基于RPA的财务共享服务中心总账管理优化研究

程平 代佳

【摘 要】 大数据、云计算、人工智能等技术的高速发展与应用为ABC集团的总账管理实现机器人流程自动化（RPA）提供了良好的技术环境，RPA技术的运用为企业财务共享服务中心的业务流程优化与改进提供了新的技术思路。文章以ABC集团为例，基于其财务共享服务中心平台，在阐述总账管理现状及其存在问题的基础上，引入RPA技术，结合大数据技术、图像识别、语音识别技术，将原始单据影像资料自动采集、识别并进行分类来帮助提升凭证录入与审核效率，并围绕财务共享服务中心总账管理凭证处理流程进行机器人流程自动化（RPA）的优化设计，以期为将来机器人流程自动化在财务工作中的应用提供实践和理论依据。

【关键词】 RPA； 财务共享财务中心； 总账管理

【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）16-0141-06

一、引言

随着大数据、云计算、人工智能等技术的高速发展与应用，会计行业正面临新的转折与挑战。财务共享服务模式应运而生，财务共享服务是通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的整合，将那些具有规模经济和范围经济属性的业务放到财务共享服务中心（FinanciaABC Shared Service Center，FSSC）集中处理[1]。在德勤、普华永道以及中化国际相继推出财务机器人后，RPA（Robotic Process Automation）成为各方关注的焦点。财务共享服务中心因其高度的规范性和统一性为RPA提供了良好的应用环境。RPA是基于计算机编码及规则的软件，通过执行重复的基于规则的任务来将手工活动进行自动化的一种技术。在业财一体化的思想下，FSSC的核心业务流程总账管理运用RPA进一步优化财务工作流程，减少大量人力、物力及财力投入，提高财务人员处理总账相关业务效率，降低工作操作错误率，从而达到加强内部风险管控的目的。

目前有关FSSC以及总账管理的研究很多，王文东[2]提出财务共享属于一种创新模式，当前很多企业从内部的財务业务流程出发，通过对企业财务流程的不断精简，以及对企业财务标准化的有效改造，从而有效地降低了企业的财务成本，实现了企业价值目标。陈虎等[3]将财务共享服务定义为：企业通过专业化分工和信息技术的手段将分散在企业内部各部门的财务业务集中到财务共享服务中心进行统一处理，基于信息化的平台充分利用计算机和网络等现代信息技术，为企业各业务部门提供标准化、流程化的共享服务。程平等[4]认为建立财务共享服务中心是企业财务变革与转型的重要路径之一。财务共享服务中心通过流程化、标准化的建设，达到减少企业的成本、控制企业的财务风险、实现企业的财务变革和转型的目的。毛华扬等[5]认为财务共享下的流程再造可以优化财务管理流程实现财务管理集中化，提高财务工作效率。Fahy [6]指出财务共享服务中心是实现企业集团内部流程精益化、标准化的一个重要里程碑，也是企业财务整合业务流程再造的必然趋势。沈仕逸[7]强调财务系统是ERP的核心之一，总账又是财务系统最重要的子系统，ERP很大程度上简化了大量财务流程。

综观上述文献，大部分研究都集中在财务共享中心的服务模式，主要分析传统的总账记账流程以及其中存在的问题，提出ERP系统的先进性，财务共享中心与ERP系统的结合，展现出更便捷高效的财务处理流程。然而，随着互联网的高速发展，大数据、人工智能等新兴技术愈加成熟地应用，财务处理流程急需依托信息技术，实现质的飞跃。国务院在2017年7月20日，印发《新一代人工智能发展规划》，这是我国首个面向2030年的人工智能发展规划，集中明确新时代我国的人工智能发展目标，即到2030年，人工智能相关理论、技术与应用总体达到世界领先水平，国内人工智能研究成果在世界人工智能发展中占据领先地位。可见，发展新一代人工智能已上升为国家战略。人工智能等新兴技术手段正不断推动财务管理流程进行深化改革。孙逸等[8]认为从整个人工智能在企业管理中的应用过程来看，要实现企业财务运营智能化，先后需要经过业务流程自动化平台、机器人流程自动化（RPA）、自然语言识别技术、智能/认知计算、模型化业务等阶段的发展与沉淀。鉴于此，本文以ABC集团为研究对象，在阐述FSSC总账管理现状的基础上，具体分析总账管理凭证处理流程各个结点存在的问题，从而运用大数据、云平台等技术，基于RPA对总账管理进行优化研究，以期对未来ABC集团财务共享服务中心RPA的运用提供更加精细化、科学化的实践经验和理论依据。

