利用计算机技术提升档案管理水平的策略

贾秀芳

摘 要：在档案管理的过程中，有必要使用计算机进行工作。采用先进的计算机专业软件实施档案管理，就是应用这种技术手段改进档案管理工作的模式，不仅可以提稿档案管理的质量，还可以提高档案管理的效率，使得档案的功能和价值得以充分发挥，档案的使用寿命也会相应地延长。在档案管理的具体工作中，如果采用的管理手段不合适，就必然会对档案管理的质量造成影响。应用计算机信息技术就是对档案管理模式的创新。本论文针对利用计算机技术提升档案管理水平的策略展开研究。

关键词：计算机技术 提升 档案管理水平 策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）10-00-01

引言

要提高档案管理水平，就要对计算机技术合理应用。这就需要在应用实施档案管理中，要对于档案管理的需求合理应用。作为一名档案工作者，仅仅熟悉档案的专业知识是不够的，还需要了解自然科学方面的知识和计算机技术应用知识。应用计算机进行档案管理中，对于计算机的操作要熟练，能够合理应用计算机档案管理软件。另外，在档案管理中，应用计算机技术可以实现创新，使得档案管理可以实现跨越式发展。应用计算机进行档案管理，还要强化组织管理工作，有关人员对于相关的内容进行研究，还要做好组织策划工作和分工工作，使得档案管理工作规范有序地展开。应用计算机技术实施档案管理中，还要考虑到市场环境和商业发展途径，将档案转化为生产力，创造经济效益。

一、档案管理中应用计算机技术的重要形式

1.档案管理中对计算机档案检索系统的应用

在计算机技术不断发展的进程中，檔案管理也不断地现代化推进。应用计算机技术可以对重要的档案信息进行收集，并在数据库中保存。

按照传统的档案管理模式，就是实施纸质档案的管理。在管理方法上就是将所有的档案数据信息保存完整，确保信息准确无误。

应用计算机技术对于档案信息实施规范化管理，就是要发挥计算机的档案数据检索作用，对档案实施开放性管理，发挥信息检索系统的作用，可以加速档案运行效率，使得档案资料的功能得以充分发挥[1]。

2.档案管理中对计算机文档管理系统的应用

在实际的档案管理中，实施计算机文档管理，就要运行计算机文档管理系统。计算机文档管理系统所发挥的作用是有效地对信息数据进行处理，对于档案信息实施集成化管理。在档案信息管理中，包括档案信息的注册、信息的检索、信息的注释以及信息的请求等等功能都能够发挥出来。

应用计算机文档管理系统进行档案管理中，对于档案信息的分类、组合，对于档案资料的归档以及借阅的过程中，都可以将计算机文档管理系统充分运用起来。

采用数字管理的方式实施档案管理，可以将档案信息输入其中，对于档案文件的处理模式和管理模式予以改进，可以实现利益共享，由此降低了人力成本和物力成本，档案管理效率也会有所提升。

3.档案管理中对计算机统计系统的应用

档案管理中对计算机统计系统的应用，就是通过运行计算机系统，将应用软件和系统软件都充分运用起来。

计算机统计系统的应用中，就是通过运行系统对于档案资料进行检查、接收，还要对档案信息进行注册，实施有效的档案信息管理，使得档案统计管理工作能够满足实际需求。在档案管理工作中，将计算机充分利用起来，就是通过运行个人信息管理系统，可以自动生成统计管理数据信息，而且保证了信息统计的准确无误[2]。

在计算机统计系统的运行中，就是终端系统应用计算机管理统计系统，可以对用户的各种信息进行查询，做好文件信息的传输各种，对于文件实施全面管理。

二、档案管理中对计算机技术的具体运用

计算机技术档案管理在实践中得到有效实施，档案管理人员通过运行计算机系统对档案实施管理，发挥系统的应用功能，就可以对相关的系想你充分掌握，并对于所存在的问题提出解决方案。应用现代化的计算机技术，就是启动先进的设备实施档案管理，实现档案管理的科学化，以达到文件管理的目标性。

档案管理中，部门的管理至关重要，管理人员要强化档案工作，就要重视人才培养。在档案管理人员上岗之前要做好培训工作，实施技术能力考核，还要将经营管理的内容纳入到档案管理中，对于档案管理还要进行技术改进，使得档案人员的个人能力得以提升[3]。

