基于信息化背景的科技档案信息化管理研究

2018-11-10陈懋

中国管理信息化 2018年16期

陈懋

[摘要]进行信息化管理，是新时期对科技档案资源管理提出的具体要求，也是社会发展的大趋势。本文首先分析了信息化条件下科技档案资源管理工作的特点和意义，进而分析了现阶段信息化管理过程中存在的问题，最后给出了提高信息化管理水平的建议，希望能为广大科技档案管理工作人员提供帮助。

[关键词]信息化；科技档案；资源管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.073

[中图分类号]G275.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-0-02

根据《科学技术档案工作条例》的相关规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、錄像和录音带等科技文件材料。随着科技的发展进步，以保存资料为主的科技档案管理工作也随之发生了重大变化，正一步步向信息化科技档案管理转变。

1 科技档案信息化管理的意义

科技档案管理工作信息化管理是大势所趋，也是科技档案管理发展的必然方向。信息化条件下的科技档案资源管理工作与传统的档案管理工作相比，最根本的改变是将网络技术与信息化技术引入具体的工作中，实现了科技档案的数字化，从而有利于更好地开展资源共享工作。信息化技术的发展彻底改变了人们的工作、生活习惯。通过信息化技术的运用，各行各业的工作效率都得到了大幅提高，将信息化管理应用在科技档案管理工作中能够大幅度提高档案管理的工作效率。

1.1 有效提高了科技档案资源管理工作效率

科技档案管理工作的主要工作对象是文字、图纸、影像等实物资料，需要一一对档案资料进行整理、记录、保存。传统的档案管理工作通过人工进行操作，工作效率相对较低，将信息化技术应用在科技档案管理工作中可以有效提高档案管理的工作效率，具体表现在以下两个方面。第一，不需要大量的工作人员进行重复操作，相应的管理工作可以通过信息化平台直接进行操作，方便快捷，从而节省了大量的时间与管理资金。第二，信息化管理平台拥有一套规范化的操作技术，有效减少了人为操作，降低因人为操作失误而引发的工作失误。通过信息化管理平台的应用可以有效提高档案管理工作的准确性。

1.2 有利于高新技术的信息交流

现阶段，相当一部分科研活动并不是依靠一两个科技团队便可以完成的，交流与合作已成为推动科技发展的强大力量。现阶段的信息交流往往是跨地域、跨学科交流，传统的交流方式如座谈会等已经无法满足现阶段的信息交流活动。随着网络的普及与信息化技术的应用，信息化交流平台在科技信息交流活动中的地位越来越重要。科技档案管理工作负责对科研形成的图纸、文字、影像等资料进行管理，在信息交流活动中占据着重要的地位。科技档案工作参与到信息化平台中去可以有效丰富平台资源，继而促进各单位间的信息交流活动。

1.3 有助于各信息管理单位形成一个有机整体

信息科技管理不仅是相关管理部门的工作，同时还与所有的科研机构、部门都有密切的关系。一直以来，交流沟通都是阻碍各部门开展有效合作的重要因素。信息化管理的应用可以有效解决该问题，让各个部门形成一个整体，从而不断提高各单位间的交流合作与协调统一。

2 科技档案管理中存在的问题

2.1 信息化管理系统水平较低

近年来，我国的科研水平快速提高，但由于信息化技术起步较晚，一些关键技术研究尚不成熟，从而导致了档案资料的信息化管理水平较低。现阶段的科技档案信息化管理已经取得了很多成就，但要完全实现科技档案的信息化管理，充分发挥信息化管理的优势，依旧有很多工作要做。

2.2 档案资料信息化标准化管理不足

对档案资料开展信息化管理，标准化是基础，从本质上来说，信息化管理是进行信息数据处理。相关资料如果不进行标准化处理将很难实现统一管理，继而会影响信息化管理效率。同时，信息化管理系统涉及大量的信息数据，且这些数据一般都具有较高的保密等级，属于“重要资料”，必须加强相关人员的管理操作，以避免出现错误操作等问题。

