浅谈企业财务共享服务平台的建设

2018-10-31徐琼

商场现代化 2018年14期

摘要：伴随着信息网络技术的发展和财务管理模式的创新，财务共享服务平台已经被许多跨国公司及国内大中型企业集团推广应用。它的出现，解决了大型企业面临的管理对象繁多、管理成本高、管理制度繁琐、管理效率低下等问题。财务共享服务平台通过信息技术平台，将分散在各部门、各组织的大量的、基础性的工作，通过集中统一的标准化处理，进行数据集成，实现业务透明，强化业务事项的事前、事中及事后全方位，多角度控制管理，降低成本、提高效率、提升财务服务价值。

本文希望能够通过对A公司财务共享服务平台建设的研究，总结财务共享服务平台的实证经验，对国内其他企业集团构建财务共享服务中心提供有意义的参考和借鉴，以推动企业财务管理模式创新和轉型，提升企业财务管理能力。

关键词：集团公司；财务集中；财务共享；财务转型

一、前言

随着全球经济一体化，自由贸易不断推进，互联网技术及信息化技术飞速发展，财务共享服务中心逐渐被国内大型企业集团公司引入及推广，财务共享是实现财务管理信息化和现代化的有效模式，也是提高大型企业集团生存力与竞争力的重要方式。各大型企业在建立财务共享中心的过程中均面临机遇与挑战。

国内第一家财务共享服务中心于2005年建立，是中兴通讯公司。随后，中石油、华为、海尔等企业先后建立了财务共享中心。这些企业虽然在实施财务共享中心过程中存在或多或少的问题，但构建财务共享中心仍是大型企业集团的趋势，根据安永咨询发布的《中国企业财务共享服务调查报告》显示，中国境内各类集团、企业非常看好财务共享服务中心的发展前景，认为财务共享必将成为企业财务发展的未来趋势之一。

财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用，适用于不同的领域和范围，它的应用能够为企业带来多重利益。它的主要目的在于通过一种有效的运作模式来解决公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端。不仅利于企业的管理，更利于企业的持续和健康发展。财务共享服务中心不仅仅能帮助企业实现资源集中管理，达到有效管控和降低经营成本的目的，更主要的是能帮助企业整合分散的重复性高、同质性强、附加值低、易标准化的业务活动，减少了财务部门的重复性工作量和花费的时间，从而提工作效率增加企业竞争力。

二、财务共享服务的特点

财务共享服务的目的在于将财务业务流程中非内核的，可标准化的业务分离出来，通过共享服务中心的标准化，增强原有业务操作流程。财务共享服务作为新型的财务管理方式，具备如下特点：

1.专业性：共享服务中心聚集财务专业人才，它整合精简了传统的财务职责，督促财务人员紧跟形势，迅速转型。

2.规模性：通过梳理现有业务流程，整合类似模块和资源形成规模经济，从而降低企业成本。财务共享模式通过将企业内业务量大的基础工作，通过业务流程整合，减少重复性工作，促进企业集中精力和资源，专注于高增值业务。

3.标准性：对公司的业务流程进行统一、标准化设计或优化，制定标准统一流程，规范操作，利用产生的规模效应降低经营成本，提升效率。

4.技术性：共享服务离不开各种先进的系统，如ERP，费用报销，发票扫描等模块，模块之间互相协同与整合，支撑整个共享中心。

5.组织职能变革：财务共享中心的出现使得公司的基础性财务工作通过整合，降低了成本，提升了效率。在这种模式下公司的财务部门将拥有更多的时间精力参与到公司经营管理中和业务部门的战略服务中。

6.效率性：财务共享中心能够使企业的财务管理水平与效率提高，通过统一的标准来减少一些繁杂的流程和步骤。共享中心能够掌握相关子公司的财务数据，通过相应的数据整合，使得公司处理更迅速、更易用、更省钱。

7.系统性：财务共享服务中心作为一个独立的运营实体，需要有一个非常好的商业模型，由此来构建一个系统的运作环境。财务共享服务中心的系统性使得企业在处理财务方面更加有效率。

三、财务共享服务平台的作用

1.实现企业资源共享：财务共享服务平台为财务业务工作提供统一的管理平台，细化了复杂的财务工作，实现企业内部资源的共享，提高企业风险控制的能力，提高企业财务管理的效果。

2.提高企业竞争力：财务共享服务平台解放了广大的传统财务工作，财务人员有更多的精力与时间进行财务分析与经营决策支持，为企业的生产经营提供更有价值的服务，提高企业的竞争力。

