关于办公自动化中的计算机应用相关思考

王兴富

摘 要 科学技术的发展推动了计算机的诞生，而计算机的诞生直接推动了社会文明与进步。如今，计算机的普遍应用，大大推广了计算机的普及程度，计算机开始广泛地应用于各种领域。其中，将计算机应用于办公室中就是其中之一，极大地方便了办公，提高了办公效率，打破了传统的办公模式，开始形成一种全新的自动化办公模式。本文针对自动化与计算机应用作了几点思考，希望能达到优化办公系统的目的。

关键词 计算机技术 办公自动化 应用

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.028

Abstract The development of science and technology has promoted the birth of computers， and the birth of computers directly promoted social civilization and progress. Nowadays， the universal application of computers has greatly promoted the popularity of computers， and computers have been widely used in various fields. Among them， the application of computers in the office is one of them， which greatly facilitates office work， improves office efficiency， breaks the traditional office mode， and begins to form a new automated office mode. This article has made some thoughts on automation and computer applications， hoping to achieve the goal of optimizing the office system.

Keywords computer technology； office automation； application

传统办公的模式在当下已经不能满足人们对办公处理的需求，正逐渐退出历史舞台，以计算机为主要载体的自动化办公开始得到普及。相较传统的办公模式，自动化办公是一种全新的办公处理方式，利用计算机为主体的先进的技术设备，极大提高了办公工作效率；在信息交流方面，办公自动化打破了传统封闭的模式，以一种开放的形式出现在大众面前，实现了信息的全面共享，一定程度上提高了办公处理能力，增强了教师的教学效率。

1 办公自动化的相关内容

进行信息传递、资源的多元整合以及多维思考是办公自动化的核心思想。办公自动化的相关内容是在与传统办公的比较中产生的，传统的办公通常以人工操作运行进行信息数据的加工处理，耗时较长，效率低下并且传递信息较封闭，大量有效信息得不到及时的运用与分享。办公自动化的运行操作以计算机的普遍运用为载体，通过运用先进的科学技术与设备，例如文字处理器、互联网技术、3D打印技术使得信息得到全方位的有效共享，打破了传统办公因空间阻隔所造成的不便，使信息搜集与处理的速度大大增强，有效增强了人员同步协作，提高办公效率。其次，传统办公资源整合能力还有待加强，人工的局限性导致多数资源的流失。而办公自动化通过计算机将资源进行有效优化整合，人机结合将资源重新进行归类和整理，一定程度上防止了资源的流失，为教学发展奠定了基础。最后，计算机作为人工智能的初级阶段，还是在很大程度上给人类提供了强大的思维支持，极大地拓展了人类的思维，提高了办公人员的思考能力。在进行教学决策和制定教学方案的时候可以很好地提供辅助功能，加强人们对信息的认识与处理能力，降低教学无用、教学效率低下等弊端。由此可见，以计算机为载体的信息自动化给人们办公办学提供了极大的便利，认识这些便利的同时也必须认识到计算机相关技术对我们发出的挑战，办公自动化需要相关技术人员，专业技术越纯熟越能够发挥计算机的作用。因此，办公人员这一块应该成为我们重点加以培训的部分。

2 计算机应用技术在现代办公自动化中的作用

2.1 降低办公成本

在今天这样一个知识大爆炸的时代，环绕在我们周围的信息越来越多，纷繁复杂，考验我们的是，我们不仅要有一双辨别真伪与有效信息的眼睛，还要能够对信息进行有效的整合，抓住信息传递的小尾巴。我们都知道，信息传递最讲究的就是信息的时效性，如果不能把握新鲜的信息，那么我们做事情就不能最快的抓住信息的热度，长此以往，这种滞后性信息把握会使我们落后，创新能力远远跟不上那些能够及时准确掌握信息的人们。计算机信息技术的运用，一方面，节约了收集信息所耗费的人力、物力、财力和时间，降低了信息搜集的资金费用及成本；另一方面，以计算机为载体的自动化办公规范了教学流程，减少了因为人力因素造成的失误，明显提高了辦公效率和高校管理水平。

2.2 优化办公环境

计算机引入办公以后，解决了传统办公中时间与空间的局限所造成的难题，自动化办公实现了在任何时间、任何地点都能办公的便利。除此之外，计算机网络信息技术给人们办公提供便利的同时也在一定程度上给人们创造了更便利更广阔的平台，优化了办公环境。办公人员可以突破时间空间的局限，在互联网提供的便利平台上进行交流与合作。办公自动化让办公室变成了一个内部信息的交流平台，借助这个场所，办公人员随时随地进行内部信息的交流，信息的交流始于这个平台又超越这个平台，使得办公内部焕发着蓬勃生机，即使得内部的信息通知、文件以及技术等方面的信息能够及时、有效的传达。

2.3 提高办公效率

新时代的高校建设，对信息运作效率的掌握是对高校发展的一大挑战，一定程度上维系这高校的生存与发展。为此，为了迎合党中央建设双一流的号召，高校办公要及时掌握信息的新动态，把握第一手资料，掌握最有价值的信息，做出科学的决策，积极为国家建设培养人才。计算机信息技术引入高校办学，是对计算机应用的积极有益的拓展，可以让最具有潜力的有为青年及时吸收到养分，满足他们对知识的渴求与对大千世界的猎奇心理。在学生的带动下，教师的办公效率不仅提高了，而且在一定程度上，学校的整体风貌也在潜移默化中得到了升华与熏陶。

