关于事业单位档案管理数字化建设分析

史郭凤

【摘 要】传统的事业单位档案管理主要是通过纸质文件管理的模式实现的，这种管理模式如今已经越来越落后，不适应新时期事业单位档案管理的需求了，对此，需要事业单位针对档案管理工作积极创新模式和方法。目前，数字化技术在管理中的应用越来越广泛，对于提升管理成效具有突出作用。本文主要介绍了事业单位档案管理的现状，并重点探究事业单位档案数字化管理的对策。

【关键词】事业单位；档案管理；数字化

对于事业单位来说，档案管理是非常重要的，有效的档案管理对于发挥资源利用价值，提升管理工作效率具有突出作用，为了适应新时期的档案管理工作需要，事业单位需要明确目前档案管理中存在的主要问题，并探究事业单位档案数字化管理的创新路径。

1.当前事业单位档案管理的现状

目前，事业单位的档案管理类型多为人事档案，包含了特定人群的学历资料、专业技术资料、考核检定资料、党员资料、履历资料、奖惩资料等等，这些资料的管理量比较大，对于管理的效率和准确性要求都比较高。就目前事业单位的档案管理工作来看，其中存在的问题还是比较突出中[1]。首先是在管理的技术应用上，大部分事业单位在档案的数字化管理工作上还有很大的欠缺，管理的数字化更多的是在近几年新到的档案管理中，对于以往的人事档案的信息化管理很多还没有实现，因为这是一个有较大工作量的工作，需要一定的人力、时间、资金等支持，对此，在借助数字化技术进行以往海量档案的扫描中还没有充分实现。

其次，目前事业单位的档案数字化管理基础设施建设不完善，缺乏专门的信息化管理部门和机构，相关的档案数字化管理工作缺乏制度规范指导，一些档案数字化管理中，基础设施建设不完善，整体的事业单位档案数字化管理程度不高。

2.事业单位档案数字化管理的对策

2.1重视档案数字化建设，推进档案管理模式转变

目前，事业单位的档案管理工作涉及文书档案、基建档案、实物档案等，通过搭建数字化加工线、登记文件扫描、装订还原、图像优化、压缩存储、完善著录数据等步骤，能够有效实现档案数字化后与档案管理软件目录数据库有效挂接，大大缩减查档时间，提高查档效率，也能使得档案原件得到有效的保护，因此进行数字化管理是大势所趋和发展需要。

对此，相关事业单位要加强纸质档案的规范化管理，对指标性文件、综合性发文以及其他单位来文的归档范围和保管期限做出区分，严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、装订、入盒、上架制度。同时，把机关档案管理工作列入年度工作计划，积极推动档案工作的科学有序开展。要注重整理的所有档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和共享[2]。并将档案严格按照电子档案管理要求，进行电子扫描后挂入紫光软件系统，建立信息数据库，查询档案可不进库房、不翻阅纸质材料，实现电脑查阅及打印技术。平时专人负责档案计算机的使用和管理，实时更新备份，按要求设定软件登陆密码，确保数据库安全，有力促进档案工作的深入发展。

2.2成立专门管理机构，促进档案资源整合利用

成立机构、整合资源是目前事业单位档案管理的有效措施之一。地区事业单位要成立单位档案管理中心，以档案管理法制化、服务利用社会化和档案工作信息化为目标，整合现有档案资源、规范档案管理、完善工作制度、优化工作流程。把历史性人事档案档案、业务档案等进行归集扫描、整理成册、归档入库。逐步对流动人口人事档案、大中专毕业生档案和干部人事档案进行数字化处理。要确保专业作业提升质量。在档案数字化建设工作期间，为防止档案材料发生涂改、丢失、损坏等现象，严格控制档案流量，减少扫描现场积压案卷，在工作场地安装了24小时监控设备，并指定专人负责。根据工作人员业务能力，对档案数字化建设任务进行了合理分工，安排专人逐卷逐页进行扫描和质量检查，发现图片模糊、目录叙述不清、材料归类不准等问题当场纠正，确保扫描清晰、数据准确、装订规范。

2.3加大建设投入，促进数字化基础设施完善

针对事业单位档案数字化管理建设工作，地区要加大投入、引进平台。强化经费保障，引进先进的业务档案数字化建设平台，加大资金投入。购买安装服务器、电脑、扫描仪、空调、碎纸机、复印机、摄像头等等数字化管理的基础设备。利用扫描仪、高拍仪等现代化设备，实现业务档案的数字化。深入分析，强化论证，精确测算，按业务档案数字化平台运行要求、档案数字化所需存储容量以及扫描工作人员配置情况，高规格配备所需后台硬件设备及前台扫描设备，为业务档案数字化建设提供强有力支持[3]。

总结：事业单位干部人事档案数字化管理标志着地区事业單位干部人事档案将由传统的馆藏文书形式变为网络数字化管理，将全面提升事业单位干部人事档案现代化管理水平，具有十分重要的现实意义。相关事业单位要明确开展档案数字化建设工作的重要性、紧迫性，详细把握档案前期审核工作及材料的收集归档内容、程序及补充办法，对日常工作中容易忽略、出错的问题进行重点探究，对下一步完善档案工作做好动员部署。通过有效的数字化档案管理工作机制建立，对于提升事业单位整体档案管理水平和质量具有重要作用。

参考文献：

[1]王清云.事业单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外，2019（21）：38-39.

[2]王清云.事业单位档案数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外，2019（18）：23-24.

[3]梁静.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].黑龙江科技信息，2016（23）：173.