新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养的探析

王俊侨

摘 要：新时期下企业文秘工作突破了传统的文秘工作模式及工作内容，对文秘的专业性及综合素质提出了更高的要求，文秘工作的性质与生产、技术稍有不同，但是其工作对企业内部起到承上启下，对企业外部起到展示与接待的作用，对维持企业正常运行起到了不可或缺的作用。优秀的企业文秘人员必须具备较强的文化素质水平、专业技术能力、较强的逻辑思维能力、文字功底以及语言表达能力。

关键词：新时期；企业文秘工作；文秘人员；素质

随着我国社会经济的不断发展。新时期下企业的经营环境以及市场规模在不断扩大，企业文秘工作的内容涉及到企业正常经营以及日常管理的方方面面，对企业标准化、规范化运营起着协调与推动的作用，企业的高效发展离不开文秘工作的沟通、协调和推动，因此本文通过结合新时期下文秘工作的特点，对企业文秘工作人员的综合素质培养提出一些建议，供相关文秘工作人员参考。

一、新时期企业文秘工作的工作特点

文秘工作自秦朝起，一直流传发展至今已有几千年的历史。新时期下企业文秘工作的主要内容就是为企业各级工作人员提供协调服务，将上级领导的思想及工作向下级工作人员进行指派分配，将企业工作进展情况以及企业运营情况向上级领导汇报，在企业各部门之间建立起沟通的桥梁。从直属关系来看，企业文秘工作主要从属于上级领导，主要的工作任务就是替领导分担部分工作，所以企业文秘工作的主要内容就是根据领导的工作内容而适当调整，但是在企业的实际运营中，文秘工作的内容十分宽泛，需要对企业的各个层面的工作以及各个部门的工作都进行沟通协调，收集整理各个部门的工作状况并向领导汇报，使领导了解公司当前的运行状态，新时期下的文秘工作特点具体可分为以下几种：

（一）辅助领导做出决策

文秘工作的主要一块内容是帮助领导收集整理当前公司的运营情况及各部门的工作数据，帮助领导层对当前企业整体的运营情况进行把控，做出符合企业发展方向的决策，以及辅助领导进行决策的拟定与传达，在辅助领导做出决策这项工作任务中，文秘工作的重点就是发现问题并结合企业的运行状态进行分析，最终为领导科学合理决策的出台提供信息支撑。

（二）信息的收集以及处理

在企业文秘工作中，信息的收集预处理工作占据了大量的工作量，企业文秘人员通过对企业工作的文件资料档案，生产数据以及财务报表进行收集整理，并通过计算机信息技术对收集数据资料进行分析，判断市场方向及企业运营现状。

（三）协调企业上下级之间的关系

对于企业的文秘工作来说，其工作成效的直接体现就是对上下级工作的有序协调，并处理企业各级工作人员和部门的冲突矛盾，通过文秘工作的影响力促进企业团结一致，共同发展，提高企业竞争力。

（四）处理企业综合事务

文秘工作的职责涵盖企业的方方面面，主要包括：處理电话及会议信息、来访客户的接待及信访服务、文件的处理传达、保密资料的处理、企业公章的管理、领导日常工作的梳理及领导文稿的记录与拟定等。通过以上工作，使秘书能够对企业的整体运营情况更加了解，从而辅助领导层做出科学正确的决策帮助企业发展，因此梳理企业综合事物的能力也是实现秘书工作价值的体现。

二、新时期企业文秘工作人员的素质培养

（一）利用自身工作内容不断提高工作效率和水平

企业文秘人员应当根据企业秘书的日常工作职责。在工作中不断提高自身的工作水平，促进自身素质及业务水平的共同提高，具体方法应当从以下几个方面入手：

①企业文秘工作人员首先要树立起正确的人生观与价值观，具备良好的思想道德素养，因为不管在任何企业，文秘工作都是来联系员工、协同工作的重要组成，文秘工作人员还需要具备良好的服务意识与团队意识，以政府相关法律规定及企业内部管理条例为工作前提，通过严谨的工作为企业管理人员作出正确的决策提供有效的支撑保障。

