ERP在中小企业内控管理的应用研究

蒋靓

【摘 要】ERP作为新的管理思想和方法克服了企业传统内控管理的弊端，为中小企业内控管理带来了新的解决方案，本文根据中小型企业的内部控制特点，探讨了ERP对中小企业内部控制工作的影响，指出中小企业借助ERP系统，提升企业内控管理能力的方法，重点介绍了ERP系统实施前、中、后的重点研究內容，为ERP系统更好地应用于中小企业内部控制提供了借鉴。

【关键词】中小企业；ERP系统；内控管理

一、引言

近年来，随着国内市场经济体制的不断完善，政府对《企业内部控制规范》不断修订，我国企业也逐渐提高了对企业内部控制的重视程度。但国内企业行业管理规范不同、企业规模差异及自身管理水平的高低，导致了企业内控能力也参差不齐。其中中小型房地产企业因为规模和能力的限制，内控管理的形势更加严峻。将ERP系统作为一种新的管理思想和手段有效地融入中小企业内控管理中，搭建ERP系统和内控管理制度相辅相成的内控管理体系，降低企业管理成本和经营风险，提高内控管理效益，已成为中小企业持续发展、提高经济效益和市场竞争力的关键。

二、ERP和企业内部控制定义

1.ERP的定义

ERP（Enterprise Resource Planning）系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策手段的管理平台。其通过对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等资源进行综合平衡和优化管理，协调各部门以市场导向开展业务活动，提高企业核心竞争力，ERP系统是信息技术与管理思想的融合。

2.企业的内部控制定义

内部控制是指企业为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。内控是企业经营管理过程中的预防措施、执行标准、监督机制。

三、ERP对企业内部控制的影响

1.中小企业内控现状

中小企业由于其自身规模、技术条件、市场地位及经济基础限制，企业管理层一般将管理的重点放在企业的生存和经济效益直接相关的工作上，往往忽视了内控对于企业当前发展的重要性和紧迫性，不注重企业内控管理的建设。主要表现在：

（1）内控效率低。相互核对及相互监督是企业内控管理的重要环节，信息提取、传递、处理、校验造成部门之间协同的程序冗长和困难，国为企业信息系统不完备，信息获取及处理不及时，导致内控工作效率低。

（2）内控效益低。中小企业对内控管理的预算投入较低，过于注重内控管理的经济成本，忽视了整个内控管理的投入产出比，导致内控管理经济效益低。

（3）内控效果差。以“人”为本的管理理念在中小企业中更为突出，而人性的弱点在中小企业的制度执行和监督的过程中，产生了不同程度的障碍和风险隐患。人情、素质、疏忽等主观因素造成企业的内控制度流于形式。

2.ERP与企业内部控制的关系

ERP作为在IT技术下应运而生的企业内部管理工具，核心在于利用ERP系统的设计逻辑和功能，统一企业的数据标准、规范企业的流程，从而实现账实相符、提高管理效率、降低了管理成本的目的。此外，ERP系统还具备强大的预警提示、决策分析功能，有效地防范了企业内控风险，提高了风险应对能力。

但是，ERP的应用也会给企业内控管理带来具有IT技术特点的新挑战，如员工的接受程度、信息的安全性、内控人员的能力等。因此，ERP系统实施前企业需全面考虑、整体规划，在实施过程中将ERP系统与企业的内控管理有序地融合，在ERP的环境下完善企业内控管理系统，实现ERP系统对企业内控管理的最大收益。

3. ERP为企业内部控制带来的机遇

ERP本身就是管理思想的一种创新，它完善了公司的原有业务流程，实现流程化的管理，实现了公司资源的统一管理和共享。ERP系统可以促使公司的规章制度落实到ERP系统中，切实地解决了企业内部控制最薄弱和最关键的环节。

ERP可以整合和优化企业内部资源，通过系统规则实现上下游业务协同和数据联动；促使公司扁平化管理，优化公司组织架构、明确部门及各岗位职责，提高管理效率；提高公司业务流程化和规范化，明确各环节的职责和权限；促进公司内部管理系统化，减少了人为因素，提升了企业内控能力，实现了关键业务的实时预警、降低了企业内部控制风险；实现了审批过程的可视化及权限范围内的数据共享，形成了公司内部相互监督和制约机制。

四、ERP在企业内部控制中的应用

1. ERP系统实施前的内控风险评估

在ERP环境中建立完善有效的内控管理体系，要进行整体的风险评估，评估结果须纳入ERP系统建设需求和方案中。整个ERP项目实施过程中要注重风险管理，特别是风险识别和风险应对，利用企业风险的辨识机制，分别从开发、销售、成本、财务等业务环节，识别出潜在的风险，利用风险规避、风险降低、风险分担的策略化解企业经营风险，并将具体的策略体现在ERP系统中，一方面是对企业流程和内部控制的再次评审；另一方面是利用风险评估手段，明确了各流程和ERP控制的关键点。

