核电站基准文件的特点及其与档案关系

马哲文

（中广核核电运营有限公司，广东深圳518124）

1 核电站基准文件的概念及其特点

1.1 核电站基准文件

自20个世纪90年代国内首个大型商用核电站大亚湾核电站的生产文件体系筹建以来，基准文件概念从法国引入到国内，已有20多年的引进、消化、吸收、创新的实践历史。在国内核电领域，基准文件（Reference Documents）一般被理解为是在生产及经营管理活动中使用的文件的原件(Original Documents)或主件(Master Documents)。核电站基准文件来源于核电工程和生产两大主要领域，其范围一般包括：公司上层文件、技术支持文件、技术支持程序、管理程序等类别，每类文件还可以根据需要细分为若干个子类别。

在不同的核电站，可以根据自己生产和经营管理的需要，通过发布程序固化或调整优化基准文件的具体范围。从现代文件与档案管理的理论讲，核电站基准文件在本质上是核电站现行文件的精选和集合，用于产生卫星文件（Satellite Documents）和工作文件（Work Documents），是核电站安全运营的重要基础。基准文件、卫星文件、工作文件所对应的管理机构分别为基准文件库（置于文档部门下，一般与档案馆合署或置于档案馆下）、卫星文件库（置于各生产部门）、文件工作站（卫星文件库的派生机构）。

1.2 核电站基准文件的特点

通过笔者对核电站文件控制和档案管理二十多年的实践和观察，将核电站基准文件的特点归纳如下：

其一，保障性。从核电安全角度讲，核电站基准文件是核电站安全运营不可或缺的重要依据，没有基准文件或基准文件管理混乱，核电站的安全运营就失去一道管理屏障。这是因为受控的基准文件其内容直接反映了核电站的厂房、系统、设备的最新状况，运行、维修、工程改造、事件处理等活动，是一刻也离不开这些至关重要的文件。另外，核电站生产人员的技能提升也依赖于对这些基准文件的学习、消化，并且他们也养成了正式干活之前学习、了解相关基准文件的良好习惯。在核电站的日常工作氛围里，大家已经达成“优质的设备、有效的文件档案管理、高素质的人员队伍就形成了支撑核电站长期、安全、经济运行的三大支柱”[1]的行业共识。从核电安全保障性的需要来看，核电站基准文件就是核电站“有效的文件档案管理”必须时刻重点关注的对象之一。

其二，受控性。从核电质保角度讲，核电站基准文件是核电站质量保障体系的重要体现和主要依据，如没有基准文件，质量保障工作就失去抓手。当然，基准文件就需要纳入到核电站质量保障体系之中，成为受控文件。因此，基准文件从工程领域的移交接产开始，就应就文件的格式、编码、结构、版本、状态、签署、分发、目录等实施严格的控制措施，文档人员检查中发现问题提出整改意见后作退回处理，直到新提交的基准文件符合程序规定的质量要求。核电站的质保部门与文档部门，也会根据程序要求开展对包括基准文件在内的各类文件的联合督查，提出整改意见。核电站基准文件的受控性，一方面对基准文件的质量提升有促进作用，对负有管理责任的文档人员在核电站的地位提升也有积极影响。

其三，现行性。从文件内容角度讲，核电站基准文件需要不停升版，以保证文件内容与所对应的现场实际情况的高度一致，才不至于不同的工况状态下使用了错误的文件。在核电站内部，“这种使文件图纸内容与变化着的客体随时都相一致的工作称之为文件图纸的保鲜（Up-dating）工作”[2]。仅从核电站基准文件的一个类别——程序看，两台百万千瓦级的核电机组动辄有10000多份程序。要想保证这些程序的内容是最新的，体现现行性，保证可使用，必须要各专业部门、质保部门、文档部门一起行动，各司其职，从而保证基准文件覆盖全面、分类科学、升版及时。当然，需要投入的人力和物力是巨大的，但产生的效益也是可观的。唯有如此，基准文件及其控制的价值才能得到恰当体现。

