信息化在科技档案管理中的应用分析

杨芬

[摘 要]随着网络信息技术的不断发展，其在地质部门的应用也越来越广泛，科技档案管理同样已步入数字化、云计算时代。基于此，本文将具体探讨信息化的独特优势和当前科技档案管理存在的不足以及应对举措，以供参考。

[关键词]信息化；科技档案管理；应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.075

[中图分类号]G275.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-0-02

在地质部门的日常管理工作中，科技档案管理占据着非常重要的地位，在对科技档案进行管理时，需要对原始档案进行收录整理，对新增数据进行校正统计。由于科技档案储存的数据信息较多，地质部门引进了现代信息技术，构建了科技档案信息化管理系统，将档案信息目录完整地记录在了服务器中，在调取科技档案时，只需借助互联网的共享功能即可查询。信息化管理模式是对人工管理模式的创新，也是对人工管理模式的发展，保证了科技档案服务功能的最终实现。

1 信息化应用在科技档案管理中的优势

1.1 丰富档案内容

随着我国经济社会的不断发展，网络信息技术突飞猛进，近几年来我国提出了科教兴国战略，信息技术发展速度明显加快。特别是进入新时代以来，以大数据、云计算为支撑，信息技术广泛应用到了各行各业、各个领域。作为基础科技的前沿阵地，地质部门自然也步入了数字化时代。从科技档案管理方面来看，对传统的科技档案管理体系进行了优化。

科技档案记录的内容非常丰富，且每一项内容都具有重要的参考价值。档案管理人员的任务就是提高档案管理效率，为社会对象提供更好的档案服务，传统的管理方法，大部分都是采用人工收集资料的办法。人为管理的随意性很大，加上一些工作人员缺乏自身责任感，档案管理就会出现或多或少的各类错误，实效性会显著降低，基至还有可能会出现一定的误差。档案管理信息化后，不仅可以减少人为偏差，确保信息内容真实精确，而且能大大提升档案管理的容量，全面丰富档管理的内容。除了基础的地质资料，还包括国内外科研机构提供的重要信息。由此可见，地质部门科技档案的信息化管理，已是大势所趋，现实所需。

1.2 服务当代社会

从性质上来看，科技档案属于地质调查人员创造出来的重要成果，一切成果都要为当代社会服务，为经济社会发展服务，为民生福祉服务，以促进社会的可持续发展作为最终目标。在新时期，地质部门的社会性越来越明显，智慧成果的应用效率越来越高。我国地质部门和其他科研机构等建立了合作关系，开发了各种应用软件，对科技成果汇交带来了很大的便利，实现了科技档案共享，提高了科技档案的转化效率。科技档案的利用率越高，其所创造的社会价值越高。因此地质部门需要关注科技档案的利用途径，对科技档案内容进行不断改进。时代需要社会化的科技成果，而信息化的管理模式，显然更能迎合时代的发展和需要，网络信息技术打造了开放的平台，可容纳海量的地质科研成果。地质部门和科研机构只需登录专业平台，就能获取和查看科技档案开放部分的内容，共享数字地质带来的成果。

1.3 满足多元需求

就目前来看，地质科技档案的实用功能正在增强，其使用范围已经不再局限于地质部门内部。国家想要开展某项事业，或者企业想要进行某项工程建设，都需要借鉴科技档案信息，以科技档案数据作为基础。科技档案的需求量不断拓展，面向的使用者也越来越多。每个使用者获取档案的途径不同，对科技档案的传递方式也提出了更高的要求。信息化管理模式，可以将纸质的科技档案转换成电子科技档案，并对电子科技档案进行存储和复制。其他人员在借阅科技档案时，无须等待他人阅览完成，这无疑给使用者带来了更多的便利，大大提高了科技档案的使用效率。同时，信息化管理模式精确记录了科技档案的借阅者信息，可以对借阅者进行动态追踪，避免科技档案出现恶意篡改、泄密等问题。

2 信息化在科技档案管理应用中的不足之处

2.1 信息意识淡薄

网络信息技术属于新兴技术的产物，很多地质部门还没有认识到网络信息技术的重要性，将网络信息技术应用在科技档案管理工作中。事实上，网络信息技术对科技档案管理的重要性和紧迫性已相当明显。如果信息意识淡薄，不引起足够的重视，科技档案管理模式自然难以突破和创新。当然，也有一些地质部门认识到了网络信息技术的重要性，投入資金引进了信息技术，但是后续的工作没迅速跟上，没有对信息化的科技档案管理模式进行系统思考，对科技档案的应用缺乏章法，自然不可能达到预期的效果、发挥应有的作用。