二、ABC集团财务共享中心总账管理现状与问题分析

（一）ABC集团财务共享服务中心构建现状

大型企业在发展过程中建立了很多经营实体，但往往造成职能机构的重复。随着企业战略转型的持续深入和资源优化配置，大型企业开始着手整合分子公司财务服务流程，进行流程再造，将分散的人力、财务以及IT技术整合到一个平台，建立自己的财务共享服务中心。ABC集团财务共享服务是通过将集团企业分散在各个区域运营单元中易于标准化和规范化的财务业务进行流程再造与标准化，并集中到相对独立的财务共享服务中心进行处理。它提供包括财务、人力、物流等的专业服务，在采购、付款、资金管理、项目管理、预算、收款及报告等领域广泛运用共享服务中心，以达到业财一体化，从而压缩企业运营成本、提高服务水准，对内部风险实行有效控制。ABC集团通过对组织、流程、信息系统各个方面进行优化与再造，打造高效、智能的财务共享中心，在有效承接集团战略的基础之上，能够更好地支持集团战略有效落地。ABC集团总部撤销机关财务科和其他财务核算科，新增独立的二级支持部门财务共享服务中心组织，与资金管理中心、政策研究中心等二级支持部门平级，按照专业化分工模式设置内部业务分组，服务于集团总部所有部门及下属所有分子公司。集团所属各分子公司保留财务组织，撤销会计核算及出纳岗，改为核算支持单位，保留财务管理核算支持岗，在业务上由财务共享中心统一管理，完成核算支撑工作。ABC集团财务共享中心将构建6大业务共享团队加1个运营支撑团队，确保财务共享中心按照专业化分工原则，明确职责，高效运转。结合ABC集团的需要纳入共享的业务，按照业务范围设立相应的科室，并在科室下设置25个专业财务人员岗位。下设费用核算科、往来核算科、资金核算科、总账核算科等，分设核算岗财务人员、稽核岗财务人员以及复核岗财务人员等岗位财务人员，如图1所示。

（二）ABC集团财务共享服务中心总账管理现状

总账管理是财务共享服务中心各业务和系统的核心，是财务工作的重心。在业财一体化的今天，总账管理的业务流程主要包括出纳管理、凭证处理、基本核算功能、关账等，并提供個人、部门、客户、供应商、项目核算和备查簿等辅助功能[9]。总账管理是企业的中枢管理系统，全方位反映企业生产、销售以及企业的资产负债和经营成果，其他的各个子系统均需要将基础数据传输到总账管理系统，同样总账管理系统把各个子系统有机地联系起来，将基础数据分析传输给各个子系统，以辅助各部门进行预决策。ABC集团总账管理系统总体分析，如图2所示。总账管理系统由11个子系统组成，其中包括凭证管理子系统、收入核算子系统、往来管理子系统、接口子系统等。总账管理系统需要与外部关联子系统进行业务凭证信息的交互，例如资金管理、资产管理、财务辅助系统等，以便FSSC进行统一的凭证录入、统一的凭证复核以及统一的凭证记账操作。

ABC集团总账管理——凭证处理流程如图3所示。目前ABC集团首先由分子公司各业务部门的经办人填制各业务模块原始单据，将生成的单据文件交由分子公司领导审核项目是否真实，审核通过后交由分子公司负责人汇总单据，并邮寄原始材料到FSSC，由FSSC集中核算各个分子公司以及项目组上传的成本费用汇总单，FSSC初审岗财务人员审核原始单据和交接单是否一致，审核通过后交由FSSC稽核岗财务人员进行审核，主要审核单据是否合法合规，若审核通过提交给FSSC核算岗财务人员，审核确认金额，如若与申报金额不符，不予通过；如若相符，FSSC核算岗财务人员在财务共享平台查看申请单信息，如果可以按照申请单完成账务录入，那就需要在系统中完成总账录入，如果不能按照申请单信息完成总账录入，需要退回发起人，让发起人补充相关信息，FSSC核算岗财务人员审核通过后交由FSSC结算岗财务人员进行结算支付，最终由FSSC会计主管记账，生成会计凭证。在ERP系统的支持下，各个负责部门的数据交接和转换通过接口实现数据信息的共享和传输。

（三）ABC集团财务共享服务中心总账管理问题分析

ABC集团FSSC总账管理基于ERP操作系统，能实现基本的各系统间的数据实时传输，以及数据流程化的精确传输与交互，然而在总账管理的几个重要流程中，以及跨流程交互作用过程中，依旧需要大量的人力做支撑，仍未达到流程自动化的目标，并且依旧包含大量数据冗余，流程自动化偏低，执行效率较低，难以达到精细化运作。就总账管理而言，需设置成本核算岗财务人员、薪资核算岗财务人员、税务核算岗财务人员等财务人员岗位，负责相关业务的复核与核算工作，并负责与相关人员的接口工作，但ABC集团总部层面财务总计24人，分子公司财务总计180人，总分比为1■7.5，整体来看，总部财务管控力度较弱。以进一步加强流程自动化、提升总部财务管控能力为目标，根据RPA工作原理，发现ABC集团FSSC总账管理凭证处理流程中存在的问题，具体表现在未能实现原始单据的影像采集、识别、分类、分等级自动审核以及未能实现凭证的自动录入等诸多问题。

