审视新形势下的电子文件管理

摘 要：随着数字化信息时代的到来，电子文件是历史发展的必然趋势，它突破了时间与空间的距离，使文件的管理与运行更加快捷，更容易实现文件信息的资源共享，在新形势下，越来越多的社会活动已不再采用纸张记录，而是将文字、声像等信息通过计算机转换为数字信息存储，如何认识和迎接已经到来的文件管理革命，已成为档案界普遍关注的焦点。

关键词：管理革命；电子文件；管理

一、 从操作性的管理环节入手积极应对文件管理革命

20世纪80年代末，随着计算机存储技术、网络技术的突破及个人计算机的普及，电子文件开始产生。国际档案界因此提出了“电子文件（档案）”的概念，从那时起，世界各国纷纷从国家战略的高度，组织专家积极开展电子文件管理的研究工作。

我国第一次发表有关电子文件的文章是罗伯特·威廉斯在《档案学通讯》1988年第1期《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》，随后，中国人民大学副校长兼档案馆馆长冯惠玲教授在《档案学通讯》1998年第1期、2006年第3期分别发表《认识电子文件〈拥有新记忆——电子文件管理研究〉摘要之一》和《电子文件管理国家战略刍议》；浙江大学公共管理学院傅荣校教授与叶建英在《浙江档案》2006年第8期发表《我们能理解与解决电子文件管理问题吗？》等等，他们在各个时期研究了电子文件理论、特性以及管理系统设计等。

二、 电子文件的特点及运用

电子文件是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，给社会记录活动带来了全方位变革。运用好电子文件能促进信息、网络技术进一步发展，方便文件信息传递和数据共享，能使人们的工作效率和质量进一步提高，能为用户提供最优质的服务。

（一） 电子文件管理的主要特点

一是电子文件管理自动化。通过计算机与网络技术以及各种办公系统软件，实现文件管理流转全程自动化；二是电子文件存储数码化。借助计算机和网络技术，按照一定格式，将文字、图形等信息转换为数码或符号，并通过相应的软硬件技术来识别、传输和利用，文件存储数码化具有存储空间小，信息容量大等特点；三是电子文件传输网络化。通过计算机与网络技术，将电子文件内容存放于网络办公平台专门设置的区域中，可以使文件传输变得更加便捷，也有利于统筹规划电子文件管理工作，从而实现科学管理和应用电子文档的目的；四是电子文件形成公开化。利用网络技术充分发挥自身优势来监控文件处理的整个流程，从而实现电子文件全流程的公开化；五是电子文件利用在线化。电子文件是依靠网络技术完成的，具有共享性、多用性和交互性等优势。

（二） 电子文件管理与运用方面的现状

一是纸质文件归档与电子文件归档并存。电子文件由于其查寻快捷，存储方便等特性，已经被广泛推广和应用于现实档案管理工作中，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，目前电子文件归档和纸质文件归档同时存在，使用两种不同载体存储且内容相同。

二是档案软件缺乏通用性。电子文件管理尚无统一标准，系统与系统兼容性较差，无法全面实施、统一推广，各档案部门的软件不能互用。

三是现行档案管理、利用不能适应电子文件管理需求。电子文件必须以数字化、网络化和信息共享为主要内容，它的产生、移交、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。

三、 现阶段电子文件管理中存在的主要问题

从国内电子文件管理研究成果看，在电子文件管理的原始性、真实性、完整性、技术性、安全性、规范化得到广泛探讨，为探索中的电子文件管理实践提供了理论指导。从电子文件管理现状分析，阻碍电子文件管理主要有以下几个方面：

（一） 对电子文件的认知落后、观念陈旧

电子文件是一个机构乃至国家不可再生的信息资源，我国电子文件管理发展相对滞后，主要根源于各地、各单位以及档案工作人员对电子文件的认识上的淡薄，思想观念陈旧，管理创新意识不强。不能意识到电子文件管理对于传统档案管理理论和实践的冲击、影响与管理方式的根本变革；不能意识到在电子政务系统中，必须对电子文件进行实质性的文档一体化管理；不能意识到在技术上的复杂与脆弱，存在严峻的多重风险。

（二） 电子文件管理缺少宏观统筹规划

电子文件的形成与办理、归档与移交、保管与利用、管理机构及其职责等做出了规定，但是在办法中“定性”的成分多，“定量”的成分少，对概念及必要性的论述较多，对具体措施叙述较少，指导性及规范性还有所欠缺，从国家层面看，统筹管理与规划不多，缺乏电子文件统一、科学与严格管理的相关法令与法规，缺乏指导全国各级各类电子文件管理的指导性文件，电子文件管理在执行过程中缺乏强有力的引导和指导。