2.ERP系统实施中的内控体系建设

企业应梳理ERP系统应用过程和企业内控管理过程的差异和相似点，以更好地让ERP和企业内控互相融合、相辅相成。差异点可以在ERP系统实施前，对ERP系统和内控管理体系进行全面考虑，避免二者的冲突，从而制定一个基于ERP系统的内控管理框架。

ERP系统对内控体系的建设方案：

（1）事前控制。①预算控制。将企业整体经营目标分解到相关责任单位的控制项目，经营过程中ERP系统自动对比实际情况和预算目标，按事先约定进行否决或提请决策。②授权控制。企业应根据组织结构和岗位责任，设置员工的ERP系统操作权限，ERP系统保证了业务活动在授权的范围内实施。

ERP事前约定规则避免了实施中的人情障碍，使控制更加客观，更客易严格实施。

（2）事中控制。①业务控制。按照企业制度的要求，规范财务管理、营销管理、成本管理、工程项目管理等业务流程，在软件中通过环境设置、条件选择、事项驱动使管理制度得以实现，系统将自动拒绝不符合流程的操作。②财务控制。通过设置名称准确、内容完整、繁简适度的会计科目，使会计核算规范，方便提取监管信息，子系统的预设自动完成折旧计提和费用摊销，杜绝人为因素，利用取数公式直接生成会计报表，保证报表数据完整和真实。

事中控制可有效控制人为因素带来的干扰，提高了内控的可行性和稳定性。

（3）事后控制。①数据核对。ERP系统可以自动核对内部数据及内外部数据的逻辑关系，及时发现异常情况。内部数据核对如核对财务的收款记录与销售部门的销售记录等，内外部数据核对指内部数据通过接口与外部数据核对，如核对企业收付的资金與银行记录是否相等。②风险评估。搭建预警模型，将投资风险、经营风险等转化为具体的控制项目及风险指标，ERP系统能实时搜集数据，根据预警模型，对关键业务异常情况进行预警提示，生成风险评估报告。③计划检查。ERP系统可实时比较企业计划完成情况与目标值，具体分析各项工作的进展情况，偏离的原因及变化趋势。④制度执行。ERP系统可实时搜集整理员工的日常操作，定期分析员工的工作内容及行为方式是否符合公司的规章制度。

通过事后控制可以确保检查报告的客观性、可靠性，提高检查效率，降低检查成本，有利于企业及时发现目标实现及制度执行过程中的各项偏差。

ERP系统有利于提高经营质量、防控经营风险、保障制度执行，但是不是所有的控制目标都可以量化，也不是所有的控制手段都能在软件中落地，全面有效的内控需要信息手段与传统手段的配合，ERP作用的发挥与管理者的支持度、使用者的素质和态度及企业文化等密切相关，将管理思想与信息技术相结合才能有效实现企业的内控。

3.ERP系统实施后的内控完善措施

ERP系统运行后将不同程度地改变公司领导的管理意识、各部门的业务管理方式、各岗位的职责和部分员工的工作习惯，ERP系统的成功应用并不代表企业内控管理的提升，必须制定和完善相关管理措施，以保证ERP系统的持续运行、企业内控管理工作的有效开展。

具体措施如下：

（1）完善企业内控管理制度。将信息化管理、硬件设备、网络安全控制、外部平台对接、机房管理等部分融入到新的内部管理制度中。

（2）完善企业的岗位绩效考核。设立独立的信息管理员或者由非业务参与部门的员工兼职。将信息化工作和其他IT技术相关工作，参照新的《企业内控管理制度》，重新规范各岗位职责，明确分工，并且纳入到日常的绩效考核中。

（3）完善企业内外部审计监督机制。完善公司层面上的内部和外部监督职能，通盘考虑企业的整体内控管理工作是否合理，并提出可行性建议报告。

五、结束语

建设ERP环境下的内控管理体系，是企业高效、可持续发展的必经阶段。ERP作为一种新的管理理念及管理工具，突破了企业传统内控管理带来的瓶颈，促进了企业内控管理能力和效益的提升。论文以中小企业为例，对ERP在企业内控管理的应用建设进行了探讨，随着企业自身发展需要及ERP系统的深化应用，企业应持续完善内控管理体系。

参考文献：

[1]姜涛.企业内部控制规范手册.[J].人民邮电出版，2017-07（2）.

[2]周玉清，刘伯莹，周强.ERP与企业管理：理论、方法、系统.[J]. 清华大学出版社，2012-12（6）.

[3]邓建高.基于核心风险控制的ERP系统实施方法.[J].中国建筑工业出版社，2012-12（12）.