信息化档案管理中新技术的应用研究

王萍 ��

摘 要： 档案管理工作在各个行业发展中都占据着重要地位，传统的档案管理方式存在严重弊端，影响了各项工作的开展。信息化技术在档案管理工作中的应用提高了工作效率，降低了成本，提升了服务质量。文章主要对信息化档案管理中新技术的应用进行研究分析，依据实际情况提出一些意见，旨在提高档案管理水平。

关键词： 档案信息化；新技术；信息化管理

【中图分类号】 F49 【文献标识码】 A 【文章编号】 2236-1879（2018）11-0239-01

随着社会的发展，信息化技术已经逐渐应用到各个行业，为人们的日常生活和工作提供了极大便利。在档案管理工作中，信息化技术的应用实现了档案管理的系统化，提升了档案管理水平，为各项工作的顺利开展奠定了基础。

一、信息化档案管理的必要性

在传统的档案管理工作中基本都采用人工对相关信息进行记录，然后将资料分类储存，此种档案管理当时存在许多弊端，例如：（1）所有的资料都是以纸为载体进行记录，会产生大量的数据信息，并且不容易保存，易出错，易丢失；（2）在资料查阅过程中，工作人员需要耗费大量的经济和精力，并且工作效率低下。信息化档案管理能够有效解决传统档案管理中存在的弊端，相较于传统档案管理方式，信息化档案管理具有很多优点：（1）能够将纸质档案转化为信息资源，并且备份功能解决档案丢失的风险；（2）工作人员在资料查阅中，可以依据关键词在检索中搜索，提高了工作效率以及服务质量。（3）工作人员能够通过网络系统及时对各项数据进行查看，实现资源共享。

二、信息化新技术在档案管理中的应用

1.云计算机技术的应用。

云计算机技术在档案管理中的应用能够提高档案管理水平。云计算机系统主要是以动态、虚拟、可延伸的方式为基础对档案进行管理，能够实现基础设施以及服务的统一管理，可以将档案按照不同方式进行整理储存，将其存放在云计算机管理中心，不仅提高了档案管理水平，还能实现档案资源的共享，使得档案管理更加规范，一定程度上提高了档案管理水平。此技术在实际应用中主要包含了：计算机资源建设、缩微、扫描等技术，能够快速的对信息进行录入整理，并且具有良好的安全性，保证档案信息资源管理价值最大化。

2.档案分类管理新技术的应用。

计算机技术在档案管理中应用使得档案管理更规范化。机读档案可以根据档案文件的不同对其进行分类整理，提高档案管理工作效率。机读档案管理可以分为：文本材料、应用系统数据文档等，由于其工作介质不同，需要一些辅助软件，起初的管理软件都是以C-S为基础一些软件，这种管理系统对相应的硬件设备要求较低，工作人员只需要一台电脑就可以完成。在查询中只需要输入关键词就能够快速找到所需内容。科技不断发展，一些新技术也被应用到档案管理中，新技术主要是以B-S为基础，其本质是由管理软件改变为对各种单位流量信息进行管理；并且用户登录以及浏览都是通过浏览器实现。两种不同的技术在应用中各有利弊。以B-S为基础的技术在系统优化升级方面占据优势，管理员只需要对系统进行升级；而是以C-S为基础的技术需要对各个子部件进行分开维护。以C-S為基础的技术在信息安全方面更具优势，主要是因为档案服务器和用户之间的客户端两者之间是相互独立的，并且用户之间数据交流信息是透明的，因此，其安全性能较高，适用于较为机密度较高的档案管理工作。以B-S为基础的技术其优势在于信息的共享以及交交流能力较强，适用于公共档案管理。

三、提高档案管理信息化的措施

1.加强对工作人员的培训。

在档案信息化管理中，工作人员对档案管理工作的质量具有直接影响，因此，加强对工作人员的培训十分重要。从档案管理角度出发，工作人员对档案信息化的认知程度对档案管理具有直接影响。在上岗前，相关部门应该做好岗前培训工作，使其明确档案工作的主要内容以及重要性，使其能够从思想层面认识档案管理，增强其责任感。在培训工作完后期，应该及时对其进行考核，通过以后发放工作证，持证上岗。

2.推进档案管理信息化进程。

在实际工作中，首选，管理部门应该打破传统思想的局限，拓宽信息化管理观念。以信息化技术为基础，对档案管理的模式进行创新，简化工作流程，保证信息的完整性，构建完善的监管机制，促进资源整合，实现对档案管理信息的二次利用，能够提升人们对档案管理重视。另外，工作人员在不断完善自身的同时还要善于发现，积极进行研究，对工作方式进行创新，提供更好的服务。在信息化档案管理中，计算机是重要的载体，能够实现对各项数据的信息的整合，从而提高工作效率。

3.加强对管理机制的建设。

科学合理的管理机制是所有工作顺利进行的根本，因此，在档案管理中，必须要制定一项较为完善的管理机制才能保证各项工作的顺利开展。现阶段来说，档案管理工作中并没有较为完善的管理机制，导致工作人员没有责任心，不能全身心投入到工作中从而影响了工作质量。因此，在档案管理中，应该设置档案管理部门以及监管部门，管理部门主要是对工作人员进行管理、制定完善的工作计划，将各项工作落实到人使工作人员能明确自身工作内容以及责任。另一方面，在档案录入时，还要有专门机制对其监管，从源头上保证资料的完整性、准确性。对于一些机密性较高档案可以对其进行加密处理，防止信息泄露，进步提升档案的安全性。监管部门还要定期对系统的安全性能进行排查，做好记录。

四、总结

综上所述，新技术在档案信息化管理中的应用具有重要意义，不仅能够提高档案管理水平，而且还能降低成本、提高档案的安全性。在实际应用中，应该从工作人员、档案管理系统等方面入手，制定有效措施，加强对工作人员的培训，使其具有良好的责任心，才能保证档案信息的准确性以及安全性，才能源头上提高档案管理水平，提高服务质量。

参考文献

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