（三） 电子文件的安全性还未得到保障

随着各种网络的不断发展和融合，各种资源在网络空间传播迅速，电子文件以办公自动化和信息网络为基础，其在传播过程中很可能遭受第三方攻击，篡改、窃取甚至替换，破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染，病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端，导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时，一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取，这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁国家及地区的信息安全。因此，必须大力加强对电子文件安全的保障措施。

（四） 电子文件管理专业人员缺乏

对电子文件的管理，绝不是仅仅懂得纸质文件档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅僅懂得信息技术的人员所能胜任的。电子文件管理要求工作人员既具备文件管理的基础知识、管理原则和管理环节，又要熟练掌握电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技能，以及电子计算机技术、数字通信技术等。目前在电子文件管理的实际工作中，由于缺乏相关的管理知识，各地信息化主管领导在电子政务总体规划中往往会忽略电子文件的管理问题，电子政务系统开发人员则容易忽略保障电子文件长久真实、完整和可读的现实要求，档案工作人员则无法提出全面、明确的功能需求，文件形成者则可能使文件重要的构成要素和文件系列没有保存齐全或忽略数据备份等，从而导致电子文件管理失效。

四、 完善电子文件管理的路径思考

为提高电子文件管理水平与质量，根据电子文件的特性、运动规律和特有风险，借鉴其他国家先进经验，结合我国具体情况，完善电子文件管理应从以下几个方面进行：

（一） 更新思想观念

首先，必须认识到电子文件对现阶段档案管理的冲击是巨大的，是一个全新课题，包括对电子文件概念的重新认识、新制度的适应和新角色的转换。其次，电子文件的管理模式已经完全不同于以往的等待档案上门的被动式管理，由于其自身特有的属性，管理者必须在电子文件形成的初期就介入，与文件的生成者及相关人员充分合作，这样才可有效保证电子文件的真实性。再次，必须认识到“双轨制”与“双套制”并不是应对电子文件冲击的法宝，而是权宜之计，过渡措施，不可长期依赖，一些技术先进的国家。

（二） 加强电子文件管理整体规划

为了更好地管理电子文件，要进一步做好电子文件的集中统一规划，将电子文件管理的“底层推动”转变为“顶层推动、上下联动”。首先，应将电子文件管理列入规划，从国家层面做好电子文件的管理，在国务院建立电子文件的领导机构，统一领导，发布国家电子文件实施纲要，制定统一的电子文件实施规范，为全国电子文件的开展提供指导。其次，地方政府要积极与国家的规划进行衔接，加快推动各级和各地政府之间、同级政府的不同部门之间的信息沟通，出台相应的配套措施，将电子文件管理的流程、方法、模式、框架等方面进行统筹，在国家的统一规划下，使电子文件的管理组织、保存、利用更加科学规范。

（三） 加强对电子文件管理的安全措施

采取相关措施，加强对电子文件所依赖的计算机软硬件系统和网络环境的管理，为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。电子文件在网络中传输，满足一定的协议，具有特定的传输格式，开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性，可通过访问控制技术，在内外网之间设置障碍，防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备，检测内外网之间的访问流量，设定网络安全检测规则，对外网禁止开放特定的访问端口，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，阻止电子档案信息从网络上非法输出，从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

（四） 重视和加快专业人员培养

现代化的档案管理工作者，需适应馆藏资源数字化、存储海量化、传递网络化、信息资源共享化、服务对象扩大化的现实需要，不仅要具备档案管理的专业知识，还要掌握计算机软硬件知识和各种自动化系统及网络系统的应用与维护。首先，各地区要对档案工作者进行重点培训，特别是对电子文件应用系统的管理与维护、网络管理与维护、数据库管理与维护以及网络环境下电子文件档案管理的安全与维护等方面重点培训。通过培训，一方面使他们具备新技术革命的意识、观念，另一方面使他们掌握一定程度的信息知识和应用技术。其次，档案工作者要加强职业道德修养，以高度的责任心和神圣的使命感，积极应对这种全新的文件管理革命，为档案事业的发展尽职尽责。

參考文献：

[1]于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，2010（01）.

[2]吕慧燕.谈电子文件档案管理[J].合作经济与科技，2013（10）.

作者简介：

张炎培，青海省西宁市，中共青海省委党校。