成都丹马士公司海运出口单证处理中存在的问题与处理方法

[摘要]随着国际贸易的不断发展，国际物流也凸显其重要的作用，而国际货运代理运作的状况直接关系到国际物流运营的效果。成都丹马士货运代理公司是一个大型的单证处理及客户服务中心，虽然已经形成了完整、高效的单证处理运作体系，但是也存在着不容忽视的问题。对丹马士货代公司海运出口单证处理的过程进行分析，阐释其存在的问题，并提出优化海运出口单证处理的途径，为国际物流企业提供一定的参考。

[关键词]国际贸易；贸易方式；E2E；出口单证

[中图分类号]F74044[文献标识码]A[文章编号]2095-3283（2018）07-0065-04

Problems and Treatment Methods of Export Documents Processing of

Chengdu Damasci Company

Zhou Lu

（Sichuan College of Architecture Technology， Deyang， Sichuan 618000）

Abstract： With the continuous development of world merchandise trade， international logistics also highlights its important role， while the operation of international freight forwarders is directly related to the effect of international logistics operation Chengdu Damco is a large document processing and customer service center， during the processing of the documents although had formed a complete and efficient operation system， but there are also problems that cannot be ignored This article analyzes the process of handling the shipping export documents of Chengdu Damco， explains its existing problems， and puts forward ways to optimize the export shipping documents processing， hoping to provide some references to the international logistics enterprises.

Keywords： Chengdu Damco； Shipping Export； Document Treatment

[作者简介]周路（1971-），男，安徽宿州人，副教授，经济学硕士，研究方向：国际贸易。

[基金项目]2016年四川建筑职业技术学院院级课题（项目编号：2016RW02；项目编号：2016RW08）。随着经济全球化的不断发展，国际商品贸易成为世界经济活动重要组成部分，国际物流在国际贸易过程中凸显其重要的作用。由于国家发展情况的差异，国际物流环境复杂多变，面临的风险较大，要准时、保质、保量地将货物交与收货人具有一定的难度。基于此种情况，国际货运代理得以形成并不断完善。货代企业接受进出口货物所有人或其代理人的委托，以委托人的角色承办进出口货物的国际运输代理业务。货运代理作为国家之间的物流运输业务的“桥梁”，大大减少了货物所有人与买方之间进行货品交易的物流风险，减少物流运输中产生的损失。但是货运代理公司的运作过程也存在不能忽视的问题，直接影响单证处理的效率和准确度。因而，研究货运代理公司的单证处理问题具有重要的现实意义。

一、成都丹马士货代公司海运出口单证流程运作的现状

（一）成都丹马士货代公司业务概况

丹马士公司是一家典型的国际货代公司，其依托国际化信息系统的电子数据交换（EDI）功能拥有全球化的物流网络，能提供与传统的“港到港”和“门到门”服务不同的E2E（End to End，消费端对产品端）量身订制的供应链服务。E2E更强调的是从客户下达订单开始到货物交付的全过程管理，是一个真正全供应链管理的过程。其流程概括如下：

成都丹马士公司根据客户异质性划分内部部门，由一个部门专门服务于一个或几个客户，在每个部门下方根据具体操作流程部分不同分为前段流程和后段流程，根据具体情况每段流程可以进一步分段，基本上各个部门都呈这样的结构分布。所谓前段流程，其工作为处理船舶次序与订舱，可理解为负责国内出口报关前的工作。而后段流程主要是处理文件和费用的工作，可理解为负责货物在国内报关后到国外清关时的工作。整个流程中具體涉及的操作以及单证要求，将根据客户的要求以及形成的标准操作流程（Standard Operation Procedure，SOP）进行。丹马士公司为每一位客户提供全供应链式的定制化服务。所有海运出口涉及的单证及信息传递基本无纸化，采用EDI模式，借助计算机网络及其特有的信息系统来完成，信息确认多数采用邮件和电话的形式。

