刍议文书档案保管期限划分方法

杨博斯 刘婧

摘 要：随着社会的进步，文书档案的职能发生了巨大的改变。本文从文书档案管理的新背景入手，论述了档案保管期限划分的重要性以及问题，并提出了一些档案保管期限划分的有效方法。以期能够为档案管理人员顺利开展工作提供帮助。

关键词：文书档案；职能；期限；划分

1 文书档案管理的新背景

在新时代的背景下，档案馆的职能有了新的变化。目前大部分学者均认同的一个转变是档案馆由原先的封闭（仅为相关政府机关进行服务）逐渐转变为开放型（其档案使用的受众更为广泛，社会各界的学者均可在相关权限下进行档案的查看，进而将其用于科研之中）。故而，这就对档案馆的职能分工提出了更高的要求，要求对其档案的分类更加细化，以方便相关人员的查看，提高档案馆的服务质量。而其中对档案保管期限进行合理的规划，无疑是其工作中的重点。

2 重新修订档案保管期限表的必要性

2.1 档案保管期限表的重要性

在对档案保管期限进行划分的过程中，档案保管期限表在其中发挥着重要的作用，是档案保管期限划分的主要依据，同时也能够通过档案保管期限表对档案自身的价值做出明确的判断。故而，在档案管理工作汇总，档案保管期限表是无法被取代的。至新中国成立以来，我国对其档案的保管工作就十分的重视，在不同的时期，根据时代的特点对其档案保管期限表做出了规范并进行了不断的调整，在这期间也积累了丰富的经验，但是截止目前，档案保管期限表仍存在着部分问题，对其档案管理工作的高效开展产生着很大的不利影响。目前所使用的档案保管期限表有着以下几个缺点：

第一，表内所包含的内容并不全面，不利于相关人员查询使用；

第二，档案保管期限表并不具备很强的可操作性；

第三，表内的部分内容的定义较为模糊。

除以上三点缺陷外，目前很多的单位机关并没有对档案管理工作进行重视，很多单位在档案工作人员的配备上仍有缺失，更甚者，部分单位的档案管理由非专业人员兼职，进而导致对于档案保管期限的划分出现不合理的情况。

2.2 档案管理工作的难度大

档案保管期限的划分是档案管理的核心工作之一，同时也有着较高的难度。在进行档案保管期限的划分时，需要对档案进行大量的定量以及定性分析，而在实际中，很多单位的馆藏量庞大，但是其结构不合理，进而导致档案管理工作的推进是非困难。造成这种情况的主要原因是由于我国的档案保管期限表的格式是由政府统一规范的，进而导致很多的机关单位在进行使用的时候，并没有灵活的使用，一味的照搬，导致其档案管理工作的效率不高，整体存在严重的滞后性。

3 档案保管期限划分的有效方法

3.1 定性分析是确定档案保管期限的前提与基础

在档案管理工作中，对档案进行定性分析是有效推进档案鉴定工作的前提。定性分析的主要目的是通过分析事物的本质，进而在探索中对其普遍性以及前瞻性有所了解。故而定性分析无论是对于档案的鉴定，还是对于档案保管期限表的设计，都有着非常重要的意义。在进行档案管理工作中，通过结合实际情况对档案进行科学的定性分析，可是档案管理工作更加高效的展开。同时，在档案的鉴定工作中使用相对应的定性分析方法，即三分法、标识法等，能够使后期档案保管期限划分的工作更加高效的展开，并能够是档案保管期限的划分更加科学、合理。在进行对档案的保管期进行划分时，首先要对其是永久保存还是定期保存进行明确，然后在这个基础上在对其进行进一步的细化。然后为了能够得到合理的档案应该进行保管的时间，可以在进行三分法分区时，对其进行标识。而为了能够使得相关部门的馆藏结构科学化、合理化，档案管理的相关人员需要结合档案的需求程度，对其档案的价值进行明确。