其四，母本性。从文件控制层级讲，核电站基准文件起到参照基准的作用，本身并不供生产业务部门现场直接使用，它需要分发到卫星文件库，再分发到文件工作站。所以，现场直接使用的是基准文件实际上“派生”“复制”“同步”出来的工作文件。因此，基准文件实际上是卫星文件、工作问价的源头文件或叫“母文件”，具有母本性。基准文件的范围和内容发生变化，卫星文件、工作文件也需要及时发生变化。近些年来，因为核电站信息化建设步伐加快，对其文档管理理念和方法也发生影响。比如说，有些核电站的文档部门不再将基准文件实施电子、纸质双套制分发，试行“单套制”管理，只发电子文件给卫星文件库、文件工作站，现场如有需要打印纸质文件由使用人员自行解决；还有些核电站的文档部门干脆取消全部或部分实体性的卫星文件库、文件工作站，只在工作前根据需要打印出纸质文件并加载水印标识。这些措施提高了文档工作效率，文档部门与业务部门的责任更加清晰，但基准文件的母本性仍然没有发生根本变化。

2 核电站基准文件与档案的关系

从国内核电站的发展历史来看，基准文件概念及其控制措施均是从国外引进的新事物、新举措，它与核电产生的档案有着千丝万缕的联系。长期以来，核电领域的文档人员一般是将基准文件作为一种核电独有的文件形态来理解和管理。客观上，国内文件档案管理的精髓和国外文件档案管理精髓有着异曲同工、殊途同归之处。笔者认为，核电站的基准文件控制依然遵循科技文件的运动规律和档案管理的基本原则。理顺核电站基准文件及其档案的关系，对我们提升核电站的文档控制和文档服务水平至关重要。下图是笔者理解的核电站常用的文档分类（实线）及产生关系（虚线）图，具体阐述如下图1：

图1 核电站常用的文档分类（实线）及产生关系（虚线）

2.1 部分基准文件直接来源于工程阶段的竣工文件

近些年来，各地档案局（馆）拓展服务领域，也在如火如荼地推行现行文件服务中心，将本地各政府部门需要公开的现行文件（有些从档案中复制、有些一形成即报送）集中于档案局（馆）对外提供服务。核电站基准文件的来源与这些现行文件服务中心的文件来源有类似之处。从核电工程和生产关系来分析，根据双方合同约定，工程方在工程结束前需要分机组、分区域或整体向生产方移交厂房、系统、设备、文件和档案。这些从工程方接收来的文件和档案，是在生产准备期间，由运营方文档部门根据对生产各部门调研后梳理出的文件需求范围并经严格审查而获得的，其中的竣工文件主要是系统设计手册（SDM）和设备运行维修手册（EOMM），它们经生产方技术、文档部门共同审查签字后直接转化为基准文件。即使核电站生产运行后，若发现现场设备需要进行工程改造，也需要从已经形成的基建档案或设备档案中找到需要的文件，复制、修改并经审查后形成新的基准文件。生产方在复制制作基准文件过程中，会对工程档案进行审核、检查、比对，如发现问题需要及时反馈并提出整改意见，防止后续的人员用错档案。从这个意义上说，基准文件的制作过程也是对工程档案质量的监督过程。不管怎么说，从来源构成看，部分基准文件是直接来源工程阶段竣工文件所形成的档案的。