在高素质的档案管理人才培养中，要求档案管理工作要满足现实需求的同时，还要从实际出发通过档案管理的系统化运行，对于档案信息全面掌握，还要做好分析工作，以能够及时发现并对问题具有针对性地解决。档案管理工作中，还要从时代发展的角度出发，做到档案的管理理论与实践相结合，明确档案管理目标，做好各方面的协调工作。

计算机技术在现代化的档案管理中，需要应用设计和编程工作展开档案管理。在管理系统的设计中，其中所涵盖的内容是要对社会服务方面的问题充分考虑。在档案管理中，要综合管理信息，对于计算机技术在档案管理中的应用充分了解，从工作实际情况出发展开档案管理工作[4]。

在对档案管理系统的界定中，要将计算机系统的档案管理框架界定出来，以编程的方式界定功能模块，建立数据结构，还要在档案管理中从工作实际出发实施管理，使得计算机技术管理满足需求，数据库系统管理也可以满足需求。

在档案管理中实施计算机管理，要做好信息准备工作，还要对数据信息进行处理。计算机档案管理系统的运行中，还要对软件系统和硬件实施管理，还要做好技术维护工作。当系统处于运行状态的时候，还要做好技术调试调整。

三、档案管理中应用计算机技术的有效措施

1.档案管理中应用计算机技术要强化工作人员的职业素质培养工作

档案管理人员要对于档案管理工作充分了解，采用合理的档案管理方法可以有效地完成档案管理工作[5]。在档案管理中应用计算机技术，就需要所有的工作人员都要树立档案管理意识，提高档案管理人员的计算机操作能力和专业知识的应用能力，还要强化档案管理的研究，对网络技术合理应用，保证档案管理质量。

2.檔案管理中应用计算机技术要强化工作人员的创新思维培养工作

计算机技术的创新，在管理档案的时候，就要对档案模式不断创新。在具体的管理中应用计算机技术，按照规范展开工作，对于档案管理工作实施统一管理，就可以保证档案管理的各项工作有序展开。

档案管理是专业性比较强的工作，对于专业知识具有很强的要求。通过创新思维，就是对计算机技术合理应用。因此，要强化档案管理人员的专业素质培训，还需要档案管理工作掌握计算机技术，在档案管理中有效地发挥计算机软件的作用[6]。

3.档案管理中应用计算机技术要提高人才培养意识

在档案管理人员的招聘工作中，企业选择了档案管理人员，不仅要关注人员的计算机技术操作，还需要档案专业人员掌握基础知识，使得档案管理的技术层面有所提高。应用计算机技术实施档案管理，对于档案管理部门的工作起到重要的促进作用。

在招聘档案管理人员的时候，但人员进入到岗位工作中，就要定期对档案人员进行培训，除了专业知识培训之外，还要进行计算机技术培训。如果采用传统的档案管理模式，就需要转变管理思想，使得档案管理人员的专业知识和计算机技能都有所提高，管理人员不仅能充分掌握计算机操作技能，而且还能有效执行日常工作[7]。

综上所述，在社会的发展进程中，为了使档案的内容得到有效保存，就需要将重大的历史事件及时地记录下来。但是，档案资料往往是以文本信息体现。越来越多的人都在探索档案管理方法，希望对大量的信息进行有效存储，而且还不会占用很大的空间。应用计算机档案管理软件，就可以将文件管理系统构建起来，使得档案信息的保存从传统的人工处理模式转变为计算机处理模式，对档案管理工作可以起到一定的促进作用。

参考文献

[1]王蔚丽.论述学校人事档案管理信息化[J].档案管理，2017（03）：95—96.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150—151.

[3]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150—151.

[4]张琳.计算机在文书档案管理工作中的运用策略[J].黑龙江档案，2017（03）：108—108.

[5]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014（01）：83—84.

[6]蔡蕾.档案信息中图纸收发自动化系统管理技术的研究[J].科技展望，2016（16）：229—229.

[7]林丽媚.基于档案管理理念创新视角的档案管理信息化思考[J].经济与社会发展研究，2014（10）：126—127.