档案信息化在档案保护工作中的应用

摘 要：在科技迅猛发展的当今社会，传统意义上的档案保护工作由于技术手段的局限和保护意识淡薄难以满足档案信息化环境下档案安全保管的要求。在这一研究背景下，本文首先指出档案保护工作中存在的“硬件”和“软件”问题，从而注入档案信息化这一催化剂，利用数字化、智能化、网络化方法来解决档案保护技术、保护意识中的问题，使得档案保护工作顺应信息化时代潮流，得到进一步发展。

关键词：档案保护工作；档案信息化；保护意识；智能化；网络化

一、对我国档案保护工作现状的认识

（一）档案保护技术与库房建设有待提高

（1）我国档案保护技术面临的问题。在整个档案保护工作中，档案保护技术是最为关键的一层。它从档案材料的变化出发，通过一定的措施、技术和手段，降低档案受损的程度和概率，使档案长期地保持稳定的理化性能。盡管我国在这一领域的研究起步较早，保护的手段和方法也趋于成熟，但在保护技术应用这一方面却不能满足实际的需要。此外，我国档案工作者针对不同材料的载体缺乏强调其个性化的保护，对于不同理化性能的载体往往不作保管环境的区分，导致档案老化加速。

（2）档案库房建设亟待改造。随着档案信息化建设的开展，一些经济水平较高的地区加快对档案库房的整改建设，借助数字、网络技术推进库房的智能化管理，不仅很大程度上节省了人力，档案也尽可能得到更好的保护。但目前一些档案馆受地方经济的影响，仍是旧建筑改造的库房，这些旧建筑不适合保管档案，且没有防火防盗等功能，这些都会影响档案的寿命。另外，传统档案库房管理大多依靠库房管理人员手动进行档案的上下架、库房巡检和盘点、温湿度记录调整等业务操作，工作量大、效率低、统计利用不方便。因此，我国档案保护工作需要加大力度对库房进行整体改造，建设科学合理的档案库房，使其朝着智能化方向发展。

（二）档案保护意识有待加强

（1）档案工作者——保护意识不强、实践技能薄弱。就目前情况来看，我国许多档案工作者的档案保护意识有待提高。档案人员传统的档案保护思想根深蒂固，不愿接受新事物，导致在利用新技术加强档案保护的实践上进程缓慢。笔者认为档案保护是开展档案工作的基本保障，每一位档案工作者都承担这一重大责任。档案保护工作作为一项技术性和操作性很强的工作，档案工作者必须熟悉各档案馆不同的环境条件和硬件设施。为此，我国档案工作者树立档案保护意识，强化实践技能是相当必要的。

（2）档案利用者——对档案“孤本”认识不深刻。众所周知，档案原件是“孤本”，具有唯一性。而档案的反复使用使得档案必然处在两种或两种以上环境的交替、不定状态中，这对档案寿命是极为不利的。因此，在对档案进行数字化的同时，也要加强对利用者的保护教育，使其对档案“孤本”有更深入的了解，对档案的安全予以充分的保证。

二、档案信息化在档案保护工作上的应用

（一）档案数字化——保护档案原件的有力措施

档案数字化是档案信息化的重要组成部分，它是利用数据压缩转换技术、高速扫描图像文字识别技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统载体档案进行数字化的一种方式，可实现对原件的保护。利用数字化形成的档案副本，利用者可以查看历史档案的数字化版本，不仅减少对原件的损害，而且方便了利用者的获取、查阅。

（二）智能化——档案保护技术与库房建设的发展趋势

（1）档案保护技术趋于智能化，在面对档案保护技术中的一系列问题，笔者认为可以朝着智能化、自动化的方向发展，及时了解最前沿的科技动态，积极借鉴国外档案保护技术的先进工艺，实现保护工作的自动化，减少人工作业，提高工作效率。此外，还要自主研发针对新型档案载体的保护技术，在计算机病毒监控、数据库修复技术上也要实现智能化的目标。

（2）构建“无人值守”的智能化档案库房。随着计算机技术和网络技术的应用，一些像楼宇监控系统、基于RFID技术的条码监控设备、温湿度监控系统、自动调节设备等各种智能管理设备已经出现，并逐渐在档案库房中得到应用，一种新型档案库房——智能型档案库房应运而生。它具有高效、自动化、集中管理的特点。通过使用库房的智能控制设备，以实现档案库房温湿度的自动检测及调节、馆藏档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等功能，减少库房管理人鱼的工作量，同时在档案保护工作中也更加的智能化。

（3）网络化——增强档案工作者与利用者的保护意识。网络化是档案信息化建设的高级阶段，它是将经过数字化的档案信息通过网络传输存储到计算机数据库存贮系统中，经过整理再提供给通过互联网进行查询的社会用户，从而实现档案信息的网络输入、网络存贮处理及网络查阅交流。这种基于互联网的全过程网络化实现了最大范围的档案资源高度实时共享。目前档案网站，微博、微信公众号的开设便是档案网络化的最好体现，这种服务方式打破了地域、时间的局限，极大地提高了档案信息利用率。

笔者认为对于档案工作者、利用者的档案保护意识淡薄这一问题，也可以通过网络化这一渠道得以有效解决。笔者认为可以在现有的档案网站上增设档案保护这一栏目，或者开设一个专门的学术研究型档案保护工作垂直网站，将档案保护技术、相关标准以及国内外先进的档案保护案例等一系列档案保护知识发布在网上，就可以很大程度上方便档案工作者和利用者自主学习，加深对档案保护工作的认识。同时，还可以增设实时咨询栏目，对访问者的问题给予及时解答，树立互动式服务意识。通过网络进行对外宣传，从而增强人们的档案保护意识。

三、结语

随着信息技术的不断进步，传统的档案保护工作只有与计算机、网络技术实现跨界融合，才能在档案事业发展中发挥巨大作用。当然，在融合的同时，我们仍需要考虑档案保护工作自身的实际情况，不能一味借鉴国外先进技术，摈弃原有的保护方法，应根据现有的人力物力，创造性的注入新鲜元素，两者进行有机融合，从而实现效益最大化。同时，我们在看到网络技术进步造福人类的同时，也要注意这把双刃剑的弊端，要提高信息安全的防范意识，加大对数字档案以及智能化技术的保护力度，更好地发挥档案信息化在档案保护工作中的作用。

作者简介：姚仁彬（1991—），男，安徽阜阳人，硕士研究生在读，2014级图书情报与档案管理专业，主要研究方向：档案学。