深入分析煤化工EPC项目工程档案信息化管理中存在问题及其对策

张彩彩

摘 要：随着当前我国越来越多的开展煤化工EPC（设计、策划、采购）项目，建设信息化的文档管理也更加有必要。建设信息化的档案管理可使项目工程整体质量得到较大程度的提升，并且通过对信息化管理手段的运用可以实现项目档案管理制度和台账的快速建立，使准确、快速的档案检索实现资源共享。本文针对大型煤化工EPC项目档案管理存在的问题，提出了提高EPC工程项目档案管理信息化水平的对策，以供参考。

关键词：煤化工EPC项目；工程档案档案；信息化管理

1 煤化工EPC项目工程档案管理存在的问题

1.1 相应的法律发挥对各个项目无法进行有效的指导

近些年，我国政府就档案管理提出并颁布了相应的法律条文，对煤化工企业项目工程的规范化管理起到一定的促进作用，但受不同行业和地域的制约，政府部门制定的这些法律法规对特征不同的企业却无法做到统一的指導，所以煤化工企业的项目档案管理缺乏统一的标准。

1.2 煤化工企业跟不上档案建设的发展速度

随着“十三五”规划的逐步实施，我国大多数煤化工企业都在努力对自身档案管理积极的进行改进和完善，促使煤化工企业不断扩大建设的规模，因此企业也在逐步提升档案管理的质量要求。档案管理作为项目管理中重要的组成部分，因为该部分是项目中具有鲜明的服务性特征的管理工作，所以应该从多个角度开展项目工程管理。项目档案管理制度既需要自身服务性作用为基础，更需要建立完善的档案管理制度体系为支撑。而我国信息技术水平还较低，部分煤化工企业仍然采用传统方式对工程档案进行管理，因此对档案管理的发展造成了较大的阻碍。

1.3 项目档案管理建设体系不够完善

我国化工工程领域管理体系当前已经逐步建设完成，许多煤化工企业在建设项目的过程中也逐渐形成特有的管理体系，但在很多方面仍然需要提升。我国煤化工企业工程档案管理当前主要呈现出金字塔式的体系，我国当前颁布的《中华人民共和国档案法》位于金字塔的顶端，该层级对档案管理工作的基本原则进行了明确，同时指明了档案管理的具体方向；各级地方政府制定的行政法规位于金字塔的第二层，这些管理体系和方案比较实用；各项档案管理规章制度位于下一层，主要是对煤化工企业的实际管理方法进行规范；不同企业根据实际情况制定的档案管理策略位于最底层。

2 提高EPC工程档案信息化管理的对策

2.1 平台应对项目档案管理进行强化

档案管理的信息化指通过对不同阶层信息资源的整合，可实现不同方位的EPC工程档案管理的交流和共享，进而使EPC项目档案管理的水平得到有效的提升，并且为项目决策的合理性和科学性提供了有效的保障。在当前我国转型企业结构的方面，可以使项目管理的成本有效降低，并使项目实施的效率得到进一步提升，通过企业把控市场能力和人力资源素质的提升，为企业的发展创造有利的条件。通过项目档案管理的强化，使项目档案管理制度和流程更加完善，进而使管理人员的水平得到进一步提升。

2.2 采用统一的程序依据和工作标准

通过档案管理实施的标准化和现代化，简化了档案工作，并且使其更加统一，加上其可以避免重复劳动，使档案管理的水平得到较大程度的提升。档案工作者在工作中严格按照相关规章制度，可使工作中的失误率降低，为档案采集、鉴定和保管提供保障，使其办事效率得到提升。而只要保障大型EPC项目档案管理的标准化和规范化，才能使其工作质量得到一定程度的提升。而我国现阶段的档案管理工作中，许多管理程序不仅无法有效的体现档案管理工作发展的现代化，还对其办事效率的提升造成较大的制约，并且在档案的使用中，许多繁杂的程序也让使用者心生反感，进而使档案利用的效率得到有效降低，因此可以根据实际情况科学规范的制定档案工作程序，为档案管理工作发展的信息化提供良好的保障。

2.3 实施全工程同步跟踪管理

通常EPC项目包括多个主项目和子工程，因此项目工程的档案管理也涉及较大的时间跨度，和许多建设管理环节有重要的关系，包括许多设计施工单位，这种交叉施工对工程的进度造成较大的影响，所以大型的EPC项目涉及到较多的科技文件数量，内容也相对复杂。形成材料文件的单位较多也一定程度增加了大型EPC项目档案的难度，因此EPC工程档案的信息化管理可以保障保存的档案更加齐全和完整。

2.4 健全和完善项目档案管理体系

EPC工程档案管理信息化主要包括：①采集信息和制定草案，在此过程中需要地方企业行政管理部门合理的审核工作流程，并根据具体情况对草案进行针对性的修改；②通过对较多人员的意见进行收集进行有效的修改。由上级管理部门审批通过档案管理方案后方可执行，并且在执行时严格的按照试行和正式执行进行，使项目档案管理信息化体系逐步得到完善。

3 结语

综上所述，建设信息化的档案管理可以使整体EPC项目工程的质量得到较大程度的提升，并且对信息化管理的手段进行有效的运用可以使项目档案管理制度及台账尽快建立，保障档案检索的准确性和快速性，使这些资源共享的范围扩大。所以企业可以从档案管理平台项目的强化、工作标准和程序依据的统一、全过程同步跟踪管理的推行及科学技术的引进和项目档案管理体系的完善等方面使项目档案管理体系实现信息化，进一步推动项目工程档案信息化管理的发展。