比较大，但他们一般都分布在工程建设一线，不能随时到电子档案室进行查询。对此，有关部门应该积极完善档案信息系统，实现异地登录互联网查询资料。另外，还要进一步开发和完善广域网结构的资料管理系统，以便于使用者可以通过互联网实现资料的查询和利用，尽可能地扩大系统使用范围，促使资料信息资源的异地共享成为现实[4]。

3.3 增加新建路桥施工竣工资料管理的功能

目前，对于路桥施工竣工资料的信息化管理还都是针对已经竣工验收后的工程项目，而对于新建路桥工程项目的资料档案还缺乏电子化和信息化管理，这使得资料的信息化管理较为被动，存在一定的滞后性。在今后的信息系统开发过程中，应该增加新建路桥工程施工竣工资料管理的功能，实现实时资源共享，也有利于路桥工程建设项目整体管理水平的提升。

4 结语

总之，为了更好地实现对路桥工程建设的管理和后期维护管理，必须要做好施工竣工资料的整理和保管工作。而信息化管理无疑是当前最理想的管理模式，虽然目前路桥施工竣工资料的信息化管理系统还不是十分完善，但相信随着信息技术的进步，未来的路桥施工竣工资料都将全面实现信息化管理，极大提高资料管理水平和效率，为进一步促进我国路桥建设管理水平的提升提供强有力的数据支持。