2.2 基础建设不力

任何新兴事物的推进，都离不开必要的投入，要推进地质部门档案管理的信息化、数字化，同样需不断夯实信息化基础设施建设。由于信息意识淡薄等多种原因，部分地质部门在信息技术的推进方面投入很少，有的连基本的现代信息化设备也没有采购，导致信息系统建设推进缓慢，或停滞不前。科技档案的信息化管理工作是一项系统工程，绝不是轻而易举的小事，地质部门除推出一定的管理举措，还必须加大信息化硬件、软件建设的投入，根据实际需要进行实时更新。这些工作当然离不开必要的资金支持，没有一定的资金投入，科技档案信息系统自然无法构建起来，数据更新速度就会滞缓，科技档案的实际应用就得不到保障。地质部门需要开展的工作项目比较多，各方面都要费用，但科技档案方面的投入也需想方设法筹集资金。

2.3 信息人才欠缺

在信息化的背景下，社会对信息人才的需求量越来越多，地质部门也不例外。信息化管理模式对工作人员提出了更高的要求，科技档案管理人员不仅要具备专业的档案管理能力，而且还要具备信息操作的能力。我国很多地质部门的科技信息档案管理人员都身兼多职，由于工作比较繁忙，这些管理人员并不能全身心投入科技档案管理工作中。专业化的档案管理人员非常少，且企业忽视了档案管理人员的定向培养，阻碍了档案管理人员的后天发展。人才匮乏对科技档案管理产生了不利影响，一方面，信息化管理无法发挥效用，另一方面，科技档案管理效率无法得到提升。由于缺乏必备的档案管理能力，这些档案管理人员仍然采用传统方法对档案数据进行记录、收集等，从而浪费了大量的信息技术资源。一些地质部门为了构建科技档案管理的信息化系统，引进了现代化的档案管理设备。在信息人才欠缺的情况下，现代化档案管理设备也失去了效用，科技档案管理的信息化举步维艰。

3 信息化在科技档案管理中的应用举措

3.1 深化信息观念

网络信息技术是时代发展的大势所趋，也给各行各业带来了極大的便利。作为国家基础科学的地质部门，更应走在时代的前列，深化信息观念，通过加大投入、健全制度、强化管理、培养人才等举措，大力推进地质事业和科技档案管理信息化。当然，在应用信息技术构建科技档案管理系统时，地质部门应该注重保护科技档案，避免数据出现遗漏、恶意篡改、窃取等问题。网络信息技术以互联网为依托，而互联网具有极强的自发性，互联网中有许多黑客，这些黑客会为了牟取暴利而采用违法手段盗取系统信息。对于地质部门和科研机构而言，科技档案非常重要，科技档案是地质工作的基础，也是科研实践的依据。如果科技档案丢失，地质工作、科研实践就无法展开。近年来，我国互联网环境得到净化，但是仍有不法分子在利用互联网制度的漏洞，对他人财富进行侵害。地质部门应该明确科技档案管理人员的工作责任和任务，建立健全档案管理制度和保密制度，对档案借阅者身份进行核实，追踪档案信息，确保档案安全合理利用。

3.2 加强基础建设

信息化的科技档案管理，显然离不开必要的硬件设备和软件设备，地质部门应该根据各自的实际加大投入，不断更新科技档案信息管理系统，对硬件软件进行检查和维护。在构建信息化的科技档案系统时，地质部门应该派遣专业的技术人员，和科技公司进行合作，使设计出来的科技档案系统完全符合地质部门的需要。地质部门的资金有限，因此需要做好资金配置工作，避免出现资金流失、资金链断裂等问题。信息化的科技档案管理系统应该具有兼容性，地质部门需要对科技档案技术进行更新，随时记录新的档案数据，确保档案的完整性和科学性。为了简化工作步骤，地质部门可以对纸质科技档案进行转换，通过原文输入和扫描方法形成电子档案。

3.3 培养信息人才

管理人员的个人能力直接关系科技档案管理的质量，管理人员的个人能力越强，科技档案管理质量越高。地质部门应该认识到科技档案管理人员的重要性，严格管理人员的选拔流程，检验管理人员是否掌握信息技术知识。为了发挥科技档案管理的实效性，地质部门应该设立专门的信息科技档案管理部门，并为这个部门配备专业的信息管理人才。为了增强信息科技档案管理部门的号召力，地质部门可以提供高薪吸引人才的注意力。在日常工作的过程中，地质部门应该对科技档案管理人员进行定期教育和培训，使管理人员的信息化知识体系与时俱进，不断提升档案管理人员的业务素质。同时，地质部门应该邀请信息技术学者召开座谈会等，让科技档案管理人员参与座谈会，积极与信息技术学者进行讨论，以实现科技档案管理的信息化转变。

4 结 语

随着我国经济社会的不断发展，网络信息技术水平不断提升，应用范围也越来越广泛，地质部门更应给予高度重视，大力推进科技档案管理信息化，优化科技档案管理，提高地质工作效率。信息化的科技档案管理对管理人员、管理制度、基础设施等提出了更高的要求，为了提升科技档案管理水平，地质部门必须投入更多的资金，引进现代化的信息技术，不断壮大信息人才队伍，构建科学的科技档案管理系统，力促地质事业迈上新台阶。

主要参考文献

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