（二）国内出口报关环节

通常情况下，托运人按照安排运输时刻提前五天和丹马士公司联系有关业务，丹马士公司接到托运人业务后，开始着手做订舱准备。同时托运人将运输货物详细情况提供给丹马士货代公司，例如货物的数量、规格、包装等，并作为订舱最终的依据。

丹马士公司订舱模式有两种，即实际承运人和无船公共承运人。实际承运人模式下，由托运人与船公司直接签订运输合约，丹马士公司只能选择托运人事先指定的船公司进行订舱，并按照约定的船期安排订舱有关的业务。无船公共承运人模式下，丹马士公司按照货物特点选择适合的或者有合作的船公司进行订舱，订舱是根据一艘船上不同货物到达目的港的远近，决定货物在船上应放置的船舱位置，并承担相应的风险。

随着信息技术的发展，成都丹马士公司采取无纸化报关方式，提高了报关效率。报关具体流程是成都丹马士公司把托运人托运货物的件数、毛重、体积、目的港以及船公司的船名航次、起运港、中转港、集装箱箱型和尺寸等信息预录入报关系统里，并将其打印出来，盖章后寄给报关行或者由报关行自行来领取。十联单的功能是报关资料和工厂委托托运的证明。提交十联单给报关行时还没有装货，因此并不会存在单货物不符的情况，但也绝不能填错，填错十联单会导致装货后进码头时与报关资料不符，导致货物无法装船，甚至会构成走私。

报关环节遵循“先进港，后报关”的原则，即提交十联单后，码头核实无误，货物可进港。进港后，核实报关资料与货物，货物过磅与测量。报关资料与货物相符时，对集装箱施封，然后海关放行，码头收到海关放行消息后便安排装货上船，完成了国内出口报关的环节。

（三）国外出口清关环节

货物顺利上船并不仅仅完成了出口报关的要求，实际操作中还涉及补料（shipping instruction，SI）。在成都丹馬士公司，前段流程部门完成相关订舱报关工作的同时，也会和后段流程的部门进行信息交换。相关货物的信息由出货人或者前段流程在不超过货物出货时间前，以Word或Excel 格式的pre-ship提供给后段流程补料，成都丹马士公司后段流程将负责把补料导入相关信息系统并保证正确性。补料将用于发给船公司以便船公司制作提单。补料分为两种形式，一个是以网站、邮件等方式传送的Manual SI（人为操作的补料），一个是通过内部信息系统传送至第三方平台，再由第三方系统传至船公司的ESI，也可理解为电子数据的SI。不同的船公司要求丹马士公司提交SI的时间也有差异，通常最晚不超过开船前五天。而值得注意的是，没有及时提交SI和漏发SI，都可能产生费用甚至导致货物不能及时上船。船公司要求的不同，目的港国家清关要求的差异，都使得在该部分容易产生很多问题。比如美国清关需提交AMS（Advanced Manifest System）的资料，若未能及时发送或漏发AMS资料，可能导致集装箱直接被海关扣留。

实时跟进货物的运输状况也是十分重要的，成都丹马士公司将在货物ETD（Estimated Time of Departure，预计出发时间）进行查船，查看出口海关环节有无问题以及货物是否准时上船，若货物推迟上船需查明原因并告知相关部门以及国外目的港。

对于国外清关的准备，是围绕ETD这一时间准备的。清关（Customs Clearance）的顺利完成才能使出口货物进入另一国关境，被海关顺利放行，收货人才能提货。清关的手续文件也包括了大部分海运出口单证。成都丹马士公司通常只需要及时发送发货通知（Pre-alert， P/A）到货物对应目的港国家的丹马士公司，再由他们用这些文件清关。P/A一般根据不同要求在ETD后规定时间以邮件方式发给国外的代理，告知他们船已开，并准备用P/A里的文件清关。P/A里面的信息一般包括船名、航次、提单号、柜号（集装箱）、柜型、尺寸、ETD、ETA（Estimated Time of Arrival，预计到达时间）等。而最重要的是P/A里的文件，一般包括提单，装箱单（packing list ，PL），发票（invoice ，IN），不同国家也许还需要其他文件，比如拉美国家还需要产品序列号（serial number，SN）。

