探讨人事档案管理存在的问题与建议

柏慧 周红日

摘 要：人事档案是人才信息的重要载体，它全面真实的记载着一个人不同时期的人生轨迹，包括个人经历、业务能力、工作实绩等重要信息。人事档案管理作为人事管理工作中的一个重要组成部分，其管理水平的高低，直接影响单位和个人的工作效率和质量。因此，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性，全面完成机关、企业事业单位和个人的各项目标任务，发展经济等都具有非常重要的促进作用。但目前我国的人事档案工作还存在一些问题，给人事档案工作的发展造成很大影响。因此，笔者结合实践对人事档案管理存在的问题进行全面分析，并提出有效的建议，对提升人事档案管理水平，促进经济社会的进步与发展具有重要的现实意义。

关键词：人事档案；管理；问题；建议

人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面系统地考察和了解一个人的凭证，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案对于每个人来说也是极其重要的，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障。但是在实际工作中发现，目前我国人事档案管理方面还存在很多问题，不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的困难，同时也直接影响到人才合理使用，严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，为更好地为选拔和任用人才提供真实可靠的依据，具有极其重要的意义。下面笔者结合实践对人事档案管理存在的问题进行全面分析，并提出有效的建议，旨在对人事档案管理水平的提升有所助益。

1 人事档案管理存在的问题分析

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”---食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事制度必将走向台前。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制度等限制，发展代理业务，改革户籍、人事档案 管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。笔者认为，人事档案及制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。

內容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外随着时代的发展，人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足单位的发展需要。如记载个人履历、社会关系、政治 面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷的质量。使用上，技术手段滞后，运行效率。在整理档案过程中，有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力、效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平 不相适应。

2 提高人事档案管理水平的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1）实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属于归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2）改进档案的检查与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方法进行，这两种方法均是有一定科学性，但用记起来费时，用起来繁琐，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为了提高档案管理水平，可以采取计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利于计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件 ，不仅可以提高查阅档案速度，同时也有利于人事档案的保密和安全。

3）分类管理。国家公务员的档案管理由组织人事部门按管理权限建立并管理：其余人的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种界限，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4）人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查：同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5）利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

3 结语

为了转变人们对人事档案无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。

参考文献

[1]陈玉华，文雪峰.浅谈认识档案管理的发展方向[J].档案管理，2015，（4）.

[2]李保平，郑敏等.关于人事档案管理现状分析及对策研究[J].现代档案管理技术，2016，（3）.

作者简介

柏慧（1990-）女，汉，湖南永州，本科，助理馆员，研究方向：机关及企事业单位综合办公部门档案管理、人事部门档案管理。