学校档案网络信息化发展及建设途径探讨

杨伟娜

摘 要：学校档案是学校资源的重要组成部分，以往高校对于档案资源的管理中存在很多漏洞，导致档案资源管理不善、利用效率也不高，没有发挥档案资源的价值。对此新时期要求高校重视档案管理工作，在信息技术快速发展的今天，積极探索档案的网络信息化发展和建设路径。本文阐述了高校档案网络信息化建设工作的重要性，分析学校档案信息化建设中存在的主要问题，并重点探究高校档案网络信息化管理的有效途径。

关键词：高校 档案 网络信息化建设 管理

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）09-00-01

当前高校的档案资源逐渐多样化、复杂化，要求高校不断提升档案管理的效率，转变工作方式，积极探索档案管理的信息化路径，研究学校档案的网络信息化发展和建设对于高校而言具有现实性意义。

一、高校档案网络信息化建设工作的重要性

1.促进高校档案资源优化管理，提升资源利用率

以往高校的纸质档案管理中，很多档案存在缺失、遗漏的情况，且常年累积的档案导致档案查阅比较困难，且需要占据较大空间。而借助信息化的管理模式实施高校档案管理，能够有效整合高校现有的各类档案资源，实现各类档案资源的优化管理目标，促进资源的利用率不断提高。

2.提升高校管理工作的信息化水平

高校开展档案的网络信息化建设工作，有利于高校信息化管理的不断优化，有利于高校不断提升信息化管理水平，奠定学校信息化管理的设施建设基础，提升各项管理工作向着信息化方向迈进。

二、当前高校档案网络信息化发展和建设工作现状

现阶段，已经有很多高校开始尝试在档案管理工作中使用网络信息化管理的理念，积极开展信息化建设工作。但就高校档案的网络信息化管理现状来看，目前高校中对于网络信息化建设工作还存在一些缺陷。首先，在档案信息化管理的制度建设上，高校相关的档案管理制度、信息化管理规范等建设不足，导致档案管理工作缺乏有效规范和指导，目前，很多高校的档案管理工作整体水平比较低下，很多高校对于档案的价值认识存在误区，因此对于档案管理的重视也存在一定的欠缺，这就导致高校的档案信息化管理工作很难推进；其次，在信息化管理中，也缺乏统一的编辑和台账管理，导致信息化档案管理不能做到有条不紊。在当前高校的档案管理工作中，很多高校的各类档案管理因为缺乏规范和管理标准，导致档案依然比较混乱，档案利用率低下，且存在档案丢失的现象。第三，各高校之间没有形成比较统一的档案信息化管理软件应用，高校间档案无法实现资源共享，导致档案的利用率和开发价值不高。当前高校针对档案信息化管理的相关软件和管理系统存在较大的差异，这些软件和系统存在不兼容新，无法实现有效沟通交流，因而各高校的档案都相对独立，无法实现信息交互和资源共享；第四，缺乏专业的档案信息化管理人员，高校对于信息化档案管理没有配备专业的管理人员，导致档案管理缺乏有效保障。

三、高校档案网络信息化管理的有效途径

1.完善档案管理制度，促进规范的信息化管理

现阶段，高校要高度重视档案的网络信息化建设工作，积极推进档案网络信息化管理工作，认真贯彻执行国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，将档案工作纳入学校教育事业发展规划和中层管理干部的目标考核，着力抓好档案管理的各项基础设施建设，就案卷整理、数字化加工、智能档案库房、档案信息化软硬平台等情况进行不断完善，使学校档案工作步入科学化、规范化、制度化的管理轨道。

档案不仅包含记载学校教育事业发展的历史轨迹与动态，也是承载所有行知人奉献的历史载体，有学校毕业生的重要档案信息，教职工的个人档案等。高校要认识到档案网路哦信息化建设工作的重要意义，坚持在党的十九大精神指引下，不断完善档案管理制度，强化档案服务意识，加强档案业务建设，开展档案编研工作，进一步推进档案信息化、数字化建设，推动学校档案工作迈上新的台阶。

