科研院所科研项目管理系统设计分析

2018-11-10张艳霞宫梦南

中国管理信息化 2018年16期

张艳霞宫梦南

[摘要]科研院所作为科研的主要承担主体，在项目越来越多的情况下，科研项目管理面临5大问题：项目立项、实施过程缺乏统一管理；科研管理与财务管理脱节；缺乏复杂项目（跨单位、多人员）管理手段；缺乏项目实施过程管理；科研成果利用率低。针对这些问题，本文从组织管理、项目管理、公共支撑、安全管理、系统管理等方面提出了科研院所项目管理系统设计方案，希望能够为科研院所项目管理系统实施提供参考。

[关键词]科研；项目管理；系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.031

[中图分类号]TP315；G311 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-00-03

科研院所作为科学研究的重要组成部门，主要任务就是做好科研工作。近年来，随着我国科研投入逐年增加，科研项目越来越多，科研院所作为项目管理承担单位，责任重大，建立科学有效的项目管理机制对于保障科研院所多出成果、提升科技创新能力具有重要的意义。

1 科研院所项目管理存在的问题

1.1 项目立项、实施过程缺乏统一管理

项目管理是科研院所科研管理工作的核心环节，包括立项管理、实施管理和成果管理。目前，管理模式一般包括前期的立项管理和后期的成果管理，由单位的科研管理部门负责，有一套较为成熟的规范标准；中期的实施过程，多由业务室或项目组自行管理，科研管理部门对项目实施是否按照计划要求开展，开展研究的内容是否偏离立项申报要求等缺少监管措施及信息渠道。由此极有可能出现项目无法按进度完成的情况，出现某些不负责任的科研人员拿到科研经费后应付了事的现象，从而会造成科研经费浪费，会给科研单位的形象造成不良影响。

1.2 科研管理与财务管理脱节

单位财务管理专属后勤保障部门，具有很强的独立性，自有一套财务管理规定，主要负责制定科研经费管理政策，下拨科研经费，审查科研经费预算的合理性及科研经费开支的合理性。科研管理隶属于业务部门，主要负责项目的立项、任务的下达及项目的研制监管。两个部门信息基本不互通，经常出现项目任务已下达半年甚至更长时间，项目经费还未到账，导致项目不能正常开展。另外，科研研究存在不确定性，研究的时间节点与计划稍有出入是正常现象，过于精细的财务预算会使科研项目实施与预算存在较大的出入。这往往导致有的科研项目按业务部门要求结题时项目经费还未下拨或者由于经费下拨延迟科研项目某些开支延迟而出现报账难或不能报账的问题，甚至出现挪用其他课题经费的现象。如何妥善处理科研与财务的关系，保证科研项目管理与财务管理有机结合，是科研院所值得思考的重大问题。

1.3 缺乏复杂项目（跨单位、多人员）管理手段

科研院所在管理项目时大多还停留在单项目的管理上，随着科研工作的不断深化发展，越来越多的科研项目研究需要多家单位、多个团队联合攻关。目前，这种项目管理往往是成立一个专门的项目管理办公室，各项监督检查统计工作靠层层汇报、手工汇总整理完成，仍停留在纸质化阶段。这种传统的手工统计效率低且极易出现错误，统计人员对统计对象的认识和量化标准的不同也会对统计结果的客观性、真实性和准确性产生较大的影响。此外，统计工作耗时长，时效性很差，不利于主管领导实时掌握项目的进展情况，无法为各级领导的有效決策提供必要的支持。

1.4 缺乏项目实施过程管理

一个科研项目的实施，必然是经过详细规划的。在项目实施的过程中，必然会进行项目分解，具体包括工作任务分解、人员分配、项目里程碑设置、计划与监控、任务压力分析、任务汇总分析、周（月）工作汇报、项目简报、讨论交流、研讨会议以及工作调整记录等。所有这些都是项目实施的宝贵经验财富，也是项目成员工作量及工作贡献的翔实记录，但在现行的科研管理模式中，对此基本是空白。

1.5 缺乏知识管理，科研成果利用率低

科研的最终目的是形成科研成果，科研成果是科研人员劳动的结晶，宝贵的知识财富是后续相关研究的基础，对其起到借鉴和指导作用。目前，科研院所对项目成果管理的唯一手段就是项目结题归档，按照归档要求将项目的相关纸制文件及电子文件光盘交由档案室保管。档案室仅留存一份科研项目的汇总表，如果不是专程前往档案室查阅，非课题组成员根本不清楚单位在前期开展了那些研究，也不了解单位有哪些研究成果，对这些成果更是无从借鉴。花费大量经费、大量科研人员心血的科研成果就在档案室中白白地浪费了。