②文秘工作者还必须拥有对一般企业事务的处理能力和应变能力，因为企业文秘人员作为领导传达工作任务的代表，在面对企业突发情况时必须要有一定的处理应变能力才能将问题有效解决，同时文秘工作还涉及到帮助领导进行文件起草和拟定会议流程，这就要求文秘工作人员拥有一定的文字功底，具备良好的文化素质和语言表达能力。

③在处理协调公司各级部门和人员的工作时，需要文秘人员能够具备较强的组织与协调能力去对企业各级部门与人员的冲突与矛盾进行协解决，因此，培养较高的情商，结合各部门及人员自身的性格特点在企业中构建一个和谐、团结的工作团队，对提高企业工作效率，保证企业市场竞争力具有重要意义。

⑤在新时期下，企业文秘工作已经成为展现企业面貌的重要方式，因此企业文秘工作的质量对塑造企业形象具有巨大的意义，文秘工作人员在日常的工作中必须随时保持高度的工作热情以及积极的工作态度，严格履行工作职责，给企业自身及客户展现出优质可靠的正面形象。

（二）对文秘工作的重要性和必要性以正确的认识和看待

由于企业中的文秘工作并不直接产生价值，不会直接增加企业的效益，仅仅是为领导层以及各部门工作人员进行协调服务，因此企业的各部门工作人员难免会对企业文秘人员的工作产生一定的误解，认为他们的工作仅仅是收发邮件、打印文件资料、接待参观考察以及后勤保障，认为企业中文秘的工作并不重要。但是，事实上企业各级部门和人员应当对文秘工作的重要性和必要性给予认可，充分肯定文秘工作对于企业正常运营的价值所在，在新时期下，文秘工作的主要内容不仅仅是单纯的企业行政工作，更是企业从属性、服务型与综合性工作的结合，虽然企业的秘书工作主要服务对象是领导层，但是其协助配合、沟通协调、上传下达的工作形式将整个企业的运营都有机地串联起来，在日常的工作中，企业各级部门及员工包括文秘工作者都应当文秘工作在企业运营当中不可或缺的重要意义，在工作态度上不卑不亢、积极的利用企业或外界的培训来加强自身的综合素质，培养自身无私奉献的精神，认真完成各项工作任务，为企业的壮大贡献力量。

（三）发挥创意思维，提高服务意识

①准确、高效的领悟领导分配的工作，按时按质的完成，将工作中接受到的企业信息资料分类整理并反馈给领导，有效地降低领导繁杂的工作压力，在领导需要为公司发展做出决策时，根据收集的信息为领导提供科学准确的数据支持，体现决策的科学性与合理性。

②做好企业各部门及工作人员的协调工作，从企业的整体利益考虑，为各部门人员创造出沟通渠道，充分调动企业工作人员的工作积极性，提高企业运营中的团结度与和谐度，并利用文秘工作的沟通优势，参与企业各项规章制度的制定、推广与执行任务。

④企业文秘工作的主要内容还包括对领导要求的内容的准确及时的传达，因此在文秘人员接收领导指示时，应当积极领会、不懂就问，对领导的意思进行领会，在传达过程中谨言慎行，避免影响领导的权威性，在新时期，文秘人员应当具备更高的综合素质，让文秘工作在企业发展壮大过程中发挥最大的效用。

结束语：

在新时期下，树立正确的责任观念和服务意识，提高企业文秘人员的综合素质水平、充分发挥企业秘书工作的特殊职能，对规范企业运营流程，提高企业市场竞争力具有重要意义。

参考文献：

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[2]杨静.浅析现代企业文秘职能的培养[J].办公室业务，2015，（1）：40.

[3]王荣，曹昆.文秘行政管理能力培养途径探析[J].大科技，2016，（7）：23-24.