3 办公自动化与计算机应用时应注意的问题

3.1 提高办公人员的素质

办公自动化在办公过程中固然有很多优势，但它的核心依然需要人工操作才能发挥其应有的最大作用，因此就需要有专业技术精湛的技术人员的操控。然而，教师并非具备精湛的计算机技术，但是为了教学的方便和更好的发展，基础的计算机知识是必要的。但是对于计算机专业的同学和教师来说，基础的技术知识是远远不够的，必须进行系统的专门训练才能适应学校发展的需要和自身的发展成才的需要。习近平总书记在北京大学进行师生座谈会的时候提到，一个优秀教师的衡量标准，其中一项就是过硬的专业技能，这不仅关系单个教师的个人价值的实现，更关系着双一流建设的成功与否，关系我们是否进入世界大学排行前列，是否能够为国家的中国梦而奉献自己的一份力。因此，过硬的专业技术是办学绝不可忽视的一项。高校各部门、各教师要有使命感、责任感，努力提高自身的专业素养。

3.2 制定规则，完善相关管理体系

办公自动化是一套纷繁复杂的系统，它涉及纯熟的技术和先进的设备等要素组成。要想充分发挥自动化的优势，建立一套完善的体系是非常必要的。一套核心的管理体系最核心的就是要有一套核心的管理思想方针以及能够应对突发事件的处理能力与水平，在完善管理体系下，做到教师、学生与学校的管理体制相融合，紧紧围绕办好特色大学的宗旨进行一系列教学活动。教学各部门还应具有不断开拓进取的精神，源源不断地为教学注入新鲜的血液，增强高校的生命力。以计算机为基础的办公自动化提高了办公处理能力的同时，也增强了高校计算机信息技术的发展。随着信息技术的不断发展，摆在人们面前的一个亟需解决的问题就是如何与时俱进，最大程度发挥计算机自动化的优势。在当前的大数据时代，数据信息如喷泉一样远远不断涌现出来，如果不能优化现代办公模式，配合现代先进的技术水准，就难以充分实现办公自动化的全部优势。

4 计算机信息处理技术的具体应用

4.1 文字处理技术的应用

文字从产生以来就经历了漫长的发展过程，伴随文字的产生，对文字的处理也经历了很长一段时间的发展，从最初的手写发展到雕版印刷，再到现在的依靠计算机技术处理文字。运用计算机对文字进行编辑处理，极大方便了人们的生产生活，长期以来对文字技术的发展形成了一套运用计算机编辑处理文字的现代办公系统。在现代办公系统中，对中文字处理是基础内容和必备的技术要求。利用二级办公，即WPS、WORD等软件进行文字处理时，能够实现文字录入编辑、排版设置的美观与大方。此外，除了这些软件，单单就文字“域”方面，就给我们带来了惊人的便利，更何况还有一些新推出的功能，不得不承认，信息技术的应用彻底颠覆了传统办公的模式，信息处理自动化正以一种新的姿态不断走进人们的生活中。

4.2 数据信息处理技术的应用

数据处理技术的主要功能就是对数据进行搜集、分析、整理，目前应用最广泛的数据处理软件就是Excel。运用Excel中的数据处理功能不仅能够让数据以一种更加清晰的、直观的形式展现出来，还可以确保数据的简洁性，使人一目了然。除此之外，还有利于保留数据的独特性与持久性。对于运用自动化的教师来说，需要清楚Excel的具体操作功能，可以根据手中的数据与计算机有机结合，整合出自己想要的数据，并能够对数据进行进一步的分析与处理。最后，教师需要掌握的一个独特技能是能够灵活多角度地对数据进行分析，得到支持教学的相关数据和结论。

4.3 网络技术的应用

目前，网络技术已涉及到人们生活的方方面面，人们的生活似乎已经离不开以计算机为载体的信息技术的应用。网络信息技术的应用主要表现为两个方面：一方面，电子邮件在网上的运用，各高校各部门既是彼此独立的又是相互连接的。各高校与各部门在互联网的桥梁作用下有机地形成了一个整体。他们之间主要运用电子邮件进行沟通，这样既方便又安全。在整个信息传递的过程中，有效地避免了错误的出现以及延时等意外情况的出现，大大增强了信息传递的准确性与安全性。另一方面，运用电子视频的方式进行远程会议控制。在经济全球化的今天，互联网使我们每一个人紧紧联系在一起。以往的会议都是在会议开始前进行很长时间的会议准备，而且要人员到场才能实现有效的沟通。但是，现代化的电视会议应用超越了时间与空间的局限性，随时随地都可以参加会议，并且在线互动探讨会议相关事宜，极大地提高了办公人员的工作效率与工作能力。

5 结语

近些年来，随着信息技术的发展和科技的更新换代，各个高校所需处理的事情也越来越多，办公人员所需处理的信息也越来越复杂。各高校、各部门要清楚自身的实际，迎着新時代的春风抓紧进行信息技术的改革与创新，并借此推动高校教育的改革与发展。

参考文献

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