2.统一编号录入，构建档案管理台账

为进一步提升高校毕业生档案网络信息化管理服务水平，不断加大对高校各类档案的管理力度，严格档案管理制度，规范档案整理程序，有力地推动档案网络信息化管理工作的规范化和便民化水平。积极探索“信息+数据”的档案网络信息化管理发展模式，提高档案效率。利用档案管理信息系统，对高校历年来的人力资源档案、科研档案、项目开发档案、人事档案、毕业生档案等进行统一整理编号，录入档案管理信息系统，全面实现档案管理的信息化、数据化。构建档案查询的信息化途径，方便迅速查找档案，简化、优化查询和档案调取等工作流程。此外，要不断规范档案管理工作，构建档案管理台账，提升档案信息化管理标准。配备专门的档案室并由专人负责档案的整理归档工作，制作相应台帐详细记录档案的查阅、复印、提取等信息，使档案的接收、整理、调出更方便、快捷。严格遵守档案归档、接收、传递等规章制度，确保档案材料接收、管理、传递的安全性。

3.统一档案信息化管理系统，实现资源共享

当前，打造智慧规划、响应“互联网+政务服务”、大数据战略要求，高校开展档案网络信息化建设工作已经是必然趋势，但是，现阶段高校的档案信息化管理工作中，各高校之间的相关档案信息无法实现有效整合，信息阻塞，无法实现共享，这主要是因为档案管理工作中使用的网络信息化管理系统和软件存在很大的差异，各系统各自为政，无法实现兼容并包，档案资源无法实现有效共享，其价值也得不到有效发挥。为进一步实现档案管理和查询统一平台化、网络化，因此，针对高校的档案建设和管理，教育部门可以统一落实管理，通过与大数据中心携手合作，充分利用大数据和认知计算等全新IT技术，共同探讨研究规划审批档案电子数据库建设，打造智慧规管系统，统一各高校的档案分类梳理、电子扫描、智慧规管系统建设工作，通过打造智慧规管系统，实现精准规划编制、精确管理实施、切实提升高校档案的统一化管理，实现档案资源价值的最大化目标。

4.加强档案管理人员培训，提升信息化管理水平

当前，高校要想进一步推进学校档案管理工作，规范档案网络信息化管理工作，更好地使用升级版档案管理软件进行归档工作，高校要要把学习贯彻党的十九大精神融入到检察档案工作中，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以档案事业发展“十三五”规划为遵循，不断夯实档案管理基础工作，加快档案信息化建设进程。要求学校的档案归档工作要认真贯彻《档案法》和《人民检察院诉讼档案管理办法》等相关法律法规，坚持依法治档，以档案工作信息化建设为重点，努力提高管理水平，优化服务质量。针对相关档案管理工作人员，积极开展培训工作，让他们掌握新的档案软件的使用方法，從档案的录入、著录、扫描、归档、移交、检索等方面详细介绍学校综合档案管理系统，让参会的档案管理人员了解并基本掌握相关档案软件的使用方法，推进学校档案管理基础工作的开展，有力地促进学校档案科学规范管理和信息化建设。

总结

当前，高校要进一步加强档案的网络信息化建设工程工作，实现档案集中统一管理、重视档案宣传工作、切实提高立卷质量、加快数字化建设、提高档案编研水平等方面，相关档案法规，加快档案信息化建设、强化档案专业队伍建设，以制度化、规范化、信息化、科学化为档案工作重点，完善技术系统，加强档案开发利用，持续推进高校档案信息化建设工程工作。

参考文献

[1]李小芳.“互联网+”形势下高校档案信息化建设存在的问题及解决路径研究[J].延安职业技术学院学报，2017，31（04）：34-35+39.

[2]武云霞，于艳.档案信息化：学校创新发展新动力——南京市琅琊路小学创建省5A级数字档案室纪实[J].档案与建设，2017（06）：76-77.

[3]唐圣琴，姚红，戴玲，罗应梅，黄凯.西南地区高校档案信息化现状——以西南地区四省/市部分高校为例[J].科技情报开发与经济，2015，25（22）：123-126.

[4]郭峰.新媒体环境下高职高专院校档案信息化建设——以南阳医学高等专科学校为例[J].中国科技信息，2015（05）：107-108.

[5]覃涛，张树军，周敏.高职高专院校档案信息化管理探析——以贵州商业高等专科学校为例[J].中国商界（上半月），2009（09）：119+116.