关于提单，是货物被出货人交付于承运人或者被承运人装上船后，由承运人或承运人的代理人签发的单证。提单作为托运人交付货物和收货人领取货物的凭证，在海运出口中尤为重要。在海运实务中，根据签发的主体不同可分为船公司签发的海运提单（MASTER B/L， MB/L）和货代签发的货代提单（HOUSE B/L，HB/L）。船公司签发的海运提单又有正本提单 （Bill of loading，OBL）和海运单（Sea way Bill，SWB）两种形式。简单来说，到达的国家政治军事相对稳定，或者收货人与出货人已达成良好的长期合作关系并且互相信任，便可要求船公司只出具SWB，程序更为简单，当然也证明SWB具有风险。而对于相对比较动乱的国家，对清关要求更严格，以防货物灭失的情况发生，收货人会要求船公司出具OBL，而OBL正本单只有一份，是领货凭证，收货人只能凭借OBL换取货物，此种情况下，成都丹马士公司发的P/A里只是一个OBL的复印件，并不起到清关作用，OBL将在目的港放单再完成清关。货代签发的货代提单HBL是货代对于出货人担任的船公司角色出具的提单，HBL将有货物最后真正到达的目的地信息，而丹马士货代公司是无船承运人，将找到实际出运船公司对货物进行运输，此时船公司会出具一份提单给丹马士公司，此种模式下，P/A将包括HB/L和船公司出具的MB/L。

装箱单和发票将由出货人提供，拉美国家需要的产品序列号也是由出货人提供的。当成都丹马士公司在ETD后规定时间内，以网站下载或邮件递送等形式分别取得对应目的港所需的船公司和出货人提供的清关文件后，将对船公司的提单和出货人提供的装箱单进行检查，核对无误后，在规定时间内发送P/A给国外的丹马士公司以便及时清关。发错港口或漏发都可能导致清关不及时，并导致费用的增加。而在实际的操作过程中，很难做到在规定时间内发送完整的P/A。

二、成都丹马士公司海运出口单证处理存在的问题

（一）流程方面引起的问题

首先，成都丹马士公司虽然将海运出口的各个环节分给不同部门来负责，权责分明也保证各司其职，但各个部门之间的协调性由于时效性而受到影响，海运出口的单证处理和流转效果的集中体现之一是时效性。前一个环节的任何变动如未能及时告知后一环节都可能产生问题，比如未能及时截关而导致货物延迟并装到下一艘船上，或改配到其他船上，由此产生的船名航次改变，ETD或ETA改变甚至提单号改变，都可能影响到后续取得单证，发送发货通知（P/A）的时间，甚至提单的改变。况且海运实务中，不同情况的变更对后续单证的影响也将是多样的。所以各部门各环节的不顺畅衔接对信息的及时传递存在明显的问题。

其次，成都丹马士公司在繁多的单证要求中采取SOP进行参照，这样一来对资料或单证的制作检查也有所参照，无论发生任何不符问题时，SOP也可成为依据。但是由于客人的要求时常变动或者有新的路线出现，SOP的临时修改也将增加单证的改正程度，而这样的变动往往不能及时传达至每一需要单证处理的环节，由此产生诸多工作量，甚至增加额外费用。

（二）人为操作导致的问题

虽然成都丹马士公司广泛使用EDI系统和网络信息系统，公司内部设专有部门为各种繁琐的操作制作Macro（计算机的宏指令）来减少人为操作的失误。但即便如此，人为操作差错依然存在。