3.促进公司提升决策力：财务共享平台使得公司的财务活动进行有效规范，清晰分辨前沿信息的真实性与时效性，帮助企业降低决策风险，提升决策力。

4.压缩财务核算链条：财务共享平台压缩并精简了管理环节，财务及业务人员能够更及时的获取企业有关市场，生产、供应的实时动态信息，财务核算链条通过线上平台的处理得以迅速压缩。

5.促进公司组织灵活性：财务共享中心既强化了集中管控的需要，又增强了组织的灵活性，无论下属单位分布在哪里，通过财务共享平台服务，都能使分散在不同角落的单位全部在公司的掌控之中。

6.健全财务管理业务环节：只有健全财务管理业务环节，财务共享服务流程才能得到真正的优化。这些流程环节在落地到财务共享平台中时，一定要保证其信息化的可执行性，以保证财务共享平台的信息化建设。

7.有效降低企业运行成本：通过量化计算可以发现，财务共享服务中心有利于整合资源，降低多余人员和具体事务的花费，有效的降低企业的运行成本，提高企业的效率，促进企业的长远发展。

四、A公司财务管理现状存在的问题及原因

A公司是一家港口企业，公司运营20多年来，吞吐量连续5年千万吨跨越，开港10年迈入亿吨大港行列。公司上下目前正在不断探索，预期将走出一条高效率的生产作业组织模式。

1.A公司财务管理中目前存在的问题

（1）业务系统种类繁杂，无法与财务系统进行充分的数据共享与融合。A公司目前使用的SAP系统与自有的其他信息化系统没有进行较好的数据共享，导致公司内部信息化系统看似多方位和有效，但是实际控制下缺乏灵活性和高效性，不同来源的数据使得财务人员花费了大量时间进行数据整理比对，很多数据需要二次手工加工完成，不利于财务工作的整体运作。

（2）财务数据录入工作的核对量偏大。大量繁琐的信息缺乏有效整合，信息重复的梳理与整合，一定程度上影响了工作效率，大量基础性工作占据了财务人员的时间，财务人员没有时间和精力参与高价值工作的中去。

（3）无法深入开展高价值财务工作。财务核对数据繁杂，现有财务忙于应付财务核算，数据核对等工作，无暇顾及深层次的财务分析、财务管理、财务深入业务前端等工作。

（4）业务线下审批流程环节较多。当下财务管理环节较多，审批流程复杂，过多的环节导致审批时间增加，影响工作效率，若有相关到领导不在的时候，只能等待其到来，造成审批时间增加，效率降低。

（5）数据无法全方位多角度展示。业务数据与财务数据不能完全匹配，口径不一致。财务人员根据业务末端流转的相关审批单据，在SAP入账时，仍旧有很多业务信息无法录入系统，无法进行多维数据展示。

2.A公司之所以存在上述问题的主要原因

（1）业务前端了解甚少

财务人员的主要工作是财务入账、报销及出具报表，没有时间对重要的财务信息进行提炼加工，对采购、生产、销售情况知之甚少，更没有提供有参考意义价值的信息及判断。

（2）财务信息处理滞后

财务人员在业务发生的末端进行数据处理，没有机会参与到业务发生的前端去，对前端发生的数据也没有话语权。

（3）人员水平参差不齐

员工的专业水平参差不齐，导致对发生业务的理解，数据的敏感度均表现出不同的反应，导致对领导层提供信息及数据的支持水平参差不齐。

（4）流程冗余

企业管理过程中设计的业务流程存在复杂及冗余情况，需要先行优化现有流程，简化工作步骤，提高工作流程的标准型和高效性，制定严谨的工作机制，明确相关流程的负责人，定期检查流程的适应性。

五、A公司财务共享服务平台的建设目标

1.全面梳理并标准化公司业务流程：将现有流程进行流程优化或改造，将业务流程、财务流程标准化，共同提高业务人员、财务人员的工作效率，提高业务财务信息的质量。

2.支持公司战略发展：财务共享服务平台的建立，不仅可以帮助企业快速开展业务，还能加强公司的整体管控，降低新设单位的成本。

3.推动财务转型与管理提升：财务人员在共享服务平台建立后，将更有精力去关注企业业务，帮助业务开展，完成財务转型。

4.提升财务工作效率与效益：财务管理工作利用信息化手段，不断缩减前端低价值的工作时间，提升工作效率，将更多的时间花费在有意义的高附加值的财务管理工作中。

六、A公司财务共享平台的搭建思路

A公司建设财务共享平台实现业务财务流程的一体化，将企业内部各机构的日常财务职能、管控报告的不同需求，在信息化平台的引领下，为企业提供全面的管理支持；在业务与财务上，通过信息共享，提供更高质量，更可靠的业财信息。