3.2 定量分析是提高档案保管期限精确度的必要保证

对与档案的价值进行判断，需要结合多方面的因素，此外，时代的不同，也会导致档案的价值发生变化。在某种程度上来说，一份档案所需要保管的时间越长，其所拥有的价值越大，然后若仅仅将档案保管时间作为对档案价值判断的主要依据也是非常不合理的，若是如此判断，部分未进行档案保管期限将被解释为无价值，这是明显有违事实的。故而定量分析的办法被提出，并广泛应用在对档案的价值判断之中。而在进行定量分析中，相关工作人员必须根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行，以期能够更加精准的判断出档案本身的价值。例如：根据大量的调查与研究显示，有部分的政协提案以及人大建议案并没有进行长期保持的价值，故而档案管理的工作人员就应该根据其档案的主要作用以及其档案的可使用时间来对档案需要保管的期限进行合理的调整。而另一方面，档案管理人员也应该合理的控制档案中需要永久保存的档案的比例，进而使得档案的结构更加的科学合理，确保档案的价值能够充分的发挥出来。同时，对档案进行合规的定量分析可有效的提升档案工作开展的速度。最后档案管理则需要实时关注机关的变化情况，以期能够及时的调整档案管理的期限，进而确保档案的整体价值。

3.3 定量和定性分析相结合

为了使得档案管理期限的划分更加的科学、合理、精确，通常情况下，档案管理人员都会使用将定量分析与定性分析相结合的办法进行档案保管期限表的调整修改，而在此工作中，不止是需要对所有档案进行逐個的分析，而且需要对档案的期限进行划分前有一个整体的规划，对于馆内的档案需要标明其形成的时间，并根据档案形成的原因来进行档案名称的确定，只有这样才可以在一定程度上使档案管理更加的具体化，并且尽可能的避免由于档案性质不清晰而导致的档案不能顺利归档的情况发生，进而有效的增强档案工作的连续性。此外，在进行档案价值鉴定的时候，还需要与档案室相结合，充分考虑实际情况，进而使档案性质的规划更加合理。而这就需要档案管理人员必须有足够的政治敏感性，能够判断出一份档案的具体使用的方向，例如：是国民经济还是发展计划，在这个基础上，对其档案内容提出人员的任期进行了解，从而合理判断出此档案的性质。档案管理人员若要灵活的使用定量分析与定性分析相结合的方法，必然需要具备能够对档案进行重新整理的能力，这并不是说对档案只是进行简单的分类划分，还需要其能够在整理的过程中对档案的性质进行审核。故而，对档案进行合理的种类划分，不止有利于之后的操作，而且对档案保管期限划分的细化有着非常重要的意义，同时也为以后档案的使用提供了方便。

3.4 实施二次鉴定制

在进行档案鉴定中，传统使用的是一次鉴定制，这种方法对于档案管理人员的工作展开有着不良的影响，这就要求了在新时代的背景下，我们需要进一步的增强档案鉴定工作的可靠性。其中普遍使用的方法是将一次鉴定制改为二次鉴定制。通过这种改变，不仅可以有效的提升档案保管期限的严谨性，而且可以及时发现那些随着时间的推移而失去价值的档案并将其清理出去，以此来保证档案馆藏结构的合理。通常情况下，一次鉴定与二次鉴定的间隔时间为十年，在二次鉴定时，档案管理人员需要对其档案的价值进行再次判断，判断其在现在是否仍有价值，若有，则继续保管；若价值发生了变化，则需要对其保管时间进行重新划分。

4 结束语

对于文书档案事业而言，创新是其发展的动力源泉。只有有效的提升档案管理水平，对档案保管期限进行科学规划，才可以使得档案的价值更加充分的发挥出来，便于相关人员的查看及使用。这也就要求了档案管理人员必须提高其专业技能以及综合素质，转变思路，开拓创新，进而在新时代中，将文书档案的保管工作推向更高的层次。

参考文献

[1]李军，陈冬梅，戚柏兴. 档案室制定和实施文书档案保管期限表的问题对策研究[J].中国档案. 2015（10）

[2]洪秋. 关于文书档案保管期限表的思考[J].黑龙江史志. 2015（05）