首先，在报关环节，完成出口货物顺利报关才能保证货物顺利装船，进而保证货物在预计开船时间顺利出发。而实际操作时会发生没订到船舱或订错船舱的情形，导致货物无法在规定时间内装到船上或者运错了港口，还有一种情况是，同一艘船应在最近港口卸货的货物订错了舱位而装在船的最下方，结果不论是到了应卸货的港口取出货物还是运至错误港口再运回来都将产生很大风险和大量费用。成都丹马士公司导入系统的十联单一旦出现错误会造成单证和货物不符，进而导致货物重新查验，不能在规定时间之前顺利报关，不能及时装船，只能改装船，甚至重新报关。

其次，在后续准备清关环节，SI由于人为漏发、未及时发给船公司导致货物不能及时装船都会产生一系列的费用。对于单证的P/A，人为漏发或未及时发给国外目的港或发错目的港，都将导致货物到达目的港因不能及时清关而被扣留。如果出现问题是P/A里的文件和信息，对错误的内容必须修改，同时会产生一定的费用，托运人与丹马士公司按照谁的问题谁支付修改单证费的原则，然而甚至一个细节错误就将产生数量较大的修改单证费。为了尽可能降低修改单证的费用，成都丹马士公司对文件进行反复核对，提高单证处理的准确性。

（三）其他因素引起的问题

对于成都丹马士公司来说，海运出口到其他国家的货物涉及很多种，单证流转过程自然也有很多不同的问题。世界时区导致的时差也是一个问题。中国重大节假日前常常货量将成倍增长，与此同时却出现船公司舱位十分紧张的情况，订舱便是一个难题，难以保证货物如期装上船，而若此时任何人为的错误都将增加对单证处理的难度。即使顺利订舱后，此阶段SI的提交出现任何问题都将使问题严重，无疑单证的量也将成倍增长，从正确缮制单证至目的港清关都是难题，对于单证操作人来说是重要的考驗。

三、解决丹马士公司海运出口单证处理问题的对策

（一）加强公司各部门之间的有效衔接，提高单证处理的效率，降低单证流转的风险

成都丹马士公司内部不同部门应充分了解其业务范围及职责，确保单证处理各环节的有效衔接。任何细微的变动都应及时相互告知，以便相关职能部门做好积极响应，提高单证处理的稳定性及效率。成都丹马士公司要不断与船公司、托运人进行单证流程优化，完善整个海运出口的单证处理过程，定期和客人进行对SOP的确认，及时更新提高单证参照实效性。

（二）有效利用自动化系统，减少人为操作的失误

海运出口单证具有完整性、准确性的特点，但是海运出口单证操作涉及细节繁多，人为处理很容易出错，成都丹马士公司应不断完善Marco和有效利用自动化系统，尽可能减少各环节人为操作的错误。同时总结所有出现过的人为操作失误案例，在每一环节中易“踩雷”区域多加防范。对于那些需要成都丹马士公司加工完善的资料可由出货人或相关系统直接传送给指定接收者，减少人为操作的失误。

（三）增强单证处理过程的检查监督力度，降低单证流转失误的概率

对于单证处理存在的问题不仅要加强检查力度和范围，更要追溯问题产生的具体原因，从根本上减少问题的发生。在传送SI和P/A的过程中，可增加一些自动检测的计算机系统，而尽量减少漏发、错发的概率。对于清关单证要采取负责人制度，提高单证处理的准确性。

（四）采取提早准备、部门平衡等措施应对单证处理工作量增加的问题

节假日单证处理业务量的变化是成都丹马士公司无法避免的现象。为了更好解决这一问题，公司应提前一段时间与各个船公司和出货人进行沟通协商，做好准备，并告知目的港，总结节假日单证处理的经验并充分利用，对于容易出错的环节提前警示到负责该环节的相应部门。在非节假日时间要求部门内各环节进行交替学习，这样在节假日单证处理工作量增加时可以比较合理地将其分配到不同环节，实现部门内部工作量的均衡，也可以及时应对突发事件。

（责任编辑：乔虹梁宏伟）【经贸管理】