秘书：办公室的全职高手

苏忆瑶

很多同学分不清秘书和文员这两个职位，其实，秘书与文员在本质上同属一个职业类别，只不过他们从事的工作侧重点有所不同。

一般来说，秘书工作大致可分为四类：1.负责办公室全面日常管理工作；2.担任公司领导秘书，主要负责上司办公室的管理、文件起草、上司的日程安排等工作；3.担任普通秘书，承担做好会议记录、接听电话、接待客人、收发信函等工作；4.负责办公用品的管理、采购和卫生等后勤工作，也是一些公司文员的基本工作。对于不喜欢做接待工作而又想做文员的同学，可以留意一下职位描述中有无对身高、形象、驾驶证的要求，如有要求，那就是招聘秘书无疑了。

作为一个秘书，首先需要掌握一些基本的商务礼仪，包括着装、握手、迎客、泡茶等内容。其中，泡茶有很多讲究，如第一道泡茶的水需要倒掉，是为“洗茶”；倒茶时茶水不能倒得过满；客人会使用“叩指礼”，即用手指轻轻敲击桌面来向倒茶者表示感谢等。其次，秘书要学会辨认董事长的字迹，这是一项有点难度的工作，因为很多领导的字都是极具个性的，要想熟练地做好这项工作需要通过长期的训练才行。最后，秘书还要具备公文写作能力，如要学会写会议纪要、活动总结等。

大学毕业后，我进入一家公司担任宣传文秘一职，既负责文字工作，又要负责新媒体运营，还要负责接待工作，这个岗位真是“一个顶仨”啊。

宣传工作是一项重要的工作内容，比如公司召开某个活动之后，我需要撰写一篇新闻稿并将其上传到公司官网和微信公众号上。而对我来说最有挑战性的工作，就是负责接待客人了。作为秘书的我必须全程参与整个接待过程，记录谈话内容、录音、拍照等。

在接待过程中，秘书要时刻留心客人是否需要添加茶水。刚开始时我不太灵光，看到主任一个劲地在给我使眼色，我很久才反应过来，是该给客人添茶了。到了用餐的時候，秘书也是不能安心地坐在椅子上大快朵颐的，要时刻注意添酒，在董事长和客人夹菜时及时按住转盘，还要随时准备敬酒。插一句话，因为我不喝酒，所以还要忍受董事长不满的眼神。吃完饭后，董事长和客人们又开始新一轮的聊天，我又得继续泡茶、上茶。等到了晚上九点半，整个饭局终于结束，我也终于结束了整个接待工作。

秘书还有一项重要的工作，就是要陪同领导出差。第一次接到这个任务时我特别紧张，还好出差的地点在相邻的城市，距离不远，可以当天返回。路上，董事长并没有放过这个可以“开会”的时间，我只能边听边用本子记录下来——作为一个秘书，是需要随身携带纸笔的。到了目的地后，由于我们是客人，因此基本上都是由对方公司的秘书负责接待，我也能忙里偷闲，享受一下客人的待遇。

秘书实际要做的事并不多，但总是要时刻保持高度自觉，随时让自己处在最好的状态，还需要非常细致入微的观察能力，学会和领导、不同的客人打交道，还经常会面临加班和出差的工作任务，因此让人感到身心疲惫。我知道每份工作都有不同的难处，每个职业都有不为人知的辛酸，路是自己选的，唯有咬牙坚持。

此外，一个秘书要想成为办公室主任或者董事长秘书，没有三五年的积淀是做不了的，只有不断地提高自己的交际能力、应对突发事件的能力以及培养细心严谨的工作态度，这样才能得到领导的赏识，让自己有更好的发展前景。