2 科研项目管理系统设计

随着信息化在科研院所的不断推进，各级人员的信息化水平普遍提高，建立科研项目管理信息系统是提高管理效率的重要途径。借鉴企业级研发项目管理先进经验，结合科研院所工作实际，科研项目管理系统设计应该符合安全可靠、统一后台管理的要求。科研院所项目管理系统包括组织管理、项目管理、公共支撑、安全管理和系统管理5大部分，系统功能模型如图1所示。

2.1 组织管理

组织管理主要为科研管理人员和各级领导服务，设置项目管理办公室、部门管理、知识成果管理和定期汇报管理4个模块。各模块功能如下。

（1）项目管理办公室。用户为科研领导、科研管理人员，主要完成计划编制及项目情况查看功能。科研领导进入项目管理办公室页面，界面为按类型的多项目视图，主要包括项目名称、项目进程、里程碑完成情况、整体进度情况，选中单项目可以查看项目基本信息、项目参加人员、项目汇报汇总等信息。

科研管理人员进入项目管理办公室页面，界面为计划编制和多项目视图两部分。计划编制主要完成科研计划的编制和下达工作。在此，科研管理人员可将任务进行分解，指定分项任务的负责部门和负责人，实现复杂项目（跨单位、多人员）管理。

（2）部门管理。用户为业务领导，主要完成业务领导对所属人员和任务情况的查看功能。

（3）知识成果管理。用户为全体人员，主要是将项目全周期的成果进行收集汇总，实现知识资源的上传、存储、分类、检索和使用。知识成果可包括项目过程及结题的各类文件、文档、资料及用户认为可作为知识成果的论坛资源。

（4）定期汇报管理。用户为全体人员，主要完成项目研制过程中的各类汇报工作。固定地设置周、月报告，由项目负责人向机关、领导按固定周期汇报，也可由领导、科研管理人员、项目负责人或分项负责人单独指定时间和人员进行汇报。系统按照时间和项目将汇报自动保存。

2.2 项目管理

项目管理主要为项目负责人服务，主要为项目负责人提供项目计划分配、项目人员配置、项目里程碑设置等项目全寿命周期的所有服务，包括项目计划管理、项目人员管理、项目进度管理和项目日志管理4个模块。各模块功能如下。

（1）项目计划管理。项目负责人根据下达的计划任务要求，编制具体的项目计划，计划包括研制时间周期、定期汇报周期、项目里程碑设置、项目各阶段应完成工作等设置。

（2）项目人员管理。项目负责人按项目任务要求进行项目人员配置及人员任务分配。

（3）项目进度管理。项目进度管理主要为项目负责人提供实时的项目进展情况展示，可包括甘特图、里程碑偏移情况、任务燃尽图、需求变更趋势等的展示、查看功能。

（4）项目日志管理。项目负责人根据任务计划，设置项目日志填写计划，指定项目组成员按时间要求进行日志填报。同时，项目负责人、科研管理人员、领导可进行全周期的日志查询、查看。项目日志可记录项目大事，譬如关键里程碑、需求讨论、各类评审会议等，支持文字、图片和附件方式。项目日志应支持分类管理和查询检索，可以输出报表。

2.3 公共支撑

公共支撑面向全部使用人员，设置个人中心、内部邮件、每日工作提醒和论坛交流4个模块。各模块功能如下。

（1）个人中心。个人中心主要为全体人员提供个人工作相关全部信息，按照任务自动生成任务列表，可以创建个人记事或安排日程，还可以查看当前工作记录、工作历史等。

（2）内部邮件。根据人员设置自动生成人员邮箱，支持邮件群发、转发、回复、存草稿等功能，完成人员的内部沟通交流。

（3）每日工作提醒。每日工作提醒主要记录登录账号所有的待办工作，包括待完后任务、待填写的工作日志、待回复邮件等，可按用户要求时间生成，通过弹窗提醒每天的待办工作，避免工作疏漏，提高执行力。

（4）论坛交流。为使用人员提供讨论问题的交流平台，可按项目或按主题生成交流话题，话题发起者可指导话题参与人，默认参与人为全体人员。

（5）数据统计。數据统计主要提供按照各类设定条件的查询统计功能，以支持项目或领导决策。

2.4 安全管理

安全管理为系统安全管理员使用，包括身份识别认证和人员等级权限管理两个模块。各模块功能如下。

（1）身份识别认证。根据系统使用的级别要求进行相应级别的软硬件设备配置，开展人员身份识别认证管理。

（2）人员权限管理。根据不同人员级别设置人员等级权限，人员只能查看、参与自身等级相同或低级别的信息或论坛话题。

2.5 系统管理