1.未能实现原始单据的影像采集、识别与分类。ABC集团FSSC总账管理主要包括原始单据的采集、识别与分类，凭证的录入、审核与记账，档案的归档与借阅，月度及年度的关账等流程。其识别与分类中原始单据的采集是ABC集团FSSC向各个分子公司以及各个项目组业务经办人对原始数据信息进行高效的采集，然而目前ABC集团各分子公司及项目组仍然采用手工处理原始凭证的方式，由分子公司各业务部门的经办人填制各业务模块原始单据，将生成的单据文件交由分子公司领导审核项目是否真实，审核通过后交由分子公司负责人汇总单据，并邮寄原始材料到FSSC，由FSSC集中核算各个分子公司以及项目组上传汇总单，FSSC初审岗财务人员审核原始单据和交接单是否一致，进行真实性审核。因此ABC集团FSSC仍然需要投入大量的人力来集中处理基础的财务单据工作，如在单据处理中，每月各分子公司将产生大量的销售发票、费用报销单、工资单、各类增值税发票等原始单据。大量的人力、物力将耗费在基础的财务工作中，财务人员无法更好地参与到集团管理活动中来。

2.未能实现凭证自动录入。ABC集团FSSC初审岗财务人员审核原始单据和交接单是否一致，进行真实性审核，如若审核通过，FSSC初审岗财务人员将原始单据以及原始单据交接单传送给FSSC稽核岗财务人员，FSSC稽核岗财务人员主要对单据的合法性和合规性进行审核，若审核通过提交给FSSC核算岗财务人员，审核确认金额，如若与申报金额不符，不予通过；如若相符，FSSC核算岗财务人员在财务共享平台查看申请单信息，如果可以按照申请单完成账务录入，那就需要在系统中完成总账录入，如果不能按照申请单信息完成总账录入，需要退回发起人，让发起人补充相关信息。FSSC核算岗财务人员在进行账务录入时，依旧停留在手工录入的基础上，每月各分子公司以及各项目组都会产生大量需审核的单据，上万张的合规单据需要财务人员手工录入总账管理系统，耗时耗力且占用大量有价值的人力资源。

3.凭证审核未能实现分类分等级自动审核。FSSC初审岗财务人员将原始单据以及原始单据交接单传送给FSSC稽核岗财务人员，FSSC稽核岗财务人员主要进行对单据合法性和合规性的审核，此时FSSC初审岗财务人员交由FSSC稽核岗财务人员的单据具有量大、繁杂且无序的特点，FSSC稽核岗财务人员需要对上万张单据进行合法合规性的审核，工作量大，并且没有任何规律性，无法进行分类别、分等级地快速审核操作，无疑大量增加了财务人员的工作量，反而降低了FSSC的工作效率。

三、基于RPA财务共享中心总账管理优化整体框架

针对ABC集团FSSC总账管理凭证处理流程存在的问题，基于RPA主要从原始单据的影像采集、自动识别、分类、分等级以及对合理、合法、合规性的原始单据自动录入总账管理系统等对ABC集团FSSC总账管理进行优化设计研究。ABC集团基于RPA的FSSC总账管理优化整体框架如图4所示。

基于RPA的FSSC总账管理整理优化框架共分为3层，分别为基础层、应用层和对象层。基础层包括基础环境提供、关联系统、数据库以及技术支持。基础层提供基于RPA技术的服务器、存储器、智能终端、网络硬件、网络安全设备等智能应用环境，总账管理系统与各个子系统间以互联网以及ERP接头子系统为纽带，实现各个子系统与总账管理系统的数据交互作用，可以在ERP系统权限范围内实现对各个子系统基础数据的查询与访问，实现信息互通和数据共享。基础数据中的数据库层级，通过多渠道、多方法把来自各个子系统的基础数据进行全面数据采集，其中包括成本数据、销售数据、费用数据、工资数据等结构化数据，也包括政府、工商、同行业内的非机构数据，该层级为RPA技术提供基础支持。基础数据通过各个子系统的归集整理，存放于数据库中，在大数据、图像识别、语音识别等技术的支持下，RPA对数据进行细分处理，从大量繁杂无序的数据里抽取的目标数据进行转换和加载，已达到数据的整理和清洗作用，根据图像识别技术，将收入、费用、成本、工资薪酬等数据按照对应的会计科目进行分类处理细分成常用的会计科目，同时通过行业等数据库的大数据分析，将供应商进行等级划分，对各项目进行金额预判断，提高应用层处理会计凭证的工作效率。应用层包括主体服务与主体应用，RPA将数据细分成常用的会计科目，ABC集团FSSC各个分子公司及项目组上传的原始单据影像资料，RPA自动识别、对比单据信息，从而判断其一致性，自动生成相应的会计科目，进行凭证录入操作，根据企业的不同需求，定制个性化流程以及相应的会计科目。对象层是具体的服务对象，RPA不是物理机器人，而是代替人类手工操作中重复单一业务流程的一种软件。因此，在集团的各个业务结点都适用RPA进行流程优化，提高业务处理效率。