2.3 工作人员的专业素养与信息化管理系统要求有差异

传统的档案管理工作与信息化档案管理工作具有较大的差异，对于工作人员的素质要求也不尽相同。推动科技档案的信息化管理必须建立一支现代化的管理队伍，然而科技档案管理工作的特殊性决定了不可能大批量引入相关专业人才，因此必须加强相关工作人员的培训工作，使其能够满足信息化管理系统的要求。

3 加强科技档案信息化管理的方法

3.1 加强基础设施建设

科技档案的信息化管理建立在相应的信息化设备基础上，没有相关的基础设施，推动档案管理工作信息化无疑是一句空话。因此，要建设完善的科技档案信息化管理系统必须做好相关的基础建设工作。第一，引进信息化系统与设备。相关单位可以根据自身的具体情况选择合适的信息化系统与相关设备，在进行选择时要对系统与设备的质量、功能、价格进行全面分析，并根据自身特点进行选择。第二，为有需求的科研单位研发独立的信息处理系统。随着我国科技水平的快速提高，先进的科研成果纷纷出现，由此产生的科技资料也在不断增加，从而对科技档案管理工作提出了更高的要求。由于统一管理系统的针对性不强，能够提供给单位使用的资源相对有限，且保密等级等方面都会存在一定问题，势必会对科研单位的档案管理工作造成影响。为有相关需求的科研机构研发独立的档案资源管理系统便成了解决这一问题的最好方法。

3.2 加强工作团队建设

科技档案的信息化管理与传统的档案资料管理模式并不相同。与传统的档案资料管理模式相比，信息化的档案管理工作更注重对管理平台的操作与维护，减少了对实物资料的管理与操作，从而要求档案管理工作人员必须对信息化操作系统进行全面了解，建设一支拥有高素质的人才队伍。对此，相关管理单位必须加大人才建设力度，不断吸纳具有高素质的新成员。由于科技档案管理工作涉及大量拥有较高保密等级的高精尖技术资料，必须加强新成员的政治审查与管理工作。加强工作团队建设主要对现有工作人员进行培训，使其能完全适应信息化管理操作，具体的操作办法有邀请专业人员开展培训工作，选派优秀人员进修，学习相关知识等。

3.3 加强档案管理的信息化标准建设

标准化是进行档案管理信息化管理的基础，也是保证科技档案资源信息化管理顺利进行的重要举措。进行标准化建设主要包括档案文件形成操作的标准化、相关管理工作的标准化。档案文件形成操作的标准化是指在保存相关资料时进行标准化操作。信息化的科技档案资源管理是借助信息管理平台对相关资料进行管理，而科技档案管理工作又涉及大量的报告、图纸、影像等资料，能否对这些资料进行标准化录入关系信息化管理系统以后的运行工作。科技档案资源管理工作的标准化是指在整个档案管理工作中进行标准化、规范化操作。科技档案管理工作涉及的资料非常多，如果没有规范化的操作标准极易造成信息混乱、资料出错等问题。因此加强档案管理工作的标准化建设，也是加强信息化建设的重要组成部分。

3.4 做好相关资料的数字化录入与管理

档案资料的数字化是信息化档案管理区别传统档案管理的明显特征。档案资料数字化处理是在录入档案资料时对相关档案资料进行数字化处理，从而形成相应的数字化档案。工作人员要做好相关资料的数字化录入与管理，将信息化技术引入具体的管理工作中，以实现对相关资料的格式、类型、内容进行数字化管理。同时，工作人员要借助高效的信息化网络管理平台，对相关的档案资料进行分类保存，做好相关资料的名称、类型、保密等级等信息的管理工作，并对平台用户的操作信息等进行详细记录，从而不断提高管理工作的准确性。

4 结语

科技档案资源管理工作是确保科研工作顺利进行的基础，随着时代的发展，信息化管理模式开始取代传统的档案管理模式。对此，工作人员必须不断增强自身意识，积极开展基础设施建设、工作团队建设，制定相应的標准操作制度与管理制度，做好档案资料的数字化录入与管理工作，不断提高档案资源管理工作的信息化水平，使其更好地为我国科研事业服务。

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