浅淡房地产企业档案数字化管理的应用与推广

梁淑仪

随着经济、社会的高速发展，信息技术日益广泛地渗透到人们的工作、学习和生活中。作为国家重要信息资源之一的档案信息，受到越来越多的重视和关注，尤其是房地产企业的档案。那么房地产档案如何进行有效、安全、系统的管理，正是房地产企业面临的一个机遇与挑战。

如何让房地产企业能准确、全面、系统地将档案储存与利用，使资源有效浓缩储存，提供方便快捷的查找？那重点就在于运用。运用，是现代化档案管理系统的特点。而传统运用中，档案工作者面对众多档案信息，完全是依靠手工操作。特别是借阅档案时，借助分类目录进行人工查找速度慢、效率低，达不到100%的准确程度。档案数字化管理系统提供了卓越的查询、检索、统计分析的功能。因此，在今后的档案资源加工中，应尽可能地利用现代技术，弥补手工操作的不足，注重档案管理系统的现代化应用与推广变得尤为重要。

所谓档案数字化（digitization）是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。以下是一些有关房地产企业档案数字化管理的认识、应用与推广。

1 企业档案管理目前的状态

档案管理部门在企业的整个体系来看，一般是不会直接产生经济效益的，鉴于这个特点，大多数企业的各业务部门也不是特别的重视。从而出现不及时收集相关的文件，不按规范整理，不在规定的时间内移交应该归档的文件，甚至觉得移交到了档案室以后，利用起来很麻烦等等的情况。使得企业档案的管理陷入一个尴尬的局面。

2 建设档案数字化管理系统的重要性

企业中各职能部门，基至企业的高层领导，对档案的管理会存在不了解，为什么档案还要用档案数字化管理，像传统的人工管理不也是挺好的？这就有必要在这里说说档案数字化管理系统的重要性。具体有以下几点：

1）节省成本：查找速度大幅提高，人工和时间成本也大幅降低。數字化管理档案通过新形式，将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，极大地减少了保管存储费用，还在一定程度上节省了占地空间，查阅起来也就节约了大量时间，从而避免因反复印刷复印资料而造成的纸张消耗和人员利用。

2）提高工作效率：档案数字化能够提供详细、即时的数据信息，使查询资料变得非常方便快捷，也大大减少了办公人员的工作量，减轻其负担。档案库也从原来的文件实体存储，扩展成为既能存储实物，也把损伤降致最低，同时也是提供信息存储调用的管理中心。

3）提高服务性：档案数字化通过互联网、局域网等进行高效检索、储存阅读电子档案、提高管理水平、提高档案业务部门的服务水平，为档案面向企业及其自身内部管理提供了更为全面的服务工作。

3 档案数字化管理系统的特点

1）档案数字化管理系统能够保护档案原有的模样，建立可靠的海量电子档案库，能和纸质档案关联。

2）档案数字化管理系统能够提供多种途径，建立电子化流程，在线档案检索，支持档案借阅、发布等管理，使原档案在更大的范围中得到利用、甚至改变其使用方式。

3）档案数字化管理系统能够更好地让档案专题发布，建立档案的关联，方便知识的获取。

4）档案数字化管理系统能够使固定的档案库变为“移动的档案库”，让旧有的纸质档案数字化，现有的电子档案合理化。

4 启动企业档案数字化管理系统的必要性

企业的档案管理部门应有效地增强档案管理工作的效率，保障档案材料的安全性，提升对档案材料的处理速度与相关人员查询使用档案的速度。借助现代信息技术的发展，结合适合自身企业发展的特点，为企业各部门提供准确到位、稳定快捷的服务，从而让档案管理工作真正服务于房地产开发企业的生产经营。应积极利用计算机来实现档案资源的自动化管理，提升档案材料的利用效率，根据企业的实际情况打造档案信息化管理平台，让企业各部门能够借助于这一平台来查询相关信息，为房地产项目的顺利实施提供有力保障。

4.1 企业档案收集工作发展所需

房地产企业收集的档案材料，需要面向的不单是在同一个地方或同一个部门，还要面向不同地方的不同项目，甚至是不同的行业所产生的档案材料等等。实现档案数字化管理系统，把原始的档案材料转化为数字化后，可以有效及时地收集到重要的信息，并下达重要的指示。

4.2 企业档案存储工作发展所需

从人类历史文明角度来说，档案是具有价值的历史文献，而传统的档案存储方式主要以纸质、缩微胶片和照片音像等形式存在，由于其载体本身的固有性质容易对档案原件造成损坏甚至丢失，保存安全系数不高。但将其数字化处理后，经由档案管理系统进行存储，一方面既可以代替原档案使用，又可以最大程度延长其存储时间。

4.3 企业档案利用工作发展所需

档案数字化能够使原档案在更大的范围中得到利用、甚至改变其使用方式。不再拘泥于传统纸质档案的“一份一地”，也免去了档案复制、转移的繁琐程序，一份档案可以同时提供给多个需要的人使用，覆盖面大大提高，有效地实现了资源共享。同时在不同地域之间的传输、不同时间空间的调阅也成为可能。不同形式的档案文件可以利用互联网的优势进行不同地域之间的传输，以此来扩大档案的利用空间，同时也缩短档案的传送时间、节约传送费用，提高档案查询、检索速度。利用计算机所具有的高速检索功能和高科技的处理能力，短时间内它能从海量的数据中迅速准确地找到数据。

5 完善企业档案数字化管理与服务模式

数字化说是当今社会很多行业发展的一个重要趋势，也是数字化应用发展的一个重要表现，而档案管理作为社会发展极为关键的一个组成部分也应该获得相应的发展，数字化技术的应用恰好能够在较大程度上提高档案管理的水平，具体到房地产企业来看，虽然说档案管理的数字化已经成为了一种必然的趋势，并且当前很多的房地产企业也都已经实现了档案管理的数字化，但是对于这种数字化应用的安全性却需要引起房地产企业管理人员的足够重视，并且还应该促进房地产企业档案管理数字化建设的全面发展，从管理人员到管理制度，再到具体的数字化管理技术，都需要有关人员进行密切的关注，切实保障数字化技术能够在房地产企业档案管理中发挥应有的作用，房地产企业的档案管理将会进入一个创新与先进并举的管理与服务模式。

本人在档案工作中不停地探索与创新，在坚持各项档案管理原则的前题下，结合先进的技术，希望能使房地产企业档案管理的数字化加快脚步，更快更好地进行应用，让企业得到更全面的发展，从而让数字化技术得到加速推广并有效利用，更好地保证档案管理与时俱进。