2.2 部分基准文件先于档案产生然后转化为档案

因为核电站生产与经营管理的复杂性，各核电站都按照生产准备大纲等文件要求，提前进行生产所需要的文件准备，特别是基准文件的准备。也就是说，无论核电工程模式是大业主模式还是总包建设模式，核电站在筹建开始就有生产准备人员在全程跟进，进行生产人员准备和文件准备，与核电工程建设阶段相对应，工程方向生产方移交的文件实体一般经过一个由“参考文件→3T阶段文件→基准文件”的文件有效性不断增强的演变阶段。参考文件通常指在尚未进行正式的母本审查与最终移交前由运营方文档部门实时同步接收生产方各专业所需工程上游文件的过程版本文件，3T阶段文件是指隔离移交阶段（Take Over for Blocking,TOB）、维修移交阶段（Take Over for Maintenance,TOM）、临时运行移交阶段（Take Over for Temporary Operation,TOTO）文件。参考文件和3T阶段文件均是来源于核电工程不同阶段的基准文件的前身和源头。核电站的工程建设方在移交电站厂房、设备的同时，需要向生产运营方移交正式的文件、档案。只有经过生产运营方审查、签字确认的文件，如系统设计手册（SDM）、设备运行维修手册（EOMM），才可以作为基准文件运用于未来的生产活动。因为生产准备人员提前介入的原因，客观上出现部分基准文件已签字确认接受，但是基准文件对应的那部分档案案卷在工程方尚未整理固化的情况。为提高工作效率，工程方的文档人员与生产方的文档人员协商后，直接选择从生产方的基准文件管理系统下载档案案卷所需要内容，结合其他工程文件整理后录入工程文档管理系统，纸质文件同步制作一套。当然，如果工程方的档案整理进度快于生产方的基准文件形成进度，就不存在这样的情况。

2.3 部分基准文件依据档案编写并在生产活动中形成新的档案

这主要是在核电站的技术程序（含运行程序、维修程序、技术支持程序等）和管理程序的编制过程中得到淋漓尽致的体现。如国内某三代核电项目，其2台机组生效的技术程序有10000多份，管理程序3000多份，这些程序的编制过程是基于程序编制人员对相关档案内容的消化、吸收并经相关授权人员审批后生效的，否则程序就变成无源之水、无本之木、不可使用。生产准备人员在编制技术程序编制计划和正式启动编制之前，一定需要了解厂房、系统、设备的竣工状态，就需要根据责任分工，查阅大量相关的竣工档案。这些程序经过编、审、批和文档部门的发布后，成为核电站后续生产、运营的重要依据。核电站的工程和生产的实践反复验证一个事实：核电领域的“一切程序化”“一切按程序办”理念和要求，可以有效防止人因失误、提升安全管控水平。这么多的管理程序和技术程序是核电站生产和经营管理活动的依据，在使用过程中又会产生新的文件和档案。在这个过程中，充分体现了核电站“把要做得事先写下来，按写的方法去做，把做过的事记录下来”做事文化，体现了核电工作程序化、文件化、记录化要求，体现了部分基准文件依据档案编写并在生产活动中形成新的档案的事实，也体现了科技档案信息与科技文件信息内容可以有条件相互转化的基本规律。

2.4 部分基准文件在实际控制中暂不向档案转化

这种情况要具体问题具体分析，不同的核电站的具体做法不一致。因为核电站的文件编码体系完备，与厂房、系统、设备等对应实物高度关联、可以套用，是核电站所有人员的共同语言，所以，核电领域的业务人员使用文件编码一般不需要文档人员另外解释。因为基准文件的编码起到类似档案编码的作用，也就有了纳入基准文件范围的文件，各种过程版本是否一定要适时归档，和在档案中是否要求另存一套的讨论。对此，国内各核电站有不同的实践回答，长期讨论很难达成一致。其原因可以归纳为如下四点：其一，有些人认为国外核电站基准文件不存在转化归档一说，可以全部借鉴。根源是从国外引进之初，因国外核电站对这些文件的管控没有考虑向档案转化的问题，影响到国内核电站相关文件的归档处理。其二，认为向档案转化的需求不紧迫。基准文件本身需要不停“保鲜”，具有现行性，处于现行期的文件可以暂不归档（理解不一定合理），等到电站退役后再集中考虑归档问题。其三，认为向档案转化必要性不足。基准文件的编码非常科学，查询本身就非常方便，再对其归档就赋予了多个档号，徒增复杂性而已，认为没有必要。当然，也有些核电站根据核电行业的最新行标《核电档案分类准则及编码规则》（NB/T 20042-2011）的要求，进行不同方式的基准文件过期版本归档实践，更为有利于文件档案的方便查阅利用和管理过程的有效追溯。

总之，因为国内核电站的基准文件从根源上说属于引进概念，其控制过程关系到核电安全、质量，其程序要求细致、深入，控制方法与国内档案局（馆）下设的现行文件管理既类似又不完全一致，其与档案的关系非常复杂，也正因为复杂才更值得我们继续关注和研究。