四、基于RPA财务共享中心总账管理优化与改进

针对ABC集团FSSC总账管理凭证处理流程存在的问题，根据ABC集团基于RPA的FSSC总账管理优化整体框架，主要从原始单据的影像采集、自动识别、分类、分等级以及对合理、合法、合规性的原始单据自动录入总账管理系统等关键结点进行优化与改进。ABC集团基于RPA的财务共享服务中心总账管理的优化与改进流程如图5所示。

（一）原始单据实现影像数据传输、采集，RPA进行数据的识别与分类

原始单据主要是由手工票据以及电子票据组成，分子公司各业务部门通过对各个业务产生的手工纸质原始票据进行归类整理，通过票据的影像扫描技术，将原始票据转换为影像资料存储到数据库。电子发票主要由互联网各操作平台生成，通过大数据技术以及云平台采集去哪儿网、携程网、天猫网等与分子公司相关的电子票据信息，以及业务人员在分子公司票据服务平台进行手工票据录入，或者通过语音识别技术，自动生成票据信息，电子票据信息直接存储在数据库中，从而完成对票据的采集。数据库中的票据信息通过企业ERP系统交由分子公司领导查询并进行初审，分子公司领导主要审核票据真实性，审核通过自动递交RPA初审岗。RPA初审岗主要负责应用大数据技术、图像识别技术对票据进行识别与分类。票据识别是对大量表格化的原始单据进行扫描，对原始单据中关键的字符、会计业务、印鉴等特征信息进行识别，RPA技术通过与大数据技术的结合，能够从大量、无序且繁杂的原始单据中抽取有价值的信息，轻松实现纸质票据的智能识别，可以帮ABC集团鉴定大量纸质票据、单证和各类表格的真伪，与原始交接单进行比对，自动完成FSSC初审岗的工作。

RPA初审岗的票据分类主要集中于对识别出的原始单据中的会计业务依据会计科目类别进行，将采集到的原始单据中会计业务的摘要信息进行图像识别，将其自动进行类别分类并存储于数据库中，自动提示FSSC核算岗财务人员是否进行自动记账操作，FSSC核算岗财务人员抽查未发现疑点，则RPA将接受FSSC核算岗财务人员反馈自动录入凭证，否则，FSSC核算岗财务人员进行检查，并手工录入凭证。

（二）RPA进行凭证自动录入

原始单据数据采集结束后，相应的会计业务已经通过图像识别技术提取出关键信息，当FSSC核算岗财务人员统一进行凭证的自动录入，RPA将根据表格形式的凭证表，将原始单据的摘要、金额、单价、供应商、商品名称、产品规格型号等相关信息——自动录入凭证，快速生成大量的记账凭证。如若需要FSSC核算岗财务人员进行手工录入凭证，也可以通过语音识别功能、重复输入记录功能辅助财务人员快速录入凭证。

（三）RPA进行凭证自动审核

生成的记账凭证自动提交到RPA稽核岗，RPA稽核岗进行再一次的分类识别，此时RPA进行分类的内容主要是往来单位信用进行等级化分类。RPA通过大数据技术，抽取历年与ABC集团有往来关系的公司，综合其营运情况、资产负债情况、银行信誉等级、行业排名以及与ABC集团合作供应情况、支付价款及还款情况等进行信用等级评分，对信用等级高的单位，RPA优先进行自动化审核，对信用等级低的往来单位，RPA自动提示FSSC会计稽核岗财务人员进行手工审核，RPA提供相应的往来单位信息以审核辅助高效完成。

五、结语

随着信息技术、大数据技术、云会计、区块链、人工智能的发展，机器代替财务人员进行单一化工作已经成为现实，越来越多的企业更希望通过RPA来代替传统的业务流程自动化，在人力、财力、物力和技术有限的今天，通过RPA更加高效迅速地完成人工流程中重复繁杂的工作，将财务人员从低价值的工作中解脱出来，更加专注于附加值更高的工作，从而达到降低企业财务工作人员工作量，更加合理地配置企业人力资源，减少财务人员在财务工作中失误的目的。通过分析基于RPA财务共享中心总账管理的优化过程，期待能进一步提高ABC集团总账管理水平。

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