1.A公司业财融合流程如下：

2.A公司财务共享平台的内容：财务共享服务中心共设计为如下6大中心，分别为物资中心，成本费用中心，费用报销中心，资金收付中心，预算管理中心及报表管理中心。

财务共享服务平台的规划理念是在施行的财务业务的基础上，引进先进的IT信息化管理和大数据技术，以模块化模式进去管理，揉和公司业务管理系统，伙伴服务系统，供应商服务平台等系统，达到组织系统实现优化，数据共享，提供有效决策支持的目的。

财务共享服务中心必须有一个专门的行政小组进行支持，辅助运行，共享服务中心将整个企业或集团的各个部门重新整合、精简，去掉个部门中重复的，以及有共同流程的组织机构和运营制度，转移到这个统一平台进行高效规划和运营管理。

该模型的架构思路采用中央集权的管理模式，财务共享服务平台的运行和操作以财务部门推动为抓手，带动IT部门运行，进而逐步层层推进，延伸至其他系统中。财务共享平台整体由内而外，因此，该平台的建立，不仅仅限于财务核算方面，在财务监督和整体运营管理方面，也做到了优化和整合资源，为提高公司内部高效运行和服务质量方面提供很大帮助。

A公司财务共享中心的建设是一个长期、复杂、循序渐进的过程，随着该共享服务平台的运行，为规范整个企业的流程及在技术层面提供保证：首先，公司整体实现高效运作，一定程度上减少了公司财务和人力资源成本等支出。其次，以该共享服务平台为依托，积极利用ERP、SAP等先进信息技术和信息系统，从技术层面给公司发展提供保障，为公司更高程度上的发展做出技术铺垫。最后，财务共享提供高效，整合的各种企业资源，能优化财务流程，优化人员结构，降低财务管理企业管理水平对企业的影响，为公司业务规模发展提供良好的支持。

A公司开发财务共享平台，能够让多个环节加强联系和沟通，组织结构适合本公司的发展，开发组织结构简单，项目执行可行性高，预测开发成功后一年内，公司的财务能完全实现线上财务对接。

七、财务共享服务平台实施效益分析

1.优化配置，降低管理成本

人员和业务集中，效率的提升，有效地促进并节约了成本。实施财务共享后能够做到一个人做多个人的活，不仅提高了工作效率和财务效率，还优化、精简了操作流程，有效提高了技术效率。人员成本和管理成本方面明显降低，一定程度上为企业开源节流。

2.加强管控，加强对业务前端的掌握

财务共享实施后A公司财务参与公司业务事项的事前和事中管理，能够迅速及时的掌握企业的运营情况，为公司的发展提供资金支持与数据支持。不同于传统模式，仅能事后通过财务报表、报告获取下属部门的经营信息。

3.流程及要求标准化，提升业务效率

报销服务通过流程优化，减少了冗余流程，提升整体效率，较共享前平均4天-8天的审批时常，财务共享后能得到了明显好转，平均2天-3天即可完成整个审批流程。随着移动手机移动终端平台的上线，领导的签批也不再是审批流程的瓶颈，能够进一步提升了效率。

4.财务工作者职能转变，提高专业能力与综合素养

财务共享服务平台建设后，财务工作者在工作中不仅仅面临的是财务信息，更多的是业务信息，需要明确了解企业事前管理与事中管理的工作内容，财务工作者需要对这些信息进行调查与研究，并不断提高企业自身的综合专业知识水平，对企业的信息进行全面研究，为企业的持续健康发展提供奠定基础。

八、结论

构建财务共享中心有利于A公司的管理，提升A公司的核心竞争力，也有助于实现预期的财务集中管理模式，促使财务职能由原来的核算监管功能转为管理功能，财务共享服务中心通过其自身的特点和优势，促进A公司的管理和发展，但在发展过程中也存在业务系统繁杂、数据录入繁杂等问题，主要是由于财务信息的处理和专业人员素养的良莠不齐造成的，所以通过对问题的发现及原因的挖掘，还有对A公司的具体运作思路的分析。找到A公司财务共享中心服务的优化方式，推动A公司更加系统性、效率性，专业性，促进其持续健康发展。

在财务共享平台建设过程中，能够有效将全单位的业务财务系统全面打通，构建全业务、全流程、全系统的成熟的财务共享服务中心体系，通过优化财务流程与共享平台的设计，搭建出适合A公司特点的财务共享平台。这个平台既能打通企业内部的组织壁垒，实现跨组织整合的目标，又能推动企业的稳健发展，增强企业的核心競争力。对公司发展建设有一定借鉴意义。根据安永咨询发布的《中国企业财务共享服务调查报告》显示，中国境内各类集团、企业非常看好财务共享服务中心的发展前景，认为财务共享必将成为企业财务发